1 范围
本标准规定了文书档案目录数据结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。
本标准适用于大连市各级综合档案馆、机关档案室文书档案目录数据的保存和交流，其它各专业档案馆、档案室可参照执行。
本标准规定目录数据文件的保存与交换格式为.XML文
件；目录数据中的字符、数字、标点、空格等均为半角状态。
2 引用标准
DA/T 18-1999 档案著录规则
DA/T 22―2000 归档文件整理规则
DA/T 13―94档号编制规则
DA/T 9―94 明清档案档号编制规则
DA/T 1―2000 档案工作基本术语
GB/9705-88 文书档案案卷格式
GB2808－81 全数字式日期表示法
GB11714－1997 全国组织机构代码编制规则
大档发〔1998〕26号 大连市文书档案质量标准
3 定义
3.1 档案目录数据：是将描述档案内容和形式特征的数据按
一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。具有数据的
检索、存取、修改、增删和整理等功能。
3.2数据记录：描述数据条目的数据集合，每条由若干数据字段组成。
3.3 数据字段：描述著录条目中某一特定属性的数据集合。
3.4 字段类型:是指数据字段的基本属性。
3.5 字段长度:是指字段所包容字符的最大个数。
3.6 代码:是一个或一组有序的、易于计算机和人识别和处理的数字、字母、代码及其它符号。
3.7 档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.8 文件级著录：是以单份文件或多份内容密切相关的文件
组合为著录对象的档案著录。
3.9 案卷级著录：是以一个案卷为著录对象的档案著录。
3.10 著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项。包
括题名项、责任说明项、密级与保管期限项、时间项、载体
形态项、附注项、编号项。
3.11著录级次：著录字段的选择层次及著录字段的详简程度。
3.12 档案目录数据交换：是指档案目录在计算机网络上传输，或存储在磁性介质、光盘等载体上，通过计算机进行的数据交换。
3.13 .XML文件：一种数据交换格式，利用.XML能方便和快捷地实现数据交换，并且不容易丢失数据，特点是文件格式清晰，便于查看和编辑。
4 文书档案目录数据结构
文书档案目录数据分为文件级和案卷级两种。
4.1 文件级目录数据结构
文件级目录数据结构分2000年以前文件级目录数据结构和2001年以后文件级目录数据结构，详见表1、表2。
表1 2000年以前文件级目录数据结构
序号 字段名称 字段名 字符
类型 文字
类别 字段
长度
1 档案馆代码 DAGDM C 字符 6
2 档号 DH C 字符 50
3 电子文档号 DZWDH C 字符 50
4 全宗号 QZH C 字符 5
5 目录号 MLH C 字符 3
6 案卷号 AJH C 字符 4
7 年度 ND C 字符 4
8 页号 YH C 字符 7
9 文件题名 WJTM C 字符 254
10 副题名 FTM C 字符 254
11 责任者 ZRZ C 字符 60
12 文件编号 WJBH C 字符 60
13 成文时间 CWSJ C 字符 20
14 密级 MJ C 字符 6
15 保管期限 BGQX C 字符 4
16 类目名称 LMMC C 字符 30
17 分类号* FLH C 字符 24
18 主题词* ZTC C 字符 100
19 开放标识 KFBS C 字符 2
20 存放地点 CFDD C 字符 9
21 载体类型* ZTLX C 字符 12
22 全文标识* QWBS C 字符 254
23 被转发文号* BZFWH C 字符 60
24 附注* FZ C 字符 100
25 卷内文件顺序号 JNWJSXH C 字符 3
注：带“*”为可选择著录项目。
表2 2001年以后文件级目录数据结构
序号 字段名称 字段名 字符
类型 文字
类别 字段
长度
1 档案馆代码 DAGDM C 字符 6
2 档号 DH C 字符 50
3 电子文档号 DZWDH C 字符 50
4 全宗号 QZH C 字符 5
5 年度 ND C 字符 4
6 件号 JH C 字符 4
7 页数 YS C 字符 3
8 文件题名 WJTM C 字符 254
9 副题名 FTM C 字符 254
10 责任者 ZRZ C 字符 60
11 文件编号 WJBH C 字符 60
12 成文时间 CWSJ C 字符 20
13 密级 MJ C 字符 6
14 保管期限 BGQX C 字符 4
