根据国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式标准》的规定要求，为加强机关文书档案的科学管理，实现全市档案管理的标准化、规范化，更好地为机关工作服务和为国家
积累档案史料，特制定本标准。
1 主要内容与适用范围
1．l 本标准规定了文件的收集、分类、组卷、编目、装订等要求。
1．2 本标准适用于大连市各级档案馆（室）和机关、团体、企业、事业单位的文书部门和业务部门。
2 名词术语
2．l 立卷：是将一个全宗内形成的互有联系的若干文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个过程。
2．2 立卷分类：是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的分类方案进行分类的过程。
2．3 组卷：将经过分类的文件，按一定特征组成案卷的过程。
2、4 立卷编目：将分类、组卷以后的案卷，拟写案卷题名，进行系统排列、编号、编制卷内目录和进行案卷目录的编制。
3．文件材料的收集
3．1 凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体收集范围按国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》规定执行。
3．2 一个年度应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，完整率要达100％。
3·3 收集的重点
3．3．1 本单位自己制成的文件材料，包括没经登记的会议记录、工作』总结（或专题，总结）调查报告、领导的重要讲话和各种统计报表等“账外”文件。
3．3．2 上、下级及其他机关针对本卓位主管业务有密切联系的文件材料。
3．3．3 本单位汇总、编写的有关资料。
3．4 在收集中如发现用不规范的纸张、圆珠笔、铅笔、彩笔拟搞、批办的文件，要退回重新缮写。
4．案卷质量总的要求
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，使于保管和利用。使组成的案卷，反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌。
5．分类
5．1 文件的整理首先应编制分类方案，分类应保持前后一致，不能随意变动。
5．2 分类一般采用年度——组织机构或年度——问题进行分类
5、3 区分文件的类目名称，如按年度——组织机构分类法可分为党委（总支）、组织部、宣传部、办公室、人事处、财务处、计划处……；如按年度——问题分类法可分为党务（总支）类，综合类、人事管理类，财务管理类—…·；
5·4 区分文件的所属年度
5.4.1 一般的收文和发文，放在形成的年度。
5.4.2 年度计划、，总结、报告，放在针对的年度。
5.4.3 多年的规划、计划、预算放在开始的年度；跨年度的总结、决算放在结束的年度。
5.4.4 上一年总结和下一年计划写在一起，而且只有一份，放在总结的年度。
5.4.5 跨年度的会议文件，放在开幕的年度。
5.4.6 非诉讼的案件材料，放在结案的年度。
5.4.7 跨年度转发与批转的文件，放在转发和批转的年度。
5.4.8 跨年度的请示与批复，放在批复的年度。无批复的重要请示放在请示年度，一般的可不存档。
5.4.9 跨多年的临时性工作形成的文件，分别放在形成的年度。
5.4.10 文电应合一立卷。
5．5 分机构
5．5．1 将文件按其形成或承办部门分开。
5．5．2 业务部门立卷的可直接采用5．6、5．7、5．8条分类。
5.6 区分文件的级别
5.6.1 将文件按其作者之间的关系分成上级、本级、同级和下级。
5.6.2 对有密切联系的文件，如上级的批复、下级的请示；上级转发、批转本机关的文件，应与本级文件放在一起组卷。
5．7 区分保管期限
5.7.1 根据国家档案局印发的《关于机关档案保管期限的规定》（国档发［1997］ 27号），将文件分成永久、长期、短期三个不同保管期限，分别组卷。
5．8 分问题
5．8.1 将文件按其不同的问题分别组卷。
5.8.2 上级、本级文件数量特别少，不能按问题组卷的，可不再分问题，按文件字号或时间顺序排列组卷。
6．组卷
6.1 根据以问题为主，适当分级，区别价值，照顾数量的立卷方法，将文件组成案卷。
6.1．1 行政管理工作和业务活动形成的各种业务文件（调研材料、制度、条例、法规等），一般按单一问题组卷。
6.1．2 会议文件，按照会议的名称、届次等单独组卷，根据文件的多少，可以组成一会一卷或数卷。
6.1．3 会议记录，单独组卷。如果会议有纪要或讨论件，可将会议纪要、记录、讨论件组成一卷或数卷。
6.1．4 工作计划、总结等文件，一般可按作者结合名称组卷。
6.1．5 统计表、名册等文件，一般按同一种格式、名称或同一系统的组成一卷或数卷。
6．1．6 非诉讼案件材料，按立案问题或人头组卷，可以一案一卷、一案数卷或数人一卷。
6.1．7 人民来信，可接来信所反映的问题或信件作者或信件的处理形式组卷。
6.1．8 简报、刊物，可按照期号顺序组卷，可一期一卷或数期一卷。
6．1．9 密不可分的文件，如：正件与附件，印件与底稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，要组合在一起立卷。
6．1．10 特殊性文件（本标准未指明的文件材料）根据具体情况进行组卷。
7 编目
7．1 卷内文件的排列
7．1·1 会议文件
7．1·1·1 工作会议：按会议通知、议程、日程、工作报告、领导讲话、会议发的文件、会议总结、简报、会议记录顺序排列。
7．1．1．2 代表大会（代表会议）：按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、决议、领导讲话、大会发的文件、选举结果、提案、会议总结、闭幕词、会议简报、会议记录顺序排列。
