地质资料档案著录细则

中华人民共和国档案行业标准  DA/T 23—2000
地质资料档案著录细则
1  范围
本标准规定了地质资料档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录方法和规则。
本标准适用于各类案卷级地质资料档案的著录。
本标准不包括地质资料档案目录组织的方法。
2  引用标准
下列标准所包含的条文，通过在标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 2260—1999         中华人民共和国行政区划代码
GB/T  2659—2000        世界各国和地区名称代码
GB/T  3792.1—1983      文献著录总则
GB/T  4880—1991        语种名称代码
GB/T  7156—1987        文献保密等级代码
GB/T 9649—1988         地质矿产术语分类代码
GB/T 12462—1990        世界海洋名称代码
GB/T  15418—1994       档案分类标引规则
DA/T 18—1999           档案著录规则
3  定义
本标准采用下列定义。
3.1  地质资料档案著录   
在编制地质资料档案目录时，对地质资料档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.2  地质资料档案著录项目   
揭示地质资料档案内容和形式特征的记录事项，是构成地质资料档案条目的最基本的数据单元。包括题名与责任说明项，类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，载体形态项，子目项，附注与提要项，排检与编号项。
3.3  地质资料档案条目
地质资料档案著录的结果，是反映地质资料档案内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4  地质资料档案著录格式
地质资料档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5  地质资料档案目录
按照一定的原则、次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质资料档案条目组合，是地质资料档案管理、检索和报道的工具。
3.6  地质资料档案载体
指用以记录和储存地质科技信息的各种介质。
4  著录项目
地质资料档案著录项目共分9个大项，每项又分若干著录单元(小项)，共34个著录单元(小项)。
4.1  题名与责任说明项
4.1.1    题名
4.1.1.1  正题名
4.1.1.2  并列题名*
4.1.1.3  副题名及说明题名文字*
4.1.1.4  文件材料编号*
4.1.2 责任者
4.1.2.1  形成(提交)单位
4.1.2.2  编著者
4.1.2.3  批准机构   
4.1.3  附件*
4.2  类型、文种与语种项
4.2.1  类型
4.2.2  文种*
4.2.3  语种*
4.3  密级与保管项
4.3.1  密级
4.3.2  保管期限*
4.3.3  保护期*
4.3.4  原本保存单位及地点
4.3.5  实物保存单位及地点
4.4  时间项
4.4.1  形成(提交)时间
4.4.2  起止日期*              
4.4.3  批准时间*                             
4.4.4  汇交时间*              
4.5  特殊细节项              
4.5.1  投资主体              
4.5.2  地理坐标              
4.6  载体形态项                  
4.6.1  载体类型*              
4.6.2  数量及单位*              
4.6.3  规格*              
4.7  子目项*              
4.8  附注与提要项              
4.8.1  附注*              
4.8.2  内容提要              
4.9  排检与编号项            
4.9.1  分类号            
4.9.2  档案馆代号(名称)*            
4.9.3  档号
4.9.4  行政区划代码(名称)            
4.9.5  电子文档号*            
4.9.6  主题词或关键词            
5  著录用标识符
为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。
5.1  地质资料档案著录用标识符规定如下：
.—  置于下列各著录项目之前：
类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，附注项。
=  置于并列题名、合计数量及单位之前。
：  置于下列各著录单元之前：