15 类目名称 LMMC C 字符 30
16 分类号* FLH C 字符 24
17 主题词* ZTC C 字符 100
18 开放标识 KFBS C 字符 2
19 存放地点 CFDD C 字符 9
20 载体类型* ZTLX C 字符 12
21 全文标识* QWBS C 字符 254
22 被转发文号* BZFWH C 字符 60
23 附注* FZ C 字符 100
注：带“*”为选择著录项目。
4.2 案卷级目录数据结构：案卷级目录数据中的数据记录由16个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表3。
表3 案卷级目录数据结构
序号 字段名称 字段名 字符
类型 文字
类别 字段
长度
1 档案馆代码 DAGDM C 字符 6
2 档号 DH C 字符 50
3 全宗号 QZH C 字符 5
4 目录号 MLH C 字符 3
5 案卷号 AJH C 字符 4
6 年度 ND C 字符 4
7 件数 JS C 字符 3
8 总页数 ZYS C 字符 3
9 案卷题名 AJTM C 字符 254
10 起止时间 QZSJ C 字符 17
11 保管期限 BGQX C 字符 4
12 类目名称 LMMC C 字符 30
13 开放标识 KFBS C 字符 2
14 附注* FZ C 字符 100
15 存放地点 CFDD C 字符 9
16 载体类型* ZTLX C 字符 12
注：带“*”为选择著录项目。
5 文件级目录数据著录要求
5.1 档案馆代码
5.1.1字段描述：《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予每个档案馆的代码。
5.1.2 字段长度：用6位代码标识。
5.1.3 取值范围：数字。
5.1.4 著录要求：按综合档案馆代码著录。
大连市各级综合档案馆代码见表4。
表4 大连市各级综合档案馆代码表
档案馆名称 档案馆代码 档案馆名称 档案馆代码
大连市档案馆 421016 中山区档案馆 421017
西岗区档案馆 421018 沙河口区档案馆 421019
甘井子区档案馆 421020 旅顺口区档案馆 421021
瓦房店市档案馆 421022 金州区档案馆 421023
普兰店市档案馆 421024 长海县档案馆 421025
庄河市档案馆 421026 开发区档案馆 412000
5.2 档号
5.2.1字段描述：依据DA/T 13-94《档号编制规则》编制的档号结构为：
全宗号-案卷目录号-案卷号-件号、页(张)号
文书立卷改革后，档案室按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录，档号结构为：
全宗号-年度-保管期限-件号 或
全宗号-年度-保管期限-机构(问题)-件号。
5.2.2 字段长度：不超过50个字符。
5.2.3 取值范围：汉字、数字、符号。
5.2.4 著录要求：根据其构成要素自动生成。
5.3 全宗号
5.3.1 字段描述：档案馆给定每个全宗的代码。
5.3.2 字段长度：用5位代码标识。
5.3.3 取值范围：汉语拼音字母、数字。
5.3.4著录要求：用五位代码标识，第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，如馆藏档案属性单一，可以用“0”标识，后四位用阿拉伯数字标识某一属类内全宗的顺序号。
5.3.5 本标准规定标识明朝档案的全宗属性用“M”、清朝档案的全宗属性用“Q”、民国档案的全宗属性用“G”、革命历史档案的全宗属性用“L”、旧政权档案的全宗属性用“J”，各档案馆如果编制其它的属类代码，需报市档案局备案。
5.4 目录号
5.4.1 字段描述：全宗内案卷所属目录的代码。
5.4.2 字段长度：用3位代码标识。
5.4.3 取值范围：数字。
5.4.4 著录要求：在一个全宗内不应有重复的目录号。
5.5 案卷号
5.5.1 字段描述：一个目录内案卷排列的顺序号。
5.5.2 字段长度：用4位代码标识。
5.5.3 取值范围：数字。
5.5.4 著录要求：一个案卷目录内，案卷按排列次序流水编号，不应有空号、重号。
5.6 年度
5.6.1 字段描述：文件形成年度。
5.6.2 字段长度：用4位代码标识。
5.6.3 取值范围：数字。如：“1990”、“2005”。
5.6.4 著录要求：著录档案的所属“年度”。
5.7 件号
5.7.1 字段描述：件号是文件排列顺序号。
5.7.2 字段长度：用4位代码标识。
5.7.3 取值范围：数字。
5.7.4 著录要求：在分类方案的最低一级类目内，按文件顺序从“0001”开始标注。不应有空号、重号、分件号。