7．1．1．3 党委会议、常委会议、扩大会议、局务会议、办公会议、碰头会议记录等，按开会次序或时间顺序排列。
7．1．2 非诉讼案件材料：按结论、决定、判决性的文件材料在前，依据性材料在后的顺序排列。
7．1．3 正常的单份文件，可根据组成案卷的特点进行排列。
7．1·3·1 一个作者，几个问题组成的案卷，可先排问题，后按时间顺序排列。
7．1．3．2 一个作者、一个问题组成的案卷，按时间顺序排列。
7．1．3．3 多作者、多问题组成的案卷可以采取先排问题，再接作者排列。
7．1·3．4 请示与批复，批复在前，请示在后。
7．1·3·5 正件与附件，正件在前，附件在后。
7．1·3·6 印件与定稿，印件在前，定稿在后。
7．1．3．7 转发和批转的文件，转发、批转件在前，原件在后。
7．1．3．8 重要法规性文件的历次修改稿，要依次排列在定稿之后。
7．2 编写卷内文件的页号和件号
7．2．1 装订的案卷，均应在有书写内容的正面的右上角、背面的左上角编写页号。
7．2．2 不装订的案卷，应在卷内每份材料的右上方加盖档号章（档号章包括：全宗号、目录号、案卷号、件号），并逐份编件号。
7．3 案卷封面的编写
7．3．l 案卷封面的第一格，填写全宗名称（立档单位名称）。填写全宗名称必须用全称或通用简称（用胶印加盖为宜）。
7．3．2 案卷封面的第二格，填写类目名称。
7．3．3 案卷封面的第三格（中间大方格）填写案卷题名。案卷题名结构要完整，能准确概括反映本卷文件的主要制发机关、内容、名称。文字力求简练、通顺、准确。字数不超过五十字为宜。
7．3·4 时间：填写卷内文件所属的起止年月。
7．3．5 保管期限：按立卷时划定的保管期限，加盖永久、长期、短期专用章。
7．3．6 件、资数：装订的案卷填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
7．3．7 归档号：由文书处理部门填写每年的案卷顺序号（不分永、长、短）。
7．3．8 档号的编制
7．3．8．1 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。（档案未进馆前暂不填写）
7．3．8．2 目录号：全宗内案卷所目录的编号。在一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
7．3．8．3 案卷号：目录内案卷的顺序编号。在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
7．3．9 卷脊项目包括：全宗号、目录号、案卷号、年度。均采用阿拉伯数字1、2、3……，选用耐久性好的黑色油墨或碳素墨水用胶印加盖。
7．3．9．1 档号各项待案卷归档后，由档案室统一编写。
7．3．10 案卷封面可打字或用毛笔、钢笔书写，书写材料采用耐久的墨汁、碳素或兰黑墨水。字迹要工整、美观、大方。
7．4 卷内文件目录的编制
7．4．1 顺序号：按卷内文件排列顺序填写。
7．4．2 文号：填写文件制发机关的发文字号。（代字、年度、顺序号）
7．4．3 责任者：填写文件的署名者。
7．4．4 题名：即文件标题。一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“［］”号。
7．4．5 日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写。
7．4．6 页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。填写页号，要准确无误，防止错编、漏编。
7．4．7 备注：留待对卷内文件有变化时做说明之用。
7．4．8 填写卷内目录要认真，打字或用钢笔书写，字迹要工整清晰。
7．5 卷内备考表的编制
7．5．l 填写案卷存在的问题及本卷内需要说明的情况（如文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）。
7．5．2 立卷入：由立卷人员签名。
7．5．3 检查人：由案卷质量审核者签名。
7．5．4 立卷时间：填写完成立卷的日期。
7．6 案卷各部分的排列格式：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。
8．案卷装订要求
8．1 案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损，小于或大于卷面的材料和字迹偏左、装订后影响阅卷的材料，要进行修补、裱糊和折叠。
8．2 字迹不清的重要文件，应进行复制，并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。
8．3 案卷以每卷50～150页左右为宜。
8. 4 装订时做到右、下齐，无倒页、不漏订。用白线绳，左侧四眼一线装订，线头要结死，勿外露，使装订的案卷整齐美观。
9．案卷的排列编号
9．l 案卷的排列要划分阶段（跨年度）。阶段的划分要根据案卷数量的多少或时间而定，一个阶段的案卷一般不得超过三位数。
9．2 一个阶段内的案卷，应按不同保管期限——年度——组织机构或问题排列。
9．3 按照案卷的排列顺序编写案卷号，以固定案卷位置。
9．4 案卷的排列方法前后保持一致，不可任意改动。
10．案卷目录的编制
10．1 案卷目录：要按不同保管期限和阶段分别打字或用钢笔填写一式三份，一份留文书处理部门使用，两份随档案移交。
10．2 案卷目录的编号，应按不同保管期限，不同阶段，分别编写目录号。
10．2．1 第一阶段永久案卷目录为一号，长期为二号；第二阶段永久为三号，长期为四号，以次类推。短期案卷目录单独编号，号前加盖“短”字，即“短1”、“短2”等。
11．整理文书档案用的卷皮和目录
文书档案卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表等，由大连市档案局按照国家标准统一监制。各单位不得自行印制。
大连市档案局
一九九七年十二月三十一日
