案卷是档案的典型微观存在形态
――以件代卷论点浅析
南开大学商学院 伍振华 郭鹏 关小川
[摘要] 以件代卷的种种典型论据，以具体案卷理论中少数欠妥的论述和组卷实践中非主流的不恰当的立卷方式为基础，夸大以件为整理单元的优点，显然是难以成立的。
[关键词] 以件代卷 立卷改革
随着《归档文件整理规则》(DA/T22-2000，本文简称：《规则》)的颁布实施，以件代替案卷作为纸质文书档案整理单元（以下简称：以件代卷），在我国文书档案领域已经成为一种主流的认识和普遍实践。
然而，大量中英文文献查阅显示：在纸质文书档案乃至整个档案范畴，在全世界范围内，总体而言，以案卷为基础的档案整理是一种经久不衰的普遍实践――对长久保存的档案（如公共档案馆保存的档案），情况尤其如此。换言之，“案卷是档案的典型微观存在形态”反映了一种更广泛存在的事实。
为了在本文上篇的探讨基础上，进一步阐明这一事实继续存在的合理性，有必要对以件代卷的种种典型论据作些简要分析。
论据1：立卷过于繁琐和复杂，工作量大，效率低。“调查显示，有的地方在100多个市直机关中，能基本按要求完成立卷工作的单位只有四五家”，而以件代卷简单易行，可缓解机关档案工作压力。
以件代卷，在整理方面确实有比立卷更为简单之处，可以减少某些工作量（如编写案卷号）；可是，通常需要以在档案管理和利用的其他方面投入更大的工作量，甚至造成难以克服的困难为代价。与一组具有有机联系的零散的件相比，将它们组成案卷，在鉴定、存取、保管、清点和利用等诸多方面，至少在总体上更为简便和高效。以纸质学籍卡整理为例，要满足有效地识别、维护、管理和利用同一个班的学籍卡等经常性的需要，都离不开分班立卷；否则，将难以或不能实现这类需求。简言之，编写案卷号等工作，在整体上是能够带来极其显著的效用、效率和效益的。
整理原则的表述是简短的，而具体实现的途径和方式却是多样的，难以穷尽的。立卷理论的复杂性，源于由档案整理对象、整理要求和立档单位实际情况的复杂性。正是这种复杂性，才使得档案整理工作成其为一项重要的专业技术工作，才使得档案整理理论充实严谨，自成体系，富有生命力，成为档案学理论中不可或缺的组成部分。另一方面，对于一个具体的立档单位，特别是一个具体立卷人员而言，立卷方法的复杂程度一般都不会成其为问题。
诚然，我国立卷方法的具体理论形态，存在着这样或那样的缺陷(如：以案卷作为唯一整理方式、案卷与保管单元两个概念混用、片面强调形式统一或其他某一方面而相对忽视整理效率和效益、理论阐释不够协调一致和欠简洁明了，等等)，在一定程度上妨碍了正确理解和有效运用。但是，这些问题可以不断得以解决，整个立卷理论事实上也在逐渐完善；不应当将立卷实践中存在的实际问题（如缺少必要的人员、专业知识或其他必备条件）简单地归咎于立卷理论，全盘否定案卷的存在价值。
实际上，以件代卷不仅存在着不方便、甚至不能满足案卷层次的利用问题，而且根据《规则》规定，也面临着如何组建组合件和怎样“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列”的问题――即使在整理方面，以件代卷的复杂程度（以及节省程度）未必比立卷更低。例如，一些以件代卷的主张者将“随时办理完毕随时归档”视其为优势之一（参见：论据7的分析），可是，由此却会造成漏归机率大幅度上升，要建立补充归档文件与原归档文件之间的事由关联，与补卷（或插卷）相比，不仅其费时更多和效果更差，而且程序也更复杂。又如：以件代卷，一般必须“装盒”和编“盒号”；而立卷往往可以省去这一环节。
论据2：卷皮占用储存空间，裁边、打孔等操作，直接破坏了档案原貌；而以件代卷可节省机关的财力物力。
是否整理为案卷、如何整理和整理成什么样的案卷――档案整理的任何选择，都理应以确实必要和可行为前提。抽象地讲某种选择更节省，毫无实际意义。
论据3：案卷增加了检索层次，影响检索效率；案卷题名拟写随意性强，建立在其上的检索途径可靠性差。
