会计档案的整理流程

第一步：根据本单位实际情况制定适用的
分类编号方案并分类整理
会计档案按其形成特点和名称分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其它类四类，其分类方案多采取：
1、类别——年度分类法（即：分类别，分年度）
就是先把会计档案按以上四个类别分开，再按年度分别整理立卷，在分类最低层次年度下，编案卷号（即一类一年一流水号，从1编到n）其对应档号的编制可采用：
全宗号+类别号+年度+案卷号。
如：J028—CK1—2010—001或CK1—2010—001（没全宗号的企、事业单位可以不写），其中类别代字是用汉语拼音声母前2位字母或阿拉伯数字，是选用KJ（会计）或用CK（财会的意思，区别于科技档案）或用阿拉伯数字数字表示5等，是由每个单位根据自己的实际情况，所制定的分类编号方案来决定，不强求统一，本手册使用CK。
2、类别（名称） —内设机构—年度分类法
大的机关、企事业单位，如集团公司，高校等有按科室或科目分别形成的会计档案，其数量多，在第一种分类法的基础上，分类时多加了内设机构一个分类层次，采取：类别（名称） —内设机构—年度分类法，即把每年，每个内设科室形成的4个类别的会计档案分别整理编号，每个内部机构也要给定一个代号。
3、档号格式说明
全宗号+类别号+年度+案卷号
如：J028—CK1—2009—001
                                    
注：CK1代表会计凭证类；CK2代表帐簿类；CK3代表报告类；CK4代表其他类。
第二步：会计档案的组卷
会计档案的组卷要按会计凭证、会计账簿、财务报告、其它类四类，分类别组卷。
1、会计凭证的组卷要求
（1）、同一年度形成的会计凭证按“日清月结”的会计顺序组卷，组卷时需按月分开，不同月份的凭证不要组合在一起，一月一册或数册，一册为一卷，每月可根据形成量选取适当厚度，组成一卷或数卷。
（2）、计账凭证依形成先后编写凭证号，每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，防止漏号、颠倒。
（3）、记账凭证所附的各种原始凭证要折叠粘贴整齐、规范。
2、会计账簿的组卷要求
（1）、会计账簿组卷时，要按账簿形成的特点，区分会计年度，并把不同名称、种类的账簿分别组卷，一本为一卷。
（2）、对死页账，保持原貌，不除去空白页，填好账簿启用表，并在封皮贴上账簿封面卡片。
（3）对活页账，填好启用表，要除去空白页，编好页码，不得跳页缺号，年终结帐后，加上封面和备考表，密封装订，加盖财务专用章。
（4）、各类账簿的扉页，反应了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应逐项填写清楚。
3、财务报告的组卷要求
（1）按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷，在一个会计年度内按月份、季度、年度财务报告分别组卷。
（2）会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组卷时不要分开。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后。
（3）组卷时注意区分不同的保管期限，不同保管期限的材料不能组成一卷。
4、其他类会计档案的组卷要求
其他类会计档案主要包括银行余额调节表、银行对帐单、会计人员交接表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等，会计人员要认真收集、审查、核对，分别组卷。在同一年度内根据形成情况，按名称分别进行组卷，一年一卷或数卷。
第三步：案卷的装订
1、会计凭证的装订
会计凭证组卷后，要进行装订，装订时要加封面、封底，以上边和左边为齐，右边不齐的要折叠整齐，去掉金属物，采用线绳等在左上角，连同包封纸装订，而后包角粘贴，并在包角贴口处由立卷人加盖骑缝章，以示负责。
2、会计账簿的装订
（1）订本式账簿
订本式账簿整理立卷应保留原有式样，不需重新装订，不要拆除空白页，账内页码要连续（使用过的页面要重新编页号，填页数时，要填写实际用过的页数）。填好账簿启用表，并在封皮贴上账簿封面卡片。
（2）活页式账簿
对活页账，填好启用表，要除去空白页，编好页码，不得跳页缺号，年终结帐后，在首页前加上案卷封面、卷内目录，在最后加备考表，采用三孔一线法密封装订，并加盖财务专用章。
3、财务报告的装订
案卷要在首页前加案卷封面、卷内目录，在最后加备考表，与材料一起用三孔一线法装订成册，各项都要逐项填写规范。
 财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还需有总会计师签名并盖章，案卷装订的密封处要加盖财务专用章。
4、其他类会计档案的装订方法（同财务报告的装订）
 第四步：案卷的排列、编号
根据《安徽省会计档案管理办法实施细则》的要求，会计档案案卷应当按照“内部机构—类别—会计年度”的顺序进行排列，并分别编小流水号。各单位根据实际情况制定本单位的分类方案（见步骤一），依据分类方案，在分类体系最低一级类目内按一定的先后顺序进行排列，编制案卷号和对应的档号。
1、会计凭证的案卷排列、编号：
（１）一般行政、事业单位分类方案选择的是：类别—年度分类法。一个年度内形成的会计凭证按照凭证形成的时间先后（月份）组卷，案卷再按月份排列，一年编一个流水号就可以了，一卷一号。如×××局2010年形成的会计凭证，从一月到十二月共计１６册（其中６月和12月各形成了３册），案卷号就从“１”开始编到 “1６”，在案卷号项目内，对应就填上１、２、３…其对应档号就是：J028—CK1—2010—001或CK1—2010—002……，档号的构成形式由分类编号方案决定（没全宗号的企事业单位，其可以不写）。大的机关、企事业单位有按科室或科目分别形成的会计凭证，其应先排好科室（科目）再统编一流水号，一个科室（科目）的应排在一起，一个科室内再按时间顺序排列，如办公室１－1２；预财处１３－２９………n。
（2）有的大机关、企事业单位是按科室（会计核算单位）或科目分别形成大量的会计凭证，分类方案采取的是：类别（名称） —内设机构—年度分类法，其案卷号的编制在第（1）编制方法的基础上，一个科室形成的会计凭证一年一个小流水号，如一车间1、2、3、4--------n；二车间1、2、3、4---------n,其对应档号就是：J028—CK1.1—2010—001或CK1.1—2010—001
2、会计账簿案卷排列、编案卷号
依据分类方案，在分类体系最低一级类目内，一个年度内形成的会计账簿按：现金日记帐—银行存款日记帐—总帐—明细帐—辅助帐的顺序排列并编写案卷号，从1—n，填写对应的档号（档号的编制方法同凭证）。
3、财务报告案卷排列、编案卷号
依据分类方案，在分类体系最低一级类目内，同一年度内形成的财务报告按：年报－季报－月报的顺序排列并编写案卷号，从1—n，填写对应的档号（档号的编制方法同凭证）。如２００５年的财务报告的案卷号是：年报１；季报２－５；月报６－１７。
4、其他类会计档案的案卷排列、编案卷号
依据分类方案，在分类体系最低一级类目内，同一年度内形成的其他类按：会计档案保管清册→会计档案销毁清册→会计档案移交清册→会计人员交接表→银行存款余额调节表→银行对账单的顺序排列并编写案卷号，从1—n，填写对应的档号（档号的编制方法同凭证）。
 
第五步：页码、卷内目录、备考表、案卷封面的编写
1、页码的编写
卷内材料要逐页编写页码，正面编在右上角，背面编在左上角（背面内容为有效内容）；空白页、卷内目录、备考表不编页码。
2、卷内目录的编写
会计档案（除凭证、死页账本外）还应编制卷内文件目录，卷内文件目录包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等项目。  
卷  内  目  录