文书档案归档流程

第一步：文件材料的收集
1、收集的要求：
（1）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求。
（2）文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能。
（3）档案机构要加强对收集工作的监督指导。
（4）及时移交应归档的文件材料。
2．收集的方法：
（1）严格按照归档范围进行收集。
（2）建立相关制度，加强对零散文件的收集。
（3）明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。
（4）做好平时收集工作。
3．收集的范围和重点：
收集的范围和归档范围是一致的，重点是本机关自己形成的重要文件材料，上下级机关和其它机关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。
（1）立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
（2）检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信及存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同等。
（3）不论“红头文件”还是“白头文件”都是本单位工作过程中形成的文件材料，均属于立档单位应收集的范围（参见国家档案局8号令（附后）制订本单位的《文件材料归档范围和不归档范围》） 。
第二步：判断文件材料是否归档
1、制定本单位《文件材料归档和不归档范围》：立档单位依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），制定本单位《文件材料归档和不归档范围》，依照此范围，剔除不应归档的文件材料，剩下的就是本单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
2、归档判断应注意的几个问题：
（1）以文件材料为主，不是“有收必归”。
（2）以文件材料价值为主，不是“有文必档”。
（3）归与不归，不能只看有无红字版头和文号。
（4）以本机关为主，不是“外机关都不要”。
（5）要注意宏观文件，也要注意微观文件材料。
3、因为现在文书档案整理执行的标准是《归档文件整理规则》（后面简称《规则》），所以在归档前要明确《归档文件整理规则》的几个概念、归档文件整理的原则。
（1）归档文件：“归档文件”指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（2）件：“件”即归档文件的整理的计算单位。一般以每份文件为一件，同时还要重点注意以下具体情况对“件”的界定：
①文件正对本与定稿为一件　　　　
②正文与附件为一件
③转发文与被转发文为一件　　
④原件与复制件为一件
⑤来文与复文可为一件（或2件）
⑥文件处理单与文件为一件
⑦报表、名册、图册等每册（本）为一件
（3）归档文件整理的原则：《规则》确定了归档文件的整理原则，即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第三步：归档文件的分类
1、选择分类方法，编制分类方案：《规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，在机关档案室的实际工作中，常用的分类方案有：年度——保管期限分类法；保管期限——年度分类法（这2种为叙述方便暂且称为两级分类法）；保管期限——年度——机构（内部科室）分类法；年度——机构——保管期限分类法；问题——年度——保管期限分类法等（这3种为叙述方便暂且称为三级分类法）。
2、介绍几种常用的分类方案
（1）、年度——保管期限分类法（两级分类法）
即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管期限分开。这种分类方法特别适用于内部机构设置简单的中小机关,或者每年形成文件数量不是太多的机关,以及小型的事业单位。如：阜阳市***律师事务所每年形成的文书档案就按此方案整理（件号的编制方法就为：每年一个保管期限一个流水号，每年要有3个流水号）
2008年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
2009年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
2010年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
（2）、保管期限——年度分类法（两级分类法）
即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的市、县（区）直、
乡镇机关,或者每年形成的文件数量少的机关单位。此时分类方案为:
永久:  2001年、2002年、  2003年……
     (件号1-n)  (件号1-n)   (件号1-n)
30年:  2001年、2002年、2003年……
10年:  2001年、2002年、2003年…………
（3）、保管期限——年度——机构（内部科室）分类法（三级分类法）
即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、排列方法为:
永久：  2001年 办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ｎ）、业务处（件号：1～ｎ）- --------           
　　2002年办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ｎ）、业务处（件号：1～ｎ）- ---------
　　2003年办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ｎ）、业务处 （件号：1～ｎ）- --------             
     2004年同上---------
30年：2001年办公室（同上）、法规处、业务处……
    2002年办公室、法规处、业务处………
   2003年……
10年 :2001年办公室、法规处、业务处……
   2002年办公室、法规处、业务处………
   2003年……
（4）、问题——年度——保管期限   分类法（三级分类法）
企业或大的事业单位采用此分类法，要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开，在每个类别里，把每一年度的按永久、3O 年、10 年 分类。
党群工作类（0）   2007年   永  久， 30　年，　10　年
               （件号） 　1～ｎ，　1～ｎ，　 1～ｎ
                 
2008年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件号）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
                 
2009年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件号）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
 
行政管理类（1）                        同      上
经营管理类（2）                        同      上   
生产技术管理类（3）                     同      上
 
3、对归档文件进行实体分类
根据上述掌握的分类方法及确定的分类方案对归档文件进行实体分类操作。选择两级分类法方案的，先分好年度，再将每年的归档文件按已编制好的《文书档案保管期限表》进行保管期限分类，准确划分保管期限，分为永久、30年、10年即可。若是选择三级分类法方案的，先分年度、分机构（问题），在同一机构（问题）内再分保管期限。
 
第四步：归档文件的排列
归档文件的排列是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度、形成者等将归档文件排定先后次序的过程。不可直接按收发文号、时间进行排列，历年排列顺序要相对固定。
１、排列的原则：
事由原则（文件材料的内容相同或相近的排列在一起），  对归档文件的排列,《规则》强调了"事由原则",即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等。通过界定"事由",使密切相关、参照性强的文件材料排列在一起
２、排列的方法：
    在坚持事由原则下按文件材料形成时间、重要程度、形成者等排列的不同方法。
(1)同一事由内归档文件的排列：
A、按时间先后顺序：时间早—排前；时间晚－排后
 
B、按重要程度排列：重要的—在前；次要的—在后
 
(2)不同事由间归档文件的排列
A、按时间排列
B、按重要程度排列
C、按责人者（承办者）排列
D、按问题排列
3、排列时应注意的问题：
（1）按分类方案执行
（2）不可直接按收、发文号、时间排列
（3）“随办随归”要先全的先整理
（4）“零”头文件的排列——排列在有关类别的最后
 
第五步：加盖归档章及编号（编制归档号）
编制归档号就是将归档文件在全宗的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，目的是为了固定分类体系、排列体系，也为保管和实体查找利用提供条件。
1、归档章各项目的设置：
      →全宗号、年度、保管期限、件号    和机构（问题）
                    必填项              选择项
2、加盖归档章及填写用笔要求：依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章，盖在每“件”的，首页--上端--居中--空白处，可附纸，要用红色印泥，填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。