在正常情况下，案卷和案卷题名，在满足检索者进行成套文件检索、灵活调整检索策略、提高查准率和查全率、方便和快速检索等方面，都具有以件代卷不具有的优势。例如：《规则》规定，几份文件作为一件时（如来文与复文），只对排列最前的文件（如复文）进行编目，这样，未编目的文件（如来文）便很可能难以甚至不能查找。
论据4：不同密级文件组合在一起，利用与保密要求之间的矛盾尖锐；馆藏档案提供利用时以卷为单位进行，利用者就可能接触到不在其利用范围内的其他档案内容；文件装订成卷，不利于复印、缩微、扫描等工作；而以件代卷不存在拆卷问题。
“组合在一起”不等于装订在一起；而“装订”不等于难以拆分。何况，案卷概念中没有“必须要将不同密级的文件组合在一起”、“必须装订”或“以卷为单位提供利用”之类的内涵。的确，案卷可能存在拆卷等上述问题，但以件代卷也可能存在拆组合件等类似的问题。
其实，如果整体上确有必要，或当弊小于利，案卷装订也是一种无可非议的选择。例如，有时，装订的案卷中“不在其利用范围内的其他档案”对利用者影响可能微不足道。不仅如此，由于案卷是最小的档案有机体，往往会出现这样的情形：原本意在调阅案卷中某一文件，却意外发现了其他有用甚至更有用的文件；单件号、案卷号、档案分类号的上下位有机关联的特点，还为有意识地以检索案卷中某一件为线索查阅最终所需的对象乃至全面开展族性检索提供了必要的条件。
论据5：在电子文件整理方法方面，立卷显然已失去了借鉴意义。计算机强大的文件级检索功能以及其他现代信息技术给档案查询、利用带来的种种便利，使立卷不再必要。
在现代信息技术，可以使案卷的在整个档案管理和利用中的优势更加显著，而不应当成为取代案卷的技术手段。
众所周知，在现代信息技术背景下，传统的来源原则的适用性曾再次受到质疑甚至否定，但迄今为止，其内核不但未被否定，而且它在整个档案理论和实践中不可替代的价值被“重新发现”，其理论日臻完善。全世界档案界早已“形成一种共识――欲应付电子时代赋予档案工作的诸多挑战，只有更加依赖于来源原则”。而这种共识的突出表现之一是“背景信息”作为文件（包括电子文件、数字档案）必不可少的组成部分，早已由国际档案理事会电子文件委员会写入文件定义，为越来越多专家学者普遍认同。
案卷（包括数字案卷，下同）包含着富有档案特色的重要“背景信息”（如，微观层面的来源背景信息和有机联系信息），立卷正是体现和实施来源原则基本的有效方式之一。在一些著名的档案领域电子文件管理项目中，都可见到组卷的实践，如：澳大利亚“维多利亚电子文件战略”项目（VERS）和保证电子系统中文件的永久真实性国际研究项目(InterPARES）。
从术语使用角度来看，“案卷”意义上的英文file一词，在大量专业文献中广泛使用。例如：国际档案理事会的《电子文件管理指南》（1997）、《档案著录国际通用标准》（第二版，2000）和《电子文件：档案工作者手册》（2005）；国际标准化组织的《信息与文献―文件管理》(ISO15489：2001)和《信息与文献―文件管理流程―文件元数据―原则》（ISO 23081-1:2006）。另外，在电子文件整理的中文文献中，也不乏关于电子文件案卷的论述，如：《政府电子文件管理》等。
仅就档案检索而言，无论是使用手工还是计算机检索工具，以案卷为基础的检索都具有以件代卷检索无法比拟的优势。一个最浅显的例子是，以件代卷因为没有标识案卷内主体构件之间的有机联系，自然也就不可能实现基于这种联系的检索，而案卷级检索恰恰是在档案管理和利用中最具特色和优势的常用检索方式。
论据7：在实行计算机辅助管理的条件下，以件代卷可以轻松地实现改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。
“随办随归”中的“办”一般指“文书处理手续完毕”；而“归”有两种不同释义：“整理后归人档案盒”和“归档”。前一种释义与“平时归卷”同义，显然不能构成以件代卷的优势和否定立卷的理由。而后一种释义――即“随办随归档”与“每年集中整理归档”，显然各有其利弊。例如：“随办随归档”在一定程度上分散了整理归档任务，并难以减少甚至会增加档案人员对整理归档进行监督指导的难度。再如，由于档案的价值不仅取决于被鉴定对象本身，经常还取于它所涉及的事由是否和怎样承办以及相关文件的情况。当一件事由尚未办理完毕时就进行鉴定，往往因相关文件尚未形成而不能准确进行，归档质量也就难以保证；而对已分散归档的文件进行重新鉴定，势必平添许多麻烦。我们应当走出“厚此薄彼”、“非此即彼”定势思维误区，从众多归档方式中选择一种或数种适用的方式。
