条码技术在企业档案数字化工作中的应用

                                  条码技术在企业档案数字化工作中的应用
                                  湘潭大学管理学院      何振    师迅东
  【摘  要】  运用条码技术是目前企业档案信息化建设的必然要求，在企业档案数字化工作中具有许多独特的优势。在应用条码技术时，要正确选择合适的条码。同时，还要注意哪些类型的档案需要条码化与不需要条码化等一系列问题。
  【关键词】 档案数字化  信息化建设   企业档案
随着现代信息技术的飞速发展，条码技术（Bar code Technology），特别是自动识别技术(RFID, Radio Frequency Identity)开始应用于企业信息服务领域。截至到2002年12月31日，我国共有8万多家企业成为中国商品条码系统成员。①条码技术是以计算机、光电技术和通信技术的发展为基础的一项综合性科学技术，是信息数据自动识别、输入的重要手段和方法。迄今为止，条码技术方面颁布的国家标准已经有36种之多。笔者走访了多家企业，大多数企业档案管理部门都还没有采用这项技术。不过，企业档案信息化建设的实践工作者和理论研究者已经认识到：条码技术的应用对于目前如火如荼的企业信息化建设来说已经倍受欢迎，对于企业档案信息化建设来说也只是个早晚的时间问题。
一、使用条码技术是目前企业档案信息化建设的必然要求
条码起源于商业营销和物流管理，也许这一点导致许多大型档案管理机构对条码采取拒绝的方式。其实，国家在这方面一直在纠偏，条码技术的推广应用工作作为我国信息化发展的重要基础工作之一列入国家“十五”计划纲要，国家“十一五”计划纲要对于条码技术更是加大了推广应用的宣传。为了加速推广条码技术的应用，国家教委再次重申在全国高校推出《条码技术与应用》课程。可以看出条码技术推广应用工作在我国经济建设中具有举足轻重的作用。“中国条码推进工程”从2003年4月就已经由中国物品编码中心负责起动。目前，在零售、物流配送、连锁经营、电子商务、图书管理等国民经济和社会发展的各个领域得到广泛应用，已经形成以条码技术为主题的自动识别技术产业。如果企业档案信息管理领域不能很快的应用这种技术，事实上就是一种倒退。
近几年来，在企业档案信息化建设中，现代化管理手段越来越受到重视，有的企业在信息化设备投入方面大给予了相当充足的投入，一些单位购买了成熟的企业档案管理软件，甚至有些企业还自主研发了自身工作需要的档案管理系统。虽然拥有了许多现代化的设备和软件，如计算机、服务器、扫描仪、档案管理软件等，但这些设备在应用过程中也逐渐暴露出一个问题，就是许多企业档案部门尽管在对档案利用情况的数据分析处理上已经做得很好了，但是在系统数据的采集和利用上却依然是靠落后的手工录入和检索，这不但消耗了大量的人力物力，而且不能保证数据的完整准确，使整个管理系统的发展不平衡，系统的效能无法得到充分发挥。其实这个问题，条码技术完全可以解决，但要求一定要在企业档案系统建库的前期工作中就得到重视。
二、企业档案数字化工作中应用条码技术的优势
企业档案数字化工作，是企业档案信息化建设的重要内容。条码技术在企业信息化建设中主要应用于档案数字化工作。从目前来看，条码技术作为一种图形识别技术在档案数字化应用过程中明显具有以下优势：
⑴简单实用。条码符号制作容易，条码分布对于信息量宏观把握强。对于档案插卷难的问题，如果应用了条码技术，那就成了小事一桩。
⑵信息采集速度快。普通计算机的键盘录入速度是200bt/分钟，而利用条码扫描录入信息的速度是键盘录入的20倍。
⑶信息检索速度快，误码率约为百万分之一。由于案卷的条码对应的是计算机的逻辑指针，识别起来速度比较快，而且对于标引的信息深度指向可以控制，因此在检索时能够提高检索效率。另外通过CCD或者激光枪等录入设备，可以加快耦合速度，简化检索手续，避免格式误操作而带来的空检和失真。
