《文件材料归档范围》和《保管期限表》的编制方法
为便于各单位正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，使鉴定工作便于操作，避免随意性，立档案单位应根据国家档案局有关规定结合具体的工作职能和各部门工作实际，制定本单位的《文件材料归档范围和保管期限表》。并报经同级档案行政管理部门审批。
一、本单位文件材料的编制范围的制定。要体现本单位所有门类的文件材料，门类之间不能混，文书档案、会计档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案都应独立制定明确的归档范围和保管期限表。所以这项工作应涵盖机关各部门，不漏掉任何部门和工作环节。
二、制定编制工作方案。制定编制本机关文件材料归档范围和保管期限表的工作方案，是做好编制工作的前提。编制工作方案一般要与本单位档案分类方案结合起来。比如，一个单位的档案分类采取的是年度——机构——保管期限的分类方法，在编制工作方案时，就要按单位内部各个部门一个一个地编制，最后形成一个总表。这种编制方法与以往一个单位编制一个笼统的归档范围和档案保管期限表相比，更具有针对性和实用性。
三、掌握编制工作方法。深入实际、调查研究、系统归纳是做好编制工作的原则和方法。各单位档案部门要与本单位其他工作部门密切配合，认真调查各工作部门形成的文件材料范围，确定文件材料的种类，与各工作部门认真研究，参照国家档案局8号令、国家档案局10号令及有关业务档案规范的内容，确定哪些文件应该归档，并一一列出清单，共同研究确定文件材料的归档和不归档范围，最终汇总成为本单位的文件材料归档范围及保管期限表。但不能照搬照抄，应结合本单位的实际，突出职能特色。各单位其他门类档案的保管期限表要按照有关国家规定的保管期限执行。
四、制定归档范围的具体要求。归档范围条款表述宜细不易粗。
条目越具体越详细越好，主观随意性越小越好。例如：“召开业务工作会议”，如果作为一款，太过于笼统，应将其细化，把具体召开的什么业务工作罗列出来，应改为：
1本单位主持或组织召开的全市国有资产监督管理工作会议的文件材料
1.1会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久
1.2会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年
详细的归档范围易于今后计算机管理。
本单位的《文件材料的归档范围和保管期限表》一经审核确定并通过审批，就成为机关档案工作的规范性文件，就要严格执行，不得人为的随意更改，确保档案保管期限划分的准确性。如果单位内部机构或工作职能发生变化，那么单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要作相应调整。调整后的单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要经同级档案行政管理部门审查同意后方可执行。
示例：
阜阳市交通局
机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表
根据阜阳市机构编制委员会[2004]84号文件精神，市交通局设置了办公室、人事教育科、财务审计科、工程技术科、综合运输计划科、法规科、交通战备办公室、机关党委、工会、监察室。现根据内设机构主要职能范围和交通工作特点，编制本机关文件材料归档范围和保管期限表。
本表采用机构下按问题分类。
一、机关党委
1、局机关党委组织和党员思想政治建设方面的文件材料。
1.1有关思想政治建设、教育管理和监督方面形成的重要规定、办法。（永久）
1.2党员学习、中心组学习等方面的文件材料。（30年）
2、入党积极分子培训教育，党员发展等工作的文件材料。（永久）
3、党员年度统计报表。党员组织关系的介绍信存根。（永久）
4、局机关党员廉政建设、党纪、政纪教育方面的文件材料。及转发上级党组织的有关文件材料。（30年）
二、办公室
1、市交通局党组会议、局长办公会议、局领导主持召开的专题办公会议等会议的记录、纪要。（永久）
2、省、市政府及有关部门对市交通局的重要批示、指示。（永久）
3、对人大代表议案、政协委员提案的答复意见。（永久）
4、年度和年度以上的工作计划、总结文件材料。
4.1本机关起草的全局性的。（永久）
4.2下级机关报送的。（10年）
5、本机关编写的大事记、组织沿革。（永久）
6、印信启用和作废文件材料。（永久）
7、局机关办公用房、职工宿舍土地征用、规划、建设等相关文件材料。（永久）
8、本局与有关单位签订的相关合同、协议、议定书等文件材料。
8.1重要的。（永久）
8.2一般的。（10年）
9、办公室起草的局领导讲话和重要文件、报告。（30年）
10、全市交通工作会议文件材料。（30年）
11、负责起草的本机关工作规章、简报、工作信息等材料。（10年）
12、负责督查督办的，有处理结果的人民来信来访形成的文件材料。
12.1有领导重要批示和(重大影响)处理结果的。(永久)
12.2有一般处理结果的。（30年）
13、本机关物资采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车保险、事故、转让等文件材料。（30年）
14、职工住房分配、出售的规定、方案、细则。（30年）
15、注*与8合并。
三、人事教育科
1、本机关及直属单位机构设置、编制管理、人事调配方面的文件资料。（永久）
