“统与分”：对企业档案微观管理体制的思考
中国人民大学信息资源管理学院 张斌
【内容摘要】 本文主要探讨现代企业制度下的企业档案微观管理体制构建。企业档案微观管理体制是企业档案工作的具体管理模式、组织体系、运行机制和基本管理形式，其构建需要考虑的核心问题是要如何处理好企业档案管理的“统”和“分”的关系。“统”和“分”是一对既相互对立又相互联系的矛盾体， “统”和“分”不仅是一种管理体制和模式，还是一种管理思想和理念。企业在构建档案管理体制的时候，要考虑社会经济背景、企业自身状况、企业档案状况以及管理文化背景等。
【关键词】 企业档案 管理体制 档案管理 企业管理
由于我国经济体制的不断变化和发展，从20世纪80年代中期开始，档案学界对我国企业档案管理体制的研究一直没有停止，90年代至今企业档案管理体制成为档案学研究的热点问题。一些论者不断发表关于企业档案管理体制研究的文章，如侯卫真的《试论企业档案工作走向市场经济体制》（载《档案学通讯》1994年第5期），刘国能的《企业档案工作的发展状况和趋势》（载《档案学通讯》1995年第5期），周兵的《探索现代企业制度下企业档案管理体制的模式――对柳州市44家五主管局试点企业的调查报告》，马素萍的《国有企业档案管理体制的发展演变及特点》（载《档案学通讯》1998年第1期），黄艳琼、钟祛非的《现代企业制度下国有企业档案微观管理体制初探》（载《档案学研究》2000年第1期），宗培岭的《论建立二元企业档案工作管理体制》（载《山西档案》2005年第3期），张莉的《企业档案自主管理下的政府职能》（载《中国档案》2006年第2期），等等。
企业档案管理体制主要是指企业档案管理的职能分配、组织体系、运行机制与管理形式。我国企业档案管理体制主要包括宏观管理体制和微观管理体制两个方面。前者是从国家、地区和专业系统的角度确立对企业档案工作的宏观管理职能、组织原则和运行机制，主要包括国家档案行政管理机构和专业主管机关对企业档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度以及监督指导。后者则是从企业自身的角度来具体确定本企业档案工作的具体管理模式、组织体系、运行机制和基本管理形式，如企业档案管理职能定位、隶属关系、组织体系构架、管理方式等。
在我国，企业档案管理体制的演变和发展一直受到国家政治、经济体制改革的影响和制约。另一方面，企业档案管理体制对我国当前企业档案工作诸多问题具有十分重要的制约和指导意义。特别是在计划经济向市场经济转变过程中，如何建立适合国家政治进步、经济建设、科技文化发展需要的具有中国特色的企业档案管理体制，越来越成为大家公认的亟待解决的核心理论和实践问题。对于企业本身而言，如何适应新经济的发展以及建立现代企业制度的要求，重塑企业档案工作微观管理体制，更是一件十分紧迫的事情。
笔者通过对多家企业的调研，发现一个带有普遍性的问题：企业微观管理体制改革的进程非常缓慢，不同程度地滞后于整个企业组织体系和管理模式的改革。如，北京某金融企业制定了在未来几年达到国际同类银行一流水平的发展目标后，就对其内部各部门进行了全面的调查、分析。他们对照国际同类一流银行的管理标准和水平对各部门及全国分支机构进行了检查和评估，最后发现档案部门在管理理念、体制、模式等方面严重滞后。主管领导要求档案部门尽快调研，研究国际一流银行的档案管理、信息管理方法，重新规划和改革档案管理工作。笔者在东北一家大型国有企业调研时，发现其档案馆比十年前在硬件上有了非常大的改善，库房面积大幅度增加，数字化设备一应俱全，业务经费更加充裕。但是与十年前相比，该企业在整个档案基本管理体制和模式方面没有根本性的改变。档案馆有关领导在言谈中，隐隐透露出档案工作在企业被不断边缘化的担忧。同样，广东一家国有企业近几年在进行改制工作，企业对原有的金字塔式的组织机构进行了较彻底的精简，企业员工人数也由三年前的三万多人锐减到一万多人。企业按照建立现代企业制度的要求，借鉴国外同类企业的管理理念和方法，先后进行了组织机构扁平化改革、建立学习型组织、加强企业文化建设、推行以ERP项目为主的企业信息化建设等，使企业呈现出勃勃生机，企业生产力不断提高，社会效益和经济效益显著提升。但是，在企业决策层要求档案部门按照世界先进企业管理方法进行现代企业文件档案管理改革时，档案部门很难规划出一个适应现代企业制度要求的、达到国际先进水平的档案管理总体方案。