⑷采集信息量大。利用条码扫描，一次可以采集几十位字符的信息，而且可以通过选择不同编码标准的条码增加图文密度，扩大采集的信息量。举例来说，一个6位的二维39码就可以记录C110* C110* C110* C110* C110* C110＝106＝1000000件档案。
⑸容易兼容先进的加密技术。信息加密技术在档案管理中应用广泛，计算机在图文条码的加密方面本身见长，使用条码加密技术可以控制权限，对档案泄密的源头进行杜绝，确保用户权限不被滥用，同时对后台库数据的访问不造成流量和进程的影响。
⑹条码标签自由度大，完整性强。条码的识别装置，诸如CCD与条码标签相对位置的自由度要比光学字符识别（OCR）大的多。普通条码通常只在一维方向上表示信息，二维条码对于汽车等大型贵重商品比较使用，一维条码在符号上所表示的信息是连续的，因此尽管在二维空间上有残损，但仍可以从一维的正常部分获取正确的信息。
⑺灵活性强，易于升级和推广。条码作为一种识别手段，可以单独使用，也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别，和其它控制设备联系起来可以实现整个系统的自动化管理。对于特殊情况下没有自动识别的设备时，也可以通过手工计算机键盘进行条码码元的输入。
从上述分析可以看出，在企业档案数字化工作中，条码可在档案标签、索引、扩容、自动输入和安全保密等方面发挥重要作用。
三、企业档案数字化工作中条码的选用
企业档案数字化工作应用条码技术，首先要示正确选择合适的条码，这直接关系到档案数字化后续工作的顺利开展，绝不能忽视。笔者结合自己的经验，对各类条码的选用进行比较分析。
（一）现行条码的种类
条码是一种信息记录方式，根据不同的编码规则所提出的条形码编号方案，多达四十余种，目前应用最为广泛的有：code39码、code bar码（库德巴码）、ITF25 码（交叉 25码）、EAN和UPC码（国际商品条码）、128 码（物流条码）等一维条码。EAN和UPC码、ITF25 码以及 128 码主要用于商品流通领域。39码及code bar码是可表示数字、字母等信息的条码，主要用于医疗卫生、图书情报、票证等领域的自动识别。另外，目前在重工业商品物流领域逐渐开始使用二维条码，二维条码(2D bar code)根据构成的原理、结构形状的差异，可分为两大类：一类是行排式二维码（2D stacked bar code），如PDF417、CODE49、CODE16k等；另一类是矩阵式二维条码（2D matrix bar code），如。
（二）两种类型条码的分析和比较
1．信息容量
二维条码中的行排式条码的识读设备与条码印刷与一维条码兼容，但由于行数的增加，需要对行进行判定，其编译的算法与软件也不完全相同于一维条码。二维条码信息容量大，应用范围也在逐渐扩展。二维条码的修正和纠错能力强PDF417码的纠错能力就有9级②，多重防伪，保密性好。一维条码的信息容量小，而且只能用于表示数字和字母等信息，它要详细地描述只能依赖于数据库的支持，离开了先前建立的数据库，这种条码对档案信息的描述就仅止于档号了。
2．实际工作需要
如果企业档案信息管理系统已经建立了完整的数据库，而且在应用条码的系统中仅对档号信息进行处理，则一维的条码完全可以满足要求。因为通过数据库二维关系表中的映射功能，使用档号这一属性作为中介，按照条码可以完成对档案案卷其他属性表的检索和统计。笔者在一些企业档案馆看到了使用39码作为档案数字化过程中的通用标签。这种编码并不是没有缺陷，缺陷就是不能离开数据库的后台支持，识别过程中条码自身所包含的信息量有限，不能完全记录标签档案的全部标引内容。然而这种缺陷对于企业档案工作来说却是一个安全的耦合，档案具有历史凭证的作用，要力求保护原件完整性。我们可以在数字化过程中将这种数字化后的档案原貌完整地存放在“后台”并进行访问控制，尤其是企业财务档案、基建档案和竣工图，还有声像档案等，这样也提高了安全系数。