5.8 页号
5.8.1 字段描述：页号是案卷内文件每页（张）按排列次序的流水编号。
5.8.2 字段长度：用7位代码标识。
5.8.3 取值范围：数字、符号。
5.8.4 著录要求：文件中有图文的页面为一页，著录档案所在案卷内每一文件的首页页号，案卷内最后一份文件著录起止页号，中间用“-”分开。
5.9 页数
5.9.1 字段描述：页数是每份文件的页数。
5.9.2 字段长度：用3位代码标识。
5.9.3 取值范围：数字。
5.9.4 著录要求：著录每一份文件的页数，文件中有图文的页面为一页。
5.10 文件题名
5.10.1 字段描述：文件题名是表达文件中心内容、形式特征的名称。
5.10.2 字段长度：不超过254个字符。
5.10.3 取值范围：汉字、外文、数字、符号。
5.10.4 著录要求：著录归档文件的原题名；如果原题名含义不清或不能全面揭示档案文件内容或没有题名，应重新拟写题名，置于“[ ]”内；文件题名超过字段长度，应重新拟写题名，置于“[ ]”内；文件题名中的数字，表示时间时，用阿拉伯数字著录，如：大连市档案局1999年工作总结；表示会议届次时，用中文大写数字，如：大连市第九届人民代表大会第二次会议。
5.10.5 题名项中的责任者与责任者项中的责任者相同，则可以省略，但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
5.11 副题名
5.11.1 字段描述：副题名是正题名的解释和补充。
5.11.2 字段长度：不超过254个字符。
5.11.3 取值范围：汉字、外文、数字、符号。
5.11.4 著录要求：当正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需著录；反之则照实著录。
5.12 责任者
5.12.1 字段描述：责任者是对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
5.12.2 字段长度：不超过60个字符。
5.12.3 取值范围：汉字、外文、数字、符号等。
5.12.4 著录要求：应著录责任者的全称或通用简称，个人责任者著录正名；责任者有多个时，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，一般不超过3个责任者，省略的责任者后加“等”字。各责任者之间用“；”隔开，考证不出责任者时，用3个“□”代替。
5.13 文件编号
5.13.1 字段描述：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
5.13.2 字段长度：不超过60个字符。
5.13.3 取值范围：汉字、数字、符号。
5.13.4 著录要求：文件编号包括发文字号、科研实验流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。若文件有多个编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用“；”隔开。 文件没有编号著录“无”。
5.14 成文时间
5.14.1 字段描述：成文时间即文件形成时间。
5.14.2 字段长度：不超过20个字符。
5.14.3 取值范围：数字、符号。
5.14.4 著录要求：著录建国后文件的形成时间，用8位代码标识，其中第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
5.14.5 历史档案中的时间应著录换算好的公元纪年，并加“（）”，将原文时间著录在附注项内；没有形成时间的文件，应考证出其形成时间，并加“[ ]”。
5.14.6 多份内容密切相关的文件组合著录为一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件时间，中间用“-”连接。
示例：某文件组合有1999年1月8日；1999年4月1日；1999年6月13日；1999年12月30日形成的4份文件。文件时间应著录为：19990108-19991230。
5.14.7 当文件形成时间不完整或部分时间字迹不清时，应著录原时间，“年度”缺少或字迹不清部分以“□”代替，“月”、“日”缺少或字迹不清部分以“0”代替。
5.15 密级
5.15.1 字段描述：密级是文件保密的等级。
5.15.2 字段长度：不超过6个字符。
5.15.3 取值范围：汉字。
5.15.4 著录要求：著录归档文件形成时所定的密级，对已升、降、解密的，应著录新的密级，文件无密级时著录“无”。
5.16 保管期限
5.16.1 字段描述：保管期限是指根据档案的价值确定档案应保存的时间。