论据8：在双套制管理中，电子文件进行组卷后，对应的纸质归档文件就不必再进行实体立卷，可以按形成或收到的先后顺序进行排列、装盒和上架。
笔者认为，这种实践在有些具体场合也许经济实用的，但未必一定就是最合适的。在双套制管理中，电子文件案卷与对应的纸质归档文件在档号编制方面，采用有规律的易于直观判断两者内在一一对应关系的档号，通常是有必要的，也容易实现。既然如此，在一般情况下，完全可以用较小的、能够普遍承受的代价（主要表现为少量必要的顺序调整），实现纸质归档文件案卷集中排列，并保持（至少在整体上保持两种案卷顺序的完全一致），以获得由两种案卷排序协调一致带来的一系列优点。
总而言之，上面种种论据以具体案卷理论中少数欠妥的论述和组卷实践中非主流的不恰当的立卷方式为基础，夸大以件为整理单元的优点，显然不足以支撑以件代卷的主张。如果说以件代卷论者对“简化整理，深化检索”的追求是无可非议的，给出的论据也存在着一定的有益成份，那么，他们未能看到科学的案卷理论和合理的案卷实践在实现这种追求的不可或缺性，则是令人遗憾的。
通过本文上下两篇关于“案卷是档案的典型微观存在形态”的论证，可以初步得出如下结论：
在一般情况下，一个单元活动通常形成多个主体构件，将它们整合为一个档案单元能更好地满足档案管理和利用需求。在此基础上建立的案卷理论和实践，与来源理论和实践交融互动，是档案学理论和档案工作实践的有机组成部分。
以件代卷绝对化的主张，在认识上背离了辩证法；以件代卷极端化的行为，在实践上取消、割裂或模糊了主体构件微观层面的有机联系。取消档案单元意义上的案卷，在很大程度上也就不适当地淡化了档案与其他相关事物之间的界线，消解了档案工作和档案理论的特色；对于同一来源、需要在案卷层次意义上成套管理和利用的档案，其不利影响尤其严重――通常是难以或无法弥补的。
以件代卷的挑战正在转化为促进案卷理论发展的一次难得的机遇。随着案卷理论的完善，它在档案学理论建设和档案实践指导方面不可替代的作用，必将越来越显著地展现出来――在新的更高层次上获得整个档案界的一致认同指日可待。
【注释】
1. 在相关中文文献中，绝大多数的作者主张以件代卷。2005年12月14日毛福民在全国档案局长馆长会议上的报告中指出：《规则》“实施5年来，有近30个省、自治区、直辖市按照《规则》的精神，制定了本地区的《实施细则》，因地制宜地对辖区内立卷改革工作进行分类指导，其中江西省、天津市档案局经地方质检部门批准，还制定了相应的地方标准。《规则》的推行，大大简化了档案整理工作，提高了档案检索效率，提升了机关档案基础业务建设水平。”另外，有些作者还提出，以件代卷对科技档案、高校档案等其他种类的档案同样普遍适用。
2. 例如：《现代档案――原则与技术》（谢伦伯格，1956）和《中国档案事业史》（周雪恒，1994）以及本文（包括上下两篇）中提到的其他一些文献。
3. “案卷”定义的文字表述虽然不尽相同，但是至少绝大多数定义都包含着与本文上篇所界定的“案卷”相同的内涵――由多件归档文件组成的有机体（与“以件代卷”中的“件”迥然不同）。
4. 伍振华等：案卷是档案的典型微观存在形态(上篇)――档案整理理论框架重构初探，档案学通讯，刊号待定。
5. 下面所列论据1-7均引自：《归档文件整理工作指南》（郭树银主编，中国大百科全书出版社，2001第14-22页；以下简称《指南》）。
6. 在本文中，“立卷”一般专指以案卷作为档案单元的档案整理。
7. “具体的理论形态”与 “理论”不是完全等同的概念，前者指代的是理论的具体表现形式（如一本教材、一部专著或一篇论文的具体论述）；而后者是从整体上指代理论这类事物。
8. “最低一级”的表述欠妥，建议采用“最专指的”代替――因为，在有些分类体系（如：多层组织机构或职能分类体系）中，有些“归档文件”需要归入“最低一级”以外的类目（如：上一级的组织机构或职能）。
