档案利用典型实例是档案管理人员利用馆藏档案提供的资料为政治、经济和社会发展带来直接或间接的重大社会或经济效益的典型实例。它具有交流档案工作经验、宣传档案工作和档案法规、反馈档案利用成果的作用。
一、实例编写要素：
1、利用者的单位、姓名、身份；
2、档案利用的地点、时间及部门；
3、档案利用的目的；
4、档案利用的内容、数量、人数；
5、档案利用所产生的效果（资金增值或节省、人力、物力提高效率的比例和社会效果、社会反响等）；
6、鲜明准确的标题。
二、注意事项
1、 实例应具有典型意义或代表性；
2、编写要素要齐全，叙述要完整；
3、具有事实依据，效果反馈合理估算，不编造夸大事实；
4、兼具利用结果与过程。
示例一：
2013年1月7日，颍州区XX协会办公室的XXX同志又来到市档案局XX科，他要查找食品公司招用地带工的批复，这是他第三次到来。由于他上两次提供的时间有误，XX科的同志没有查到他需要的档案。市食品公司现在正在进行企业改制，因为人员分流问题有很多工人到颍州区XX协会上访，所以很迫切地需要查找到这份文件。由于年代久远，加上工人不配合，他们也很难搞清楚这份文件的具体时间，所以XX科的同志虽然已经给他仔细查找两次，但都没有查到。这部分档案XX科尚未录入电脑，如果利用者不提供出准确的时间，查档将很困难。看到XXX同志实在很着急，XX科的同志不怕麻烦，采取大海捞针的方式，再次仔细查看档案目录，把有可能存在需要查找的档案1983-1986年四个年度的案卷全部从库房调出，细细翻阅。功夫不负有心人，终于从原阜阳小市劳动局1986年的一卷中查找出所需材料一份，这份文件详细记录了市食品公司招用地带工的名单。XXX握着XX科同志的手激动地说：“太谢谢你们了，有了这份原始的档案，我们就可以解决工人上访的问题了。”
示例二：
2013年6月18日下午，市档案局管理XX科人员刚到办公室，就进来一位满头大汗拄着双拐的中年女同志，经过寻问才知道她是原阜阳汽车配件厂的一位职工名叫XXX，后来单位又改名为皖北商业服务大楼，到了退休年龄的XXX档案里缺份94年的调资表，不能正常办理退休手续。看到其焦急期待的神情，接待人员安慰她说：“你别急，我们会给你仔细查找的”。当把所需要的这份94年工调文件复印件送到她手里时，她激动地热泪盈眶，感激地说：“真没想到你们把档案保管的真好，都好多年了还能找到，这下就可以到人社局办理退休拿工资了，真是太感谢你们了。”
示例三：
2013年10月11日下午，有两位同志前来阜阳市档案局（馆）XX科查阅档案，由于两位同志年龄偏大，叙述不清楚，又记不起具体的时间，只记得在上世纪八十年代，据说当时阜阳地区行署下发了一份落实政策的文件。由于当时家庭出事，没有去找有关部门落实。如今哥哥XXX已是76岁高龄，原任洛杉矶安徽同乡会总干事，古稀之年，思乡心切，准备叶落归根，回阜阳老家来养老。在叙述中，两位老同志只记得1949年的时候他们家的房屋连土地都被占用了，需要查找相关证明材料。经过工作人员耐心反复的查找，终于在市政府办公室的档案全宗里找到了文件。两位老同志激动的说：没想到阜阳市档案局的工作人员业务之精，效率之高，在我们不能准确提供线索的情况下，用很短的时间就找到我们所需要的材料。你们这里存放的材料真全、真好，都几十年了，也能找到，这一次我们拿着这份文件可以去解决遗留了几十年的问题了，真是非常感谢你们。可以圆了我哥哥的这个叶落归根回家养老的梦了。