2、领导干部选拔、考核、任免等方面的文件材料（永久）。
3、后备干部的选拔、调整、考核、培养与交流，非领导职位的审批工作等方面的文件材料（永久）。
4、干部、职工人事信息管理、工资统计工作及年度考核汇总表。
4.1全市交通系统年报。（永久）
4.2二级机构年报（30年）
5、干部、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料。（永久）
6、有关人员处分文件材料：
6.1受到警告（不含）以上处分的。（永久）
6.2受到警告处分的。（30年）
7、专业技术人员职称管理方面：
7.1任职资格的通知、批复。（永久）
7.2一般性文件。（10年）
8、全市交通系统职工教育、培训规划等相关文件材料。（30年）
9、本系统出国人员政审工作的相关文件材料。（30年）
10、援藏、扶贫人员和军转干部安置等方面的文件材料。
10.1涉及具体人员安置的材料。（永久）
10.2有关政策性的参考文件。（30年）
11、本机关及二级机构劳动工资指导工作、局机关劳动工资管理方面的文件材料。（30年）
12、本机关制发的一般性文件材料。（10年）
13、非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。（10年）
四、财务审计科
1、本机关财务管理制度、办法、规定等文件材料。（30年）
2、本机关财务预算、决算、及编制和各种财务报表（放入会计档案,并按“会计档案保管期限表执行”）。
3、本机关制定下发的交通系统内部财务管理、票证管理、会计核算办法等文件材料。（永久）
4、有关财务收支情况审计报告；领导干部任期、离任财务审计报告。（永久）
5、交通基础设施建设工程决算财务报告材料。（永久）
6、省厅、市财政审计部门有关工作的文件材料：
6.1重要的。（永久）
6.2需要贯彻执行的。（10年）
7、本机关下发的一般事务性文件材料。（10年）
五、工程技术科[注：此科只有少数管理性文件放入文书档案里，多数内容要放入基建工程档案里，具体内容参见“基建档案保管期限表”并按此执行]
1、重大工程建设项目方案、开（竣）工请示、报告。（永久）
2、交通基础设施产权、管养主体的请示、批复。（永久）
3、上级、本机关编制的工程建设实施方案。（永久）
4、对交通基础设施设计方案方案调整、修改的请示、批复、通知。（永久）
5、部、省、市对工程施工单位、人员资质认定的文件材料。（30年）
6、工程建设、质量监理委托材料文件。（30年）
7、工程建设招投标管理文件材料。（30年）
8、工程建设期间采取交通管制的请示、批复、通告。（10年）
9、一般性工作的通知、通报、请示、汇报等文件材料。（10年）
六、综合计划运输科
1、上级单位制发的交通基础设施建设中长期规划和年度计划。（永久）
本单位编制的交通行业中长期发展规划、固定资产投资计划、交通统计年报。（永久）
2、交通建设、安全生产目标管理方面。
2.1本机关与上级机关签订的。（永久）
2.2本机关与下级机关签订的。（30年）
3、编制的突发性应急预案文件材料。（永久）
4、全市公路、车站、港口、码头新建、改（扩）建项目请示、报告、批复。（永久）
5、公路、水路运输市场管理文件材料。
5.1票价、运价、维修费用、驾培费用的文件材料。（30年）
5.2一般性管理的文件材料。（10年）
6、有关单位制发的需要贯彻执行的。（10年）
七、法规科
1、上级机关下发的、本机关起草的有关交通经济政策和行业法规的文件材料。（永久）
2、对交通法规和重要规章的解释和咨询的文件。（永久）
3、审核交通局对外发布的规范性文件，办理规范性文件的报备和清理工作的文件材料。（永久）
4、全市交通行政执法人员业务培训计划，证件领（换）发的文件材料。（30年）
5、交通行政执法工作中形成的行政复议、诉讼、国家赔偿、整改通知等文件材料。
5.1重要的。（永久）
5.2一般的。（30年）
6、有关单位一般性业务文件材料。（10年）
八、交通战备办公室
1、上级有关国防交通工作的文件材料。（永久）
2、编制的交通战备规划、计划、战时交通保障预案的文件材料。（永久）
3、编制的全市交通预备役组织机构、人员编制、设备编制材料。（永久）
4、一般业务性的通知等文件材料。（10年）
九、监察室
1、局管单位党政领导班子和领导干部贯彻执行党的路线、方针政策和国家法律法规的相关文件。（永久）
2、报市纪委、监察局及交通厅党组监察室的请示、报告等。（永久）
3、干部违纪违法案件和其他重要案件受理、调查、核实、审理和提出的处理意见的文件材料。（永久）
4、党风廉政建设责任制考核情况文件材料、统计报表。（永久）
5、纪检监察工作中形成的综合性报告、调查材料。（永久）
6、纪检监察会议筹备、业务培训工作的文件材料。（30年）
7、转发省、市有关纪检监察工作的文件材料。
7.1重要的。（30年）
7.2一般的。（10年）
8、政风、行风监督、评比的文件材料。（10年）
十、工会
1、工会工作报告、换届选举结果。工会会员名册。（永久）
2、评选先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料。
2.1受县级（含）以上表彰、奖励的。（永久）
2.2受县级以下表彰、奖励的。（30年）
2.3本机关内部表彰、奖励文件材料及同级机关为加强行业管理所进行的年度工作表彰、奖励文件材料。（10年）
3、文明创建工作。（10年）
4、计划生育工作。
4.1有关政策、法规及规章、制度文件材料。（永久）
4.2一般业务性的文件材料。（10年）
