一、档案保管过程中的保密工作
(一)、提高档案管理人员的素质
档案管理人员要维护档案的完整与安全, 做到档案不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
(二)、区分档案的保管期限与保密期限
确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。?
(三)、做好档案库房管理中的保密
档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，没的具备条件的单位,不能任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
(四)、保密和管理绝密档案
绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到国家建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。一要绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。二要加强绝密档案管理人员的管理。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”?储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。三要加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
(五)、做好档案密级的调整工作
1、广泛宣传，贯彻落实《保密法》，提高认识、大力协调。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。其变化原因有三：一是保密范围的变化。二是密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。三是保密时限的变化。档案管理人员不仅广泛宣传，贯彻落实《保密法》，提高认识，严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。还要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
２、要建立起法制的新秩序。为了让涉密档案调密工作制度化、正规化，应建立划定密期制度，以便届满自行解密；建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
３、要加强涉密档案的科学管理。过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，调密不便的问题。要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。
二、做好档案利用过程中的保密监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用监督从以下几个方面实施：
１、建设和完善档案利用制度。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，在实践中加以总结，不断充实和完善。
２、建立高素质档案管理人员队伍。利用服务工作的档案管理人员，是执行制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律，有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
３、加强监督安全措施。在利用中，做好利用监督，要根据不同的利用对象的不同目的，加强重点监护，防止偷撕或涂改档案，对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。多宣传利用档案的制度与规定，多与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；多观察动态，置每个利用者于视觉之中；分析利用者的情况和利用效果，检查被利用的案卷，督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
4、正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服好务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
三、做好档案开放中的保密工作
开放档案为社会各界所利用的时，应当做好档案的保密工作。首先做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步：第一步初审，档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。第二步中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。第三步终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。第二做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。对划密档案进行解密工作，应当遵循《中华人民共和国保守国家秘密法》第１６条的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”第三做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。编制检索工具。一是基础性检索工具，二是骨干性检索工具，三是文字叙述性检索工具，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