但这一点要补充一些内容，那就是企业档案数字化工作者必须能够宏观把握本档案馆未来的发展趋势，如果是综合档案馆，档案门类齐全，收藏案卷在10万卷以上，则应考虑多种条码的使用。因为企业档案数字化工作之后必然带来一些新的技术和管理的挑战，对于条码管理应当有更强的前瞻性，这样才能增强企业档案工作抵御风险的能力。
四、企业档案数字化工作中运用条码技术应注意的问题
1．哪些类型的档案需要条码化
回溯档案建库工作中，旧的没有数字化的档案，我们可以通过扫描设备对其进行数字化，操作过程中鉴别这些案卷的标签可以采用条码。当然，一些档案保管数量少的企业档案室也不一定要采用条码管理，普通的图像图形化的数据库管理软件已经能够做到文件级，如Visual FoxPro。但如果数据量很大，则对于设备硬件的要求就相应升高，如果硬件设备不能通过压力测试，则很有可能出现检索延时、数据包丢失和无效操作的情况，这时候就只有两条路：其一就是升级硬件，淘汰旧服务器；其二就是使用条码管理。因此作为企业档案管理工作者，对于企业档案数量的累积情况必须非常清楚。这样对于档案扩容，条码采用以及技术更新都能有一个正确的度的把握。
2．哪些类型的档案不需要条码化
由于计算机办公自动化的广泛应用，无纸化办公逐渐成为趋势，计算机直接生成的电子档案越来越多，因此并不是所有档案的门类都有必要应用条码数字化建档，例如：企业档案门类中的文书档案，在计算机管理系统成熟的情况下，基本可以通过计算机系统实现公文的流转，尽管在审批过程中还存在电子签证以及一些涉及法律和标准的规范性问题，但已经完全可以通过计算机技术对全文进行有选择和有控制的加密，电子归档也比以前手工时期容易的多，这样不但可以减少纸张耗材的浪费，而且也节省了密集柜等一些档案保管、保护设备。
3．数字化的档案并不都需要格式统一固化
高密级，保存期限为长期或者永久的企业档案可以使用固化软件实现格式的统一，比如国际通用格式pdf；密级低、容量大的企业档案可以通过网络实现充分的利用，如保存期限为短期的wps、excel、ppt、pdf、doc文档，笔者认为没有必要对其进行格式统一化处理，固化反而不利于利用和编辑，但在加密技术上可以采取相应的措施，而这对于企业信息化平台的安全来说也是必不可少的，因此也避免了重复建设。
4．档案数字化工作不是“回溯建库”
企业档案数字化工作，表面上看好像是一个阶段性的工程，有些同志误认为回溯建库工作就是档案数字化工作，这犯了一个偷换概念的错误，回溯建库是图书馆工作当中对于旧的藏书和资料数字化工序的总称③，用在档案数字化工作上还是不妥当的。照片档案和实物档案采用数字化格式记录，这必将是一个长期的工作，这和图书馆有着较大区别。国家正规出版物都已经严格地按照标准采用了条码管理，图书再版编目(CIP)数据也要采用国家标准加以规范④。随着条码技术的发展和相应标准的制定，图书行业已经比较规范，而相比之下企业档案工作有序化程度则要低的多，主要原因是没有办法从国家的角度实行统一管理，这是企业档案工作自身的特点决定的。
随着计算机技术的发展，企业档案保管和利用必然向着更加安全和方便的方向发展，条码技术应用作为企业档案数字化工作中一道工序在未来的发展还不可估量。根据一些发达国家条码研究技术机构透漏，三维条码技术的信息含量已经可以容纳整个案卷，从实物到数据，但成本比较昂贵，我们都期待着新技术革新的到来，但我们也不能停下自己的脚步。

注释：
①中国物品编码中心编著《条码技术与应用》，清华大学出版社（北京），2003年7月版，第4页。
②黄静涛、徐亮、杜琳琳著《二维条码技术在文件和档案管理中的应用》，《中国档案》2006年第2期。 
③ 师迅东著《 高校图书馆综合布线方案及硬件设备和软件建设》，《e线图情》，http://www.chinalibs.net ，2004年2月26日。  
④ 师迅东著《 新形势下图书馆学专业生存与发展对策研究》，《图书馆学研究》2006年第6期。
 [作者简介]  何振，男，1969年生，湘潭大学社科处处长，管理学院教授、博士生导师。师迅东，男，湘潭大学图书馆学硕士研究生, 西北大学行政管理硕士。