1.范围
本标准规定了照片档案著录格式、著录项目及著录细则。
本标准适用于大连市各级综合档案馆、机关档案室照片档案的著录，其它各专业档案馆、档案室可参照执行。
2.引用标准
GB/T11821-2002 照片档案管理规范
DA/T18-1999 档案著录规则
3.术语
照片档案
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影象为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
4.照片档案目录数据格式
照片档案目录数据格式分为文件级和案卷级两种。
4.1照片档案案卷级目录数据格式。见表1
表1：照片档案案卷级目录数据格式
序号 字段名称 字段名 类型 长度 取值范围
1 分类号 FLH 字符 24 字符
2 档案馆代码 DAGDM 字符 6 字符
3 档号 DH 字符 50 字符
4 题名 TM 字符 254 字符
5 责任者 ZRZ 字符 60 字符
6 起止时间 QZSJ 日期 20 日期
7 归档日期 GDRQ 日期 8 日期
8 密级 MJ 字符 6 字符
9 保管期限 BGQX 字符 4 字符
10 载体类型 ZTLX 字符 12 字符
11 载体规格 ZTGG 字符 12 字符
12 主题词 ZTC 字符 100 字符
13 附注 FZ 字符 100 字符
4.2照片档案文件级目录数据格式。见表2
表2：照片档案文件级目录数据格式
序号 字段名称 字段名 类型 长度 取值范围
1 分类号 FLH 字符 24 字符
2 档案馆代码 DAGDM 字符 6 字符
3 档号 DH 字符 50 字符
4 照片号 ZPH 字符 50 字符
5 底片号 DPH 字符 50 字符
6 参见号 CJH 字符 70 字符
7 题名 TM 字符 254 字符
8 摄影者 SYZ 字符 60 字符
9 摄影时间 SYSJ 日期 8 日期
10 摄影地点 SYDD 字符 60 字符
11 归档日期 GDRQ 日期 8 日期
12 密级 MJ 字符 6 字符
13 保管期限 BGQX 字符 4 字符
14 载体类型 ZTLX 字符 12 字符
15 载体规格 ZTGG 字符 12 字符
16 文字说明 WZSM 字符 254 字符
17 主题词 ZTC 字符 100 字符
18 附注 FZ 字符 100 字符
5.照片档案著录要求
5.1 分类号
依据《中国档案分类法》和GB/T 15418-94《档案分类标引规则》的有关规定著录。
5.2 档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录。
5.3 档号
档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。用50位代码标识。由全宗号、档案类目号、保管期限代码、册号、张号组成。其格式如下：
全宗号-档案类目号-保管期限代码-册号-张号
5.3.1 全宗号
档案馆给立档单位编制的代号。用5位代码标识。
5.3.2 档案类目号
表示档案种类及其属类的代号。档案类目号按照档案分类方案执行，根据需要可用到二级类目。
5.3.3 册号
在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。用4位代码标识。
5.3.4 张号
照片在某一全宗某一保管期限某一照片册的排列从“1”开始的顺序编号。用4位代码标识。
5.4 照片号
固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。用50位代码标识。由全宗号、档案类目号、保管期限代码、册号、张号组成。其格式如下：
全宗号-档案类目号-保管期限代码-册号-张号
5.5 底片号
固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，用20位代码标识。由全宗号、档案类目号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：
全宗号-档案类目号-保管期限代码-张号
5.6 参见号
与本张照片有密切联系的其他载体的档号。其格式如下：相关档案种类+档号。
5.7 题名
表达档案中心内容、形式特征的名称。照片档案的题名为说明性题名，应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
5.8 责任者
对照片档案内容进行创造、负有责任的个人或团体。著录责任者时，一般用全称或通用简称。
5.9 起止时间
著录案卷内最早和最迟形成照片的时间。
5.10 摄影者
形成档案内容并对其负有责任的团体或个人。一般填写个人，必要时可加写单位。
5.11 摄影时间
照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2002年3月15日写作20020315。
5.12 摄影地点
照片的拍摄地址。著录档案内容发生或涉及的有检索意义的具体场所。
5.13 归档日期
档案归档时间。用8位阿拉伯数字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2006年7月27日写作20060727。
5.14 密级
照片、底片保密程度的等级。一般按照片形成时所定密级著录，对已升、降、解密的照片，应著录新的密级。
5.15 保管期限
按照照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。著录照片档案形成时所定的保管期限，分别用“Y、C、D”对应永久、长期、短期。
5.16 载体类型
照片档案载体物质形态的种类。如胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录。
5.17 载体数量
照片档案载体物质形态的数量。用阿拉伯数字标识。
5.18 主题词
在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。主题词按照DA/T 19-1999《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。
5.19 文字说明
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片所反映的全部信息；或对题名未及内容作出补充。
5.20 附注
著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。