副题名及说明题名文字、文件材料编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。
／  置于第一个责任者之前及经、纬度之间。
△  置于批准机构、批准时间之前。
○  置于保护期之前。
；  置于多个文件材料编号之间，除批准机构外的不同责任方式的责任者之间，除保护期外的多个保管单元之间，除批准时间外的多个时间单元之间及多个特殊细节项之间。
，  置于相同方式的责任者之间、不同语种之间。
•  置于语种之前、外文缩写。
、  置于多个电子文档号之间。
+  置于每一个附件之前、相同类别文件材料或实物资料的数量及单位之前。
［］  置于下列著录内容的两端：
自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。
( )  置于下列著录内容的两端：
责任者的职责、职务、职称或其他职别，外国责任者的国别及姓名原文或单位通用外文名称缩写，中国责任者的年代，非公元纪年转换后的公元纪年，与报告书合订成册的审议书、附图、附表、附件或其他附加材料的数量。
 ?  用于不能确定的著录内容，一般与“［ ］”号配合使用。
—  用于下列著录内容之间：
日期起止、坐标起止、编号各层次之间。
…  用于节略内容。
□  用于每一个残缺文字和未考证出的时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号，著录为“□□□”。
5.2  地质资料档案著录用标识符使用说明
5.2.1  除“—”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。
5.2.2  除“题名与责任说明项”、“排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠以“.—”。如遇回行不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。
5.2.3  如某个项目缺少第一单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.—”。
5.2.4  凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。
5.2.5  不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。
6  著录条目格式
根据地质资料档案内容和形式特征及管理和利用工作的需要，地质资料档案著录条目格式一般应采用段落符号式条目格式或表格式条目格式。
6.1  段落符号式条目格式
分类号       档案馆代号(名称)
档号         电子文档号        行政区划代码(名称)
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件材料编号／形成(提交)单位：编著者
△批准机构+附件.—类型：文种•语种.—密级：保管期限○保护期；原本保存单位及地点；实物保存单位及地点；－形成（提交）时间；起止日期△批准时间；汇交时间
.—投资主体；地理坐标.—附注
载体类型：数量及单位=合计数量及单位：规格
子目
内容提要
主题词或关键词
地质资料档案段落符号式条目格式将著录项目划分为六个段落。  第一段落中将分类号、  档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号(名称)、行政区划代码(名称)分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。  第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项，类型、文种与语种项，  密级与保管项，时间项，特殊细节项，附注项，回行时齐头著录。第三段落另起一行齐头著录载体形态项。第四段落另起一行齐头著录子目项。  第五段落另起一行空两格著录提要项，回行时与一、二、三、四段落齐头。第六段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。
6.2  表格式条目格式
根据地质资料档案管理和利用工作实际需要采用表格式条目时，  其著录项目应与6.1相同，其排列顺序可参照6.1。
6.3  无论地质资料档案著录对象为单个案卷还是一组案卷，均按6.1或6.2的格式依次著录。
6.4  地质资料档案著录条目的形式为卡片式时，  卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，  著录时卡片四周均留lcm空隙。一卡著录不完，可接背面著录或续卡著录。
7  著录用文字
7.1  地质资料档案著录用文字必须规范化。
7.2  汉字必须是规范化的简化汉字，少数民族文字与外文应依其书写规则。
7.3  文件材料编号项、时间项、地理坐标项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。
凡涉及计量单位的著录项目一律使用统一的国家计量标准。