在对一些非公企业的调研时，我们发现在企业管理体制上存在的问题就更多。许多民营企业甚至是高科技企业没有企业档案概念，也没有建立企业档案管理体制和机制，没有档案室或档案馆，没有档案管理人员。文件档案散落在各部门和人员手中，企业对其所形成的档案种类和数量无法知晓，这往往造成了许多管理上的问题。如一家从事技术开发的企业，所有技术开发的文件和档案都是在各开发部门保管，有些文件在个人手中。实际上，一些开发人员白天为公司工作，晚上则利用公司的技术帮其他公司工作。某天，一名技术骨干突然离职，使整个开发工作陷入困境。另外一家公司出现过这样的情况：一名被炒鱿鱼的员工为报复公司，在临行前将本部门计算机里面的所有文件全部删除。即便公司能将他告上法庭，但是公司的知识损失是无法弥补的。一家国内知名的体育用品生产企业虽然比较重视文件档案工作，但公司并不知道如何科学地管理文件和档案。公司也成立了档案部门，但是其保管的仅仅是总裁办公室形成的行政文件，一些产品设计、营销文件档案则在各业务部门保存。公司档案部门没有制定严格的归档制度，而是采取鼓励自愿向档案室移交档案的政策，即向档案部门主动移交文件档案的将受到相应的奖励。档案部门并没有明确的归档范围，业务部门或人员愿意交什么，档案部门就收什么。国内一家著名的咨询公司也发现了档案管理存在的问题。公司仿效国外一些咨询公司的做法，没有建立档案机构，咨询项目完成所形成的档案一般是由各业务部门自行保管。公司也鼓励各业务部门和人员能够和他人共享自己的成果经验，但效果甚微，各部门为了自身的利益，往往不愿贡献他们的知识。这样就带来一个问题，一个项目的成功经验很难成为其他部门和人员共享的知识资源，一些新员工加入后不能很快学习和借鉴他人特别是经验丰富的咨询师的知识，致使一些项目的开展都是从头做起，带来了时间成本和人力成本的上升，直接影响到企业的利润。
对企业微观管理体制进行改革，最核心的问题是要处理好企业档案管理的“统”和“分”的关系。从上述国有企业和非公企业存在的档案管理问题来看，实际上就是如何解决好企业档案的集中统一管理与分级（分散）管理的矛盾问题。从我国企业微观管理体制的演变可以看到，总体而言，我国企业档案管理遵循集中统一管理原则，“统”的思想和理念比较明显。而外国企业档案管理特别是美国企业档案管理更多的是“分”。张永慧、尚真认为，“美国的档案管理体制属于分散管理类型，中央和地方对档案和档案工作实行分权管理、各负其责的原则。联邦政府档案机构只负责管理联邦政府各机关的档案和档案工作，对地方、企业档案机构及事务没有指导、监督和管理权。各类档案馆既无上下隶属关系，又无法定的横向联系。此外，美国的私有制决定了凡归属于集团和私人的档案，均属于私有财产，拥有者有权自行处理。美国的企业档案工作没有统一管理体系、管理要求和标准，各个企业根据实际需要自行设立档案部门，配备管理人员，制定文件分类表，档案工作自发性比较强，业务管理活动灵活性很大”。“这种随意性给企业档案工作持续稳定地发展带来了很大的困难。在美国，只有经营业绩比较好的企业，才有档案工作的存在，没有辉煌业绩的企业，就没有档案工作。美国企业档案工作者已逐渐认识到这个问题，所以，在全美档案工作者协会，自发设立了企业档案工作处，有会员300人，每年不定期分片召开企业档案工作会议， 对企业档案工作经验进行的交流和研讨，推选有关企业轮流主办出版刊物交流工作经验和信息，以此来加强企业间档案工作的联系。由此看出，我国企业档案工作的发展，依靠社会主义公有制，依法规范企业档案工作行为，实行集中统一管理，优势明显。”
对于到底是“统”好还是“分”好的理论和实践争论一直不断。赞成前者的人认为，我国企业档案集中统一管理优势明显，有利于完整地保存和利用档案，有利于整合企业所有档案信息资源。而赞成后者的人认为，“分”更加灵活和方便，集中统一管理是计划经济体制下的管理模式，在市场经济条件下，应该仿效国外企业的管理经验，建立更加灵活的、分级（分散）的档案管理模式。从理论上讲，国外企业档案分散管理并没有影响到其成为世界一流的企业，这种看法听起来似乎也不无道理。那么问题出在什么地方？