5.16.2 字段长度：用4位代码标识。
5.16.3 取值范围：汉字。
5.16.4 著录要求：按案卷组成时所定的保管期限著录，保管期限一般分为永久、长期、短期，若已更改的，著录新的保管期限。
5.17 类目名称
5.17.1 字段描述：类目名称是指根据文件所属机构或问题等特征而对其区分类目的名称。
5.17.2 字段长度：不超过30个字符。
5.17.3 取值范围：汉字、符号。
5.17.4 著录要求：著录档案所属类目的名称，各单位要按机构或问题编制分类方案，并保持前后一致，不能随意改动。
5.18 分类号
5.18.1 字段描述：分类号应依据《中国档案分类法》（第二版）和GB/T 15418-94《档案分类标引规则》进行标引。
5.18.2 字段长度：不超过24个字符。
5.18.3 取值范围：大写汉语拼音字母、数字。
5.18.4 著录要求：档案分类标引应根据档案的主题内容、价值、实际用途等因素，选定适当的标引深度，一般不超过3个分类号，各分类号之间用“；”号连接。
5.19 主题词
5.19.1 字段描述：揭示档案主题内容的规范化的词或词组。
5.19.2 字段长度：不超过100个字符。
5.19.3 取值范围：汉字、符号。
5.19.4 著录要求：主题词应依据《中国档案主题词表》或本专业、本单位的规范化词表及DA/T 19-1999《档案主题标引规则》进行标引。
5.20 开放标识
5.20.1 字段描述：开放标识是根据文件形成时间及文件内容确定档案是否向社会开放。
5.20.2 字段长度：用2位代码标识。
5.20.3 取值范围：大写汉语拼音字母。
5.20.4 著录要求：向社会开放的档案用“Y”标识，不开放用“N”标识。
5.21 附注
5.21.1 字段描述：附注是文件的解释和说明的部分。
5.21.2 字段长度：不超过100个字符。
5.21.3 取值范围：汉字、数字、外文、空格、标点等。
5.21.4 著录要求：著录档案中需要解释和补充的事项 。
5.22 存放地点
5.22.1 字段描述：存放地点是档案保存在库房和装具中的具体位置。
5.22.2 字段长度：用9位代码标识。
5.22.3 取值范围：数字。
5.22.4 著录要求：第1-2位表示楼层，第3-4位表示库房号，第5-6位表示指定库房内档案装具的列数，第7-8位表示每列装具内的组数，第9位表示每组内的层数。
示例：某全宗档案存放在11楼第10号库房的第23列密集架的第5组第4层内，其存放地点应著录为：111023054。
5.23 载体类型
5.23.1 字段描述：载体类型是保存档案的物质形态的种类。
5.23.2 字段长度：不超过12个字符。
5.23.3 取值范围：汉字。
5.23.4 著录要求：以纸张为载体的档案不著录，其它载体应据实著录，如：照片、唱片、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
5.24 全文标识
5.24.1 字段描述：档案原文数字化后，电子文件在计算机系统内保存的具体位置。
5.24.2 字段长度：不超过254个字符。
5.24.3 取值范围：汉字、数字、外文等。
2.24.4 著录要求:电子文件保存为.XML格式,分为三级目录结构保存,第一级为全宗文件夹,第二级为年度文件夹,第三级为电子文件文件夹,所需要保存的电子文件全部放到对应的第三级文件夹中,包括TIF图片、WORD文档、EXCEL表等。
5.25 电子文档号
5.25.1 字段描述：是指代表文件全文级的唯一代码。
5.25.2 字段长度：不超过50个字符。
5.25.3 取值范围：汉字、数字。
5.25.4 著录要求：数字化的文件，则以其档号作为文件名，扩展名为.XML。
2000年以前传统的立卷方式著录项目包括全宗号、目录号、案卷号、页号。用15位代码标识，其中第1-5位表示全宗号，第6-8位表示目录号，第9-12位表示案卷号，第13-15位表示页号。
2001年以后归档文件整理方式著录项目包括全宗号、年度、保管期限、类目名称、件号。其中全宗号、年度、件号用数字标识，保管期限、类目名称用汉字标识，其中类目名称为可选择项。
5.26 被转发文号
5.26.1 字段描述：转发文和被转发文作为一件时，著录被转发文的文号。
5.26.2 字段长度：不超过60个字符。
5.26.3 取值范围：汉字、数字、符号。
5.26.4 著录要求：著录格式及要求按5.12执行。
5.27 卷内文件顺序号
5.27.1 字段描述：一个案卷内文件排列的顺序号。
5.27.2 字段长度：用4位代码标识。
5.27.3 取值范围：数字。
5.27.4 著录要求：一个案卷内，文件按排列次序流水编号，不应有空号、重号。
