科研单位推行归档文件整理改革的实践
中国油料研究所 武汉 胡友利
2000年12月６日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。2001年湖北省档案局印发了《湖北省归档文件整理实施细则》，中国油料研究所作为湖北省第一批归档文件方法改革试点单位，从2001年起对文书档案管理进行了改革。
一、制定了实施《细则》，为归档文件整理打好基础
长期以来，许多科研单位都实行以“案卷”为基础的档案管理规章制度，它们对推动和规范档案工作起到了重要作用。而《规则》的实施则使这些规章制度失去了对现实工作应有的指导作用，但新《规则》仅仅解决了归档文件如何整理问题，并未解决如何归档、如何鉴定、如何管理等问题。这就要求各单位从适应档案管理现代化发展的需要出发，认真探讨以“件”为单位进行文书立卷及归档的规律，结合本单位的实际重新制定与《规则》相配套的规章制度来规范本单位的归档工作。
作为试点单位，我们在学习和理解《规则》，执行国家新标准的同时，根据湖北省归档文件整理方法改革的总体精神，制定了《归档文件整理与管理实施细则》（简称《细则》）和《归档文件分类方案、归档范围、保管期限表》，综合概括了研究所文书档案管理体制、任务，文件归档范围，归档文件整理的要求，归档文件的保管、利用与统计等。分类方案是机关档案室管理的基础，根据文书处理以内部机构为单位的特点，我们采用“年度―机构（问题）―保管期限”分类方法。这能最好地保持单位（全宗）内文件来源方面的固有联系，同时便于按专题查找和利用档案。特别是，在研究所机关文件在由各机构（处、室）分工整理的情况下，每个机构（处、室）向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。文件材料归档范围，是先按种类再按文件材料分类归档（党群、纪检审计、人事、行政综合管理、财务、科技综合管理、科研项目和课题、科技开发与产业发展、基建、仪器等），不受机构变动的影响，主要为管理部门及课题组在归档文件中的收集、整理、归档中提供依据。
二、归档文件整理改革后的特点及优势
从历史上看文书立卷盛行具有合理性，也的确在实际工作中发挥了重要作用，但其自身固有的局限性决定了它必将让位于更为先进、合理的整理方法。利弊相权，从理论和实践上突破“案卷”成为一种必然。
国家档案局审时度势出台了《规则》，明确提出了以“件”为单位的新概念，即以“件”代替“卷”作为归档文件的整理单位。传统的文书立卷方法对卷内文件的排列可以按时间、问题、作者、地区、名称、重要程度等方法排列，但取消“案卷”这一保管单位后，对文件的排列《规则》规定：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”强调了“事由”原则，即同一事由形成的相关文件应排列在一起。新的整理方法仍然坚持遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系的整理原则，主要是在整理程序、操作方式上的变化和观念上的突破。从档案整体来看以“件”为单位不仅是一种切实可行的整理方法，也是一种先进的管理方式。从我们几年归档情况看，无论手工进行档案管理，还是计算机辅助档案管理，以“件”为单位的文件管理表现出更大的优越性，其主要特点：
1. 简化了程序，减少了劳动强度，提高了工作效率和质量。改革后的归档文件整理方法，经实践证明具有很大优越性，一是减轻了工作压力，提高了工作效率。传统方式立卷，总感到有一种压力，特别是兼职档案人员很难有专门时间坐下来集中精力立卷，一般只有等到第二年初，等清退收齐上一年度文件后才开始立卷，立卷工作一般持续半年。手工立卷工作劳动量大，重复性劳动多，对一份文件来说需要反复十几次。进行文件级管理，可以随办随归，这就使归档工作日常化。二是简化了整理过程。新《规则》将档案还原到文件级的整理，大大简化了归档整理的过程。由于“件”是文件制发、传递、处理的基本单位，是文件运动过程中的客观存在形式，而“卷”是我们为了保管和利用的方便，在文件归档时人为运用“六个特征”（问题、时间、名称、作者、通讯者和地区特征）整合在一起的一组文件，是人们凭主观经验对文件在事后加工整理的产物。