7.4  图形及符号应照录，无法照录的可改为能反映原意的其他形式的相应内容，并加“［］”号。
7.5  多种文字对照的地质资料档案，采用汉字著录或按档案馆的需要和目录制度的规定等确定著录用文字。
8  著录信息源
8.1  地质资料档案著录信息来源于被著录的地质资料档案，主要依据构成地质资料档案的科技文件材料及案卷进行著录。
8.2  单份或一组文件材料著录时主要依据文头、文尾。
8.3  一个或一组案卷著录时主要依据案卷的封面、内封面、目录、提要或前言、封底、备考表等。
8.4  图表主要依据图头、表头、图签、责任栏、说明等。
8.5  声像材料及光盘、磁盘，依据带、盘、盒、片上的标识，以及所录存的科技文件材料的名称、类别代字及顺序编号等。
8.6  地质实物资料主要依据原始编录、记录、样品登记表、岩矿鉴定报告及实物等进行著录。
8.7  被著录资料档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料进行著录。
9  著录项目细则
9.1  题名与责任说明
9.1.1  题名
题名又称标题、题目，是直接表达地质资料档案中心内容、形式特征的名称。
9.1.1.1  正题名
正题名是地质资料档案的主要题名，一般指地质资料档案文件材料文首的题目或位于案卷封面上方显著部位的题目。正题名照原文著录，其中起语法、标点作用的空格应予保留。
a.  单纯题名是指题名前后没有附加文字的题名，照原文著录；
b.  分卷(册)次是正题名的组成部分，与正题名间空一格，著录为：“第一卷”、“上册”、“第一期”等或“共五卷”、“上下册”、“一二期”等；示例见附录A中A4；
c.  不同题名合卷(册)装订者，属同一责任者的合订题名依序著录两个，在第二个题名前用“；”号，不属同一责任者的合订题名只著录第一个题名及责任者，必要时将其他题名及责任者著录于附注项；
d.  交替题名是指同一地质资料档案的题名页上有两个或两个以上交替使用的不同题名，依次著录两个(其余必要时著录于附注项)，中间用“又名”连接。不载于题名页上的不同题名，不能视为交替题名，必要时可著录于附注项；
e.  无中文译名的外文地质资料档案，照原文著录，必要时可在外文题名后著录中文译名并加“［］”号；
f.  没有题名的文件材料应依据其内容拟写题名著录，并加“［］”号；
g.  原题名含混不清，不能揭示其内容时，应根据其内容另拟题名附后，并加“［］”号；
h.  题名过于冗长，在不丢失重要信息和不损伤原意的情况下，删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。
9.1.1.2  并列题名
并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。 
例：坦桑尼亚联合共和国依太威铁矿地质勘探报告=REPORTON GEOLOGICAL EXPLORATION OF THE ITEWE IRON ORE DEPOSITS OF THE UNITED REPUBLIC OF TANZANIA.
示例见附录A中A10；
汉语题名后所对应的汉语拼音题名，不能视为并列题名，不予著录。
9.1.1.3  副题名及说明题名文字
9.1.1.3.1  副题名
副题名是解释和从属于正题名的另一题名，副题名照原文著录，并在其前加“：”号。
正题名能反映地质资料档案内容时，副题名不必著录。
9.1.1.3.2  说明题名文字
说明题名文字是指在题名前后用于补充、说明、限定档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录，其前加“：”号。示例见附录A中A1、A6、A12。
9.1.1.4  文件材料编号
9.1.1.4.1  文件材料编号指地质资料档案文件材料在制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予该文件材料的顺序编号。地质资料档案文件材料编号包括任务书、批复、审议书、鉴定证书、评审文件等的发文字号，试验、测试、分析、鉴定报告的编号，合同书、协议书的编号，图件编号及系列文件材料的统编号等，适用于由单份文件材料组成的案卷著录。示例见附录A中A2。
9.1.1.4.2  文件材料编号照原文字符号著录，其前加“：”号。
9.1.1.4.3  联合发文上有多个文件材料编号时，一般只著录一个文件材料编号。若需要著录多个文件材料编号，必须先著录立档单位的文件材料编号，再依序著录其他文件材料编号，多个文件材料编号之间用“；”号隔开。
9.1.2  责任说明
责任说明项著录责任者，依序著录地质资料档案的形成(提交)单位、编著者及批准机构。
责任说明项的第一责任者之前加“／”号。各不同责任者之间除批准机构之前加“△”号外，均以  “；”号相隔，相同方式的责任者之间以“，”号相隔。被省略的责任者用“…”号或“［等］”表示，责任者的职责或身份必要时著录于“()”号内。
9.1.2.1  形成(提交)单位
指直接从事地质生产、科研活动，依法向有关机关或依照合同等要约向有关单位提交地质资料档案，并对所形成(提交)的地质资料档案负有主要责任的单位。
单位名称只著录至具法人资格的队、所、院或公司等。
