――大连海事大学档案馆建馆8周年侧记
刘素琴 张玉兰
在秋风送爽的季节，坐落在北方海滨之城的大连海事大学档案馆，迎来了她8周岁的生日，也迎来了硕果累累的丰收季节。
8年来，大连海事大学档案馆人员从4 人增加到9人，微机从2台增加到13台，馆舍面积从不足500平方米增加到2000多平方米，并配备了惰性气体自动灭火、密集架、空调等设备，案卷由3万卷增加到4万卷，立卷单位从40个增加到60个，馆藏档案由单纯的文书、科技档案发展到包括电子、声像、实物档案等多种档案门类和载体，档案工作专项资金每年达6万元。
“全国档案工作优秀集体”、“辽宁省高校档案管理先进单位”、“大连市城建档案工作优胜单位”、“教学评估突出贡献单位”……一项项的荣誉不胜枚举，是什么样的力量,使默默无闻的档案工作变得如此生机勃勃,开展得有声有色呢？
一、 营造良好氛围，建立保障机制
大连海市大学档案馆以宣传贯彻《档案法》为重点，将《档案法》等法规与工作实际相结合，制作系列专题宣传片；他们及时捕捉工作中的闪光点，撰写文章在校园网上发布；发放档案利用调查表，了解利用需求；他们还通过开展档案宣传日活动，引导师生树立档案意识，让他们了解档案知识，关注档案工作。这些，为校园营造出关心档案、科学利用档案的良好氛围，为档案工作的开展奠定了扎实的基础。
有为才能有位，在档案工作者的辛勤努力下，档案工作得到了校领导和职能部门的重视和支持，档案工作实现了三纳入：纳入学校发展计划；纳入学校各部（处）的工作计划；纳入学校管理制度和管理人员的职能范围。各部门均确立分管档案工作的领导和兼职档案员，档案工作与个人的业绩相结合，建立了完善的档案管理网络，实现了“组织落实、制度落实、政策落实”。
二、 重视基础建设，提高管理水平
大连海事大学档案馆重视并加强档案基础业务建设。几年间，先后制定档案工作规章制度20多项，为科学、规范管理档案提供依据；在档案接收、归档工作中严把“入口关”，确保每件进馆档案符合质量要求。他们还对馆藏档案不断进行质量优化，成立了大连海事大学档案鉴定委员会，于1998年对馆藏到期财会档案7857卷进行首次鉴定，2004年对原鉴定延期保管已到期限档案再次鉴定。
大连海事大学档案馆在信息化建设上更是体现了独具的前瞻性。1996年，他们就开始档案微机辅助管理的探索，研制的“文档一体化”管理系统于1998年正式投入使用。2000年在东北地区高校率先建立档案网站。2001年后，先后开发出“学籍管理”、“高校学生成绩管理”等子系统。其中“高校学生成绩管理系统”实现中英文自动翻译功能，既提高了工作效率和服务质量，又创造了良好的经济效益和社会效益，荣获辽宁省档案局优秀科技成果一等奖。目前，该系统已经在全国20多个单位推广应用。2005年，又成功开发出“电子文件与纸质文件同步归档系统”，实现校园网上和电子文件自动归档、鉴定，解决了困扰档案信息化建设中“电子文件鉴定”的一大难题。
三、抓好队伍建设，创新服务机制
大连海事大学档案馆拥有一支素质高、业务精、事业心强的队伍。建馆第二年，因为馆舍条件，只能申请晋升国家二级目标管理单位，他们却按照一级的标准要求自己，自愿放弃休息日、暑假，发起“党员义务奉献日”活动，在闷热的库房里，他们一干就是半年，经过努力，档案馆顺利通过国家二级达标评审。
他们注重总结经验，几年来在《中国档案》、《兰台世界》等专业期刊上发表学术论文数十篇，并全部通过了计算机等级考试，还对档案进行深层次的开发，编制《大连海事大学年鉴》、《历界外国留学生情况统计与分析》、《从航运市场的发展变化谈我校航海类人才培养》等30余种编研材料，在学校高层决策中发挥了重要作用。
他们重视服务机制的创新，提出了“扩大服务范围，创新服务机制；围绕中心工作开展档案信息服务，让师生员工成为档案利用的主体；在保证档案安全的原则下，使档案利用从机关走向师生，实现档案利用最大化”的服务理念，积极面对信息时代档案工作面临的机遇和挑战。
在2004年，在教育部对该校的本科教学评估中，围绕办学指导思想、师资建设等7个方面，档案馆提供了从2001-2004年的档案资料400余份，复印材料3000多张，满足了本科教学评估工作的需要。
研究生论文摘要，非保密档案目录被他们先后上载档案网，无论你在世界的任何角落，都可查阅公开档案目录以及近年在校园网上运行的电子文件全文。
几年来，档案馆通过增加档案门类、增设服务项目、丰富档案材料，把档案利用群体从单纯的机关职能部门，扩展到教师、实验员和学生。现在只要师生在工作、学习、科研中遇到麻烦，他们首先想到求助于档案。
辛勤的耕耘换来丰硕的果实，他们的付出，不仅赢来多项殊荣，也赢得了各级领导和师生们的刮目相看。如今，大连海事大学档案事业蓬勃发展，走在了省市同行业档案工作的前列。在今后的工作中，相信他们还会创造出更辉煌的业绩，一次次地完成对自己的超越。
大 连 市 档 案 局
2005年9月27日