以“件”为单位进行整理，实际上是按归档文件本身所固有的客观特征作为整理标准，将归档工作简化。三是保证了整理质量，减少劳动强度。新的立卷方法是以件为归档单位，按不同机构和保管期限，分类进行管理，简化了归档立卷的繁琐、复杂和人为性，减轻档案工作人员的劳动强度和工作压力。它既不需要编页号，也不需要拟写案卷标题、案卷目录、全引目录等，大抵上经过七道工序：文件形成、实体排序（包括分类、排列）、盖归档章、计算机录入、装盒（包括填写档案盒的脊背）、打印归档文件目录、上架。此方法简单、易学、实用，能保证整理的质量。
2. 有利于文件的管理和保密。过去档案利用者查阅文件时，往往是要调出整个案卷或数个案卷，而同一案卷中有不同密级的文件和要求利用范围、对象有所区别。在这种情况下，很难做到保守秘密，实行文件级管理，利用者需要哪份就调阅哪份文件，不必也不可能调出其他文件借阅，便于利用工作的管理，又便于保密工作的贯彻执行。
3.便于档案的保护。以案卷为保管单位，利用者利用一个案卷中的一份文件，也必须全卷调出查阅，增加了文件的磨损和见光次数，使档案易碎易老化，不利于档案的长久保存。实行文件级管理后，无论是借阅、复印、借出等等利用行为均以单位文件进行，使档案更加安全，有利于档案的保护。
4.可以高效率地为利用者提供优质服务。实现文件级管理，可以使利用者从查阅检索工具到查阅文件，都更具有针对性，节省时间，更快捷，更方便。在随办随归的情况下，使办理完毕的文件能够及时、直接进入档案整理，大大缩小文件办毕到归档利用的空当时间，可以使档案及时提供利用。
5.有利于推行计算机文档一体化管理。随着信息化社会的来临，办公自动化的迅速发展，计算机用于档案管理已成为不可阻挡的趋势，实行文件级管理，减少了文书工作与档案工作衔接中的某些责任不明确的环节，由于文件办理完毕以后，可以随时归档，从而使文书工作和档案工作有机地结合起来，而档案管理所需的各种数据在文书处理阶段已经输入计算机，利用数据库将文书输入的文件名称、目录转入档案，再经整理运用，减少了过去的重复劳动。归档文件目录成为一级检索工具，实现数据一次输入，多次输出，反复利用和对系统内数据资源的一体化管理，并能确保数据的准确性，最后达到快捷、准确、系统检索方式的目的，方便管理和利用。
三、 归档文件管理中应注意的问题
1.目前所实施的改革仅适用于文书档案。《规则》第２条第一款明确定义，归档文件是“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。对于科研单位来说，目前只能在党群、行政类、科研管理档案中由以往的案卷级管理，变为文件级管理，不再按问题组卷。
2.“案卷”概念目前应该保留。在整个档案管理中，除文书档案外，其他档案，如科研课题档案、基建档案、仪器设备档案等，不适用文件级管理，还需要沿用实体“案卷”。
3. 筛选鉴定、划分保管期限同样是文件级管理的必要环节。实行文件级管理，随办随归档，不是文件式管理，不能有文即归，归档文件必须是办理完毕的，具有保存价值的文件。在“三合一”中明确各类文件保管期限的原则，工作中必须坚持按档案工作基本原则进行筛选鉴定。这是因为以“件”为单位只是对以“卷”为单位的档案整理、管理方式的变革，而不是对档案本身的改革。
4.档案盒的检索定位。“案卷”取消后，原来的两级管理改为一级管理，即将每份文件作为一个独立实体进行归档、保管、利用，这样就打破了用“卷”来维系文件有机联系的方式，但这不意味着保管方式上对文件进行分散管理，仍需要集中管理。如何集中呢？文件应当用盒包装，其结果是档案盒性质改变，地位作用增强，它取代案卷而发挥检索定位功能，为缩小检索目标，提高检索精确度，保证文件级管理的成功创造了条件。
5. 管理中要注意防止插错、丢失等问题。以“件”为单位，不用案卷维系，改用盒装后，每份文件都成为一个独立的实体，虽然方便了，但在调档过程中，档案人员必须十分谨慎，从何处调出，即时归入何处，并要定期进行检查与清点，避免插错、丢失。