笔者认为，我们对“统”和“分”的理解还需要进一步探讨。“统”和“分”是一对既相互对立又相互联系的矛盾体， “统”和“分”不仅是一种管理体制和模式，还是一种管理思想和理念。我们在进行中外企业档案管理体制的比较研究时，我们可能更多的关注形式上的“统”和“分”，而没有进一步探究其背后的管理实质。
我国企业所理解的“统”更多的是强调集中统一管理原则、综合管理思想。但在企业档案工作的实践中，对“统”的应用往往有两种不同的形式：一是完全的集中管理。企业建立统一的档案机构，将企业形成的全部档案放在这个档案机构保存。二是集中管理与分级管理相结合。即企业设置档案馆（或综合档案室）和档案分室，档案馆（或综合档案室）主要保存企业总部的反映企业管理总体情况、全面情况的档案，而档案分室主要保存分公司、分支机构、职能部门自身形成的档案。在计划经济条件下，企业档案管理更多的依赖于档案行政管理部门和上级专业主管机关，包括档案管理组织机构的设置也是如此。很多企业并没有特别去思考，到底哪一种管理形式对本企业的发展更适合。笔者认为，中国企业过去对“统”的理解和认识，更多的是从形式的角度来看待的即强调档案实体的物理集中，这与计划经济时代政府、企业的计划管理理念是分不开的。同时，也和我们当时所管理的档案对象有着很大的关联，即企业管理的是纸质档案。如果不实行实体集中管理，我们就无法控制和管理档案信息。
而外国特别是美国企业档案管理所采取的“分”的形式，我们只是看到了其档案的分散管理体制和形式，却没有看到其管理背景。首先，美国是一个市场经济高度发达的国家，企业完全可以自主决定其组织架构和管理模式，具有很强调的灵活性和适应性。实际上，也并不是所有的美国企业都选择了“分”的管理体制，许多公司也建立了档案馆或图书馆，来管理其形成的档案。其次，美国企业档案管理的“分”，主要是指对档案实体的管理不再要求一定集中到一个机构，所以有些企业就没有单独设立档案机构。但是，美国企业对档案信息的管理是非常重视的。美国比我国较早地进入了电子文件管理时代，众所周知，电子文件管理的主要内容是对档案的信息管理和知识管理。因此，从上个世纪90年代以来，美国企业对文件、档案的管理出现了向知识管理发展的趋势，架构知识管理平台，实施包括文件档案管理在内的知识管理成为许多企业的一种选择。
由此看来，从是“统”好还是“分”好的问题本身来说，我们很难做出理想的回答，因为这实际上是一个管理问题。如何选择和做出价值判断，完全是由企业主体来决定的。同样的管理体制、模式或方法在美国能用，到中国来就不能直接套用；此企业的档案管理体制、模式也不一定对彼企业有效。从上个世纪90年代以来，随着新经济的发展，以美国为代表的西方发达国家的管理学界不断提出了诸多新的管理理论和方法。与此同时，我国正处在社会主义市场经济体制的建立过程中，无论是政府、企业还是学术界都十分关注学习和借鉴国外先进的管理理论和方法。在研究中，我们发现了这样一个带有普遍性的问题：在国外盛行的许多管理思想、模式和方法“拿到”中国来就失去了效用或其管理效果大打折扣。笔者认为，其最主要的原因是，管理与社会制度、文化传统、心理等一系列因素紧密相联，对国外管理理念的导入、管理模式和方法的应用必须考虑到我国的社会制度、政治经济体制、本土文化、心理等诸多因素。仅举一例可以反映中外管理背景之差异。我们知道，在美国购买商品是需求付税的，如一份快餐标价为5美元，你购买时就要交大约8%的税，即应付款5.4 美元。笔者在美国加州大学洛杉矶分校做访问学者期间，该高校一些餐厅为了减轻学生的压力，对学生购餐实行免税。当你去交钱的时候，人家只是问你是不是学生，你说是他就给你免税。笔者曾经很傻地问过别人，如果你是老师却说自己是学生呢？人家的回答是：没有一位老师会这么做！如果在中国用同样的办法来管理，其结果应该是可想而知的。
当然，企业在选择档案管理体制、模式的时候，还是有一定的客观依据的，如要考虑社会经济背景、企业自身状况（规模、所处行业特点、跨区域情况、内部组织结构等）、企业档案状况（如载体形式、文档管理流程、档案数量等）以及管理文化背景等。这就需要企业认真的加以研究。
【注释】
1. 张永慧，尚真．赴美考察企业档案工作的启示与思考[J]．档案学通讯，2000（2）：38～40．
（北京市，邮编：100872）
原载于《档案学通讯》2008年第三期