9. 《指南》（第109-110页）。
10. 晋平：“件中件”也应编目，中国档案，2005（1）。
11. 黄霄羽：北美档案界对来源原则的“重新发现”，档案学通讯，2001（2）。
12. “背景信息”的内涵、外延和实践意义，参见：《文件组成“三要素说”献疑》档案学通讯，2006（3）。
13. 在档案领域，英文record(s)一般被译为“文件”，但是，通常又可译成“记录”或“档案”。
14. 国际档案理事会电子文件委员会：《电子文件管理指南》，1997，http://www.ica.org/ biblio/cer/guide_eng.html（2007-08-19）。
15. http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/version2.htm（2007-08-19）。
16. http://www.interpares.org/background.htm（2007-08-19）。
17. 该规则将“适用于不同类型和载体档案材料的著录”分为：“全宗、系列、分系列、案卷和文件”等层次。
18. 这两个标准中的“文件”都包括电子文件。
19. 冯惠玲主编：《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2004。
20. 以件代卷论者，之所以认为建立在以件代卷基础上的计算机检索能够取代案卷层次意义上的检索，除了部分论者对计算机技术的盲崇之外，还有一些是由于他们的偏见而产生的一种认识的错位――他们也意识到，案卷的形成是立卷者综合考虑多种因素的结果，通常无法完全由计算机自动有效生成（将计算机难以实现辅助立卷作为以件代卷的重要理由之一）；另一方面，却又误以为在无案卷标识的情况下，计算机完全能够有效识别出案卷（以此作为以件代卷的一个重要论据）。
21. 《指南》（第59、101、109页）。
22. 例如，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006）规定：对于本机关处理人民来信来访的文件材料的保管期限，有领导重要批示和处理结果的，为永久；有其他有处理结果的，为30年。而对没有处理结果的，则未提出明确的要求。
23. 在对微观层面上具有有机联系的档案实体是否应集中排序的问题上，以件代卷论者有不同的认识，由此大体细分为两类：多数主张应集中排序，而少数则认为在计算机技术支持下，不必集中排序。根据本文前面的分析可知，集中排序至少通常具有十分显著的整体优势。
24. 《指南》（第158-159页）指出：“…将同一事由的文件顺序固定后，可将同一事由的文件加上虚拟关联标记；以保证利用者在检索到所需档案后，其他相关档案能够同时检索到。推而广之，虚拟关联的建立可以跨越分类界限。”作者没有对“虚拟关联标记”作进一步的解释，仅就案卷层面的事由联系而言，可以肯定它不是“案卷号”（因为作者主张取消案卷，绝不会用“案卷号”作“虚拟关联标记”）；但是它又具有一定的与“案卷号”相似的功能。笔者认为：将“案卷号”作为“虚拟关联标记”最为常用的和最为重要的形式之一，既是档案管理和利用的一种切实需要，又合符逻辑且经济实用――没有理由非要将它排除在“虚拟关联标记”的范围之外。
25. “一致认同指日可待”的主要事实依据是：①前辈为我们留下大量值得继承和发展的相关认识成果；②长期以来实现我国档案整理理论和实践进步的主导理念是 “立卷改革”而不是“立卷革命”；③即使在我国以件代卷盛行的环境下，仍有许多知名专家学者十分清楚地认识到案卷不可取代的重要价值，有许多立档单位仍然坚持以案卷为基础的档案整理；④绝大多数使用“以件代卷”提法的同仁，实质上只是否定现有立卷理论和实践中不合理的成分；⑤档案整理的新实践和“来源原则”的“重新发现”，正在使案卷理论和实践在更高的层次上得到不断充实和更新；⑥有些原以件代卷论者已经意识到并开始纠正以件代卷存在的问题，从“否定之否定”的轮回中实现了认识升华。