两个或两个以上的单位合(协)作承担完成的项目，依序著录主办(牵头)单位、合(协)作单位,最多著录三个单位，其间以“，”号隔开，必要时其余合(协)作单位可著录于附注项。示例见附录A中A8、A9。
形成单位与提交单位不同时，只著录形成单位，必要时提交单位可著录于附注项。
9.1.2.2  编著者
指形成地质资料档案的主要编制人员。依序最多著录3个编著者的姓名，超过3个编著者应在最末一个编著者之后加“…”或“［等］”字。必要时其余编著者可著录于附注项。示例见附录A中A5、A7。
9.1.2.3  批准机构
指负责对地质工作成果资料档案审查批准或认定、验收、鉴定和最终评估确认的机关、机构和单位，著录批准机构的名称。当有两个或两个以上批准机构时，著录最高级别或终审的批准机构名称，其前加“△”号。
9.1.2.4  机关团体单位责任者
a.机关团体单位责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称；
例：中国地质科学研究院
地科院
b.历代机关团体单位责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”号；
c.外国机关团体单位责任者，名称前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文名称译名，必要时著录通用的外文名称缩写。国别及通用的外文名称缩写均加“()”号。
9.1.2.5  个人责任者
a.个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称、职责或其他职别，并加“()”号。示例见附录A中A2;
b.个人责任者有多种职别时，只著录与形成文件材料相应的职别；
c.清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称并加“()”号；
d.少数民族个人责任者的称谓应依照各少数民族的署名习惯著录；
e.外国个人责任者姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。
9.1.2.6  未署责任者的地质资料档案，应著录依据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“［］”号;考证无结果时，以三个“□”号代之，著录为“□□□”。
9.1.2.7  所署责任者不完整或有误，仍照原文著录，但应将考证出的完整的或真实的责任者附后，并加“［］”号。
9.1.2.8  考证出的责任者依据不足时，其后加“ ”号，一并著录于“［］”号内。
9.1.3    附件
9.1.3.1  附件是指地质资料档案正文的附加材料、附图、附表等，只著录附件题名，其前冠“+”号。  示例见附录A中A1。
9.1.3.2  正文有多个附件，必要时逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“…” 表示，自拟附件题名加“［］”号。
9.1.3.3  正文附件较多时，可选其三个主要的附件著录，其后加“［等］”字。示例见附录A中A3、A4。
9.1.3.4  若附件具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。
9.2  类型、文种与语种项
9.2.1  类型
类型是地质资料档案存在的形式，分原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料三种类型，分别著录为原始、成果及实物，其前加“.—”号。
9.2.1.1  原始地质资料
指地质勘查、科学研究和其他有关生产技术活动过程中所形成的具有保存价值的原始科技文件材料，包括按一定归档制度集中保存起来的地质档案原本和未列入档案保存的资料。著录时简称原始，示例见附录A中A13—A17。
9.2.1.2  成果地质资料
指依据地质档案原本编制并正式复制或印刷出版的地质成果资料。著录时简称成果，示例见附录A中A1—A12。
9.2.1.3  实物地质资料
指地质勘查、科学研究和其他有关生产技术活动中所采取并按有关规定留存的岩矿心、标本、样品、光薄片等实物及其有关资料。著录时简称实物，示例见附录A中A18、A19。
9.2.2  文种
文种是指地质资料档案案卷种类的名称。文种项依据实际情况著录为报告、说明书、年鉴、通报、总结、汇编、图、表、志、史、年报等。由单份文件材料组成的案卷，也可著录任务书、设计书、合同书、协议书、审议书、鉴定书、评审意见及请示、批复、会议纪要、方案、建议、卡片、记录本、计算材料等，其前加“：”号。
9.2.3  语种
应按照GB／T 4880著录中文名称或代码。单一语种的地质资料档案汉语可不著录，由多种语言文字形成的地质资料档案语种应全部著录。其前加“•”号，不同语种之间用“，”号隔开。示例见附录A中A10。
9.3    密级与保管项
9.3.1  密级
密级是指地质资料档案的保密等级。
9.3.1.1  地质资料档案的密级
地质资料档案的密级依据GB／T 7156划分的保密级别著录汉字或拼音或数字代码。密级前加“.—”号，示例见附录A中A5、A6。
保密等级的名称与代码见表1：
表1  文献保密等级代码