6 案卷级目录数据著录要求
6.1 档案馆代码
著录格式及要求按5.1执行。
6.2 档号
著录格式及要求按5.2执行。
6.3 全宗号
著录格式及要求按5.3执行。
6.4 目录号
著录格式及要求按5.4执行。
6.5 案卷号
著录格式及要求按5.5执行。
6.6 年度
著录格式及要求按5.6执行。
6.7 件数
6.7.1 字段描述：一卷档案内文件的份数。
6.7.2 字段长度：用3位代码标识。
6.7.3 取值范围：数字。
6.7.4 著录要求：著录一卷档案内所有文件的总数。
6.8 总页数
6.8.1字段描述：总页数是一卷档案内所有文件总的页数。6.8.2 字段长度：用3位代码标识。
6.8.3 取值范围：数字。
6.8.4 著录要求：著录一卷档案内所有文件总的页数；文件中有图文的页面为一页。
6.9 案卷题名
6.9.1 字段描述：案卷题名是表达案卷中心内容、形式特征的名称。
6.9.2 字段长度：不超过254个字符。
6.9.3 取值范围：汉字、外文、数字、符号。
6.9.4 著录要求：著录表达档案中心内容、形式特征的案卷标题，一般照原案卷标题著录，题名不规范时应重新拟写
如果原题名含义不清或不能全面揭示档案文件内容或案卷题名字段长度超长，应重新拟写题名，置于“[]”内；案卷题名中的数字，表示时间时，用阿拉伯数字著录，如：大连市档案局1999年党组会议记录；表示会议届次时，用汉语大写数字，如：大连市第九届人民代表大会第二次会议。
6.10 起止时间
6.10.1 字段描述：起止时间是案卷内文件最早和最迟形成的时间。
6.10.2 字段长度：用17位代码标识。
6.10.3 取值范围：数字、符号。
6.10.4 著录要求：著录案卷内文件最早和最迟形成的时间，前八位著录文件最早形成的时间，后八位著录文件最迟形成的时间，中间用“-”号分隔。
6.10.4.1 历史档案中的时间应著录换算好的公元纪年，并加“（）”，将原文时间著录在附注项内。
6.10.4.2 当文件形成时间不完整或部分时间字迹不清时，应著录原时间，“年度”缺少或字迹不清部分以“□”代替，“月”、“日”缺少或字迹不清部分以“0”代替。
6.11 保管期限
著录格式及要求按5.16执行。
6.12 类目名称
著录格式及要求按5.17执行。
6.13 开放标识
著录格式及要求按5.20执行。
6.14 附注
著录格式及要求按5.21执行。
6.15 存放地点
著录格式及要求按5.22执行。
6.16 载体类型
著录格式及要求按5.23执行。
7 数据交换要求
7.1 交换数据文件由数据级别、档案馆代码、全宗号、数据交换年度组成。 交换文件格式：
× ×××××× ××××× ×××× .XML
数据交换年度
全宗号
档案馆代码
数据级别代码
7.1.1 数据级别：分为文件级数据和案卷级数据。文件级数据用“W”表示，案卷级数据用“A”表示。
7.1.2 档案馆代码：档案馆名称代码。各单位按档案将要移交到的综合档案馆代码著录。
7.1.3 全宗号：档案馆给定的全宗代码。
7.1.4 数据交换年度：数据文件进行交换时的年度。
示例：数据交换单位是中共大连市委员会，向大连市档案馆移交（市档案馆代码421016），数据交换级别是文件级数据，全宗号00001，数据交换年度2004年。
数据交换文件名著录为：W421016000012004.XML。
7.2 经过加密处理的数据交换，移交时须提供解密手段。
7.3 经过压缩处理的数据交换，移交时须提供解压缩手段
7.4 档案目录数据交换可采用在线和离线两种方式，脱机存储载体建议使用光盘、可移动磁盘。
7.5 档案目录数据交换盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、相关年度及盘号，馆室际之间档案目录数据交换要注明档案馆代码。
7.6 档案目录数据交换盘应确认为无病毒盘才能接收。
7.7 数据字段中无著录内容时，不得填加任何内容，包括空格。
7.8 数据字段中著录内容之前不留空格。
7.9 有些字段，如：全宗号、目录号、案卷号、页号、件号、页数、件数、总页数等著录内容不够规定长度时，不足部分用“0”填充。
7.10 本标准的数据字段类型全部为字符型，用“C”表示，文字类别分为“字符”和“汉字”两类，字符是指GB/T1988所规定的西文字母、数字及符号的图形字符，每个字符在内存中占一个字节。汉字是指GB2312所规定简化汉字的图形符号，每个汉字在内存中占两个字节。著录时出现错别字、繁体字，在所著录条目中予以更正。
7.11 案卷级数据记录中的“档案馆代码”、“全宗号”、“目录号”、“案卷号”、“保管期限”等字段的内容必须与属于该案卷的文件级数据记录中相应的同名数据字段的内容完全一致。
