基于实证分析的企业档案超前管理制度
建设研究
南京大学信息管理系 曾娜
【摘要】建立企业档案超前管理制度是一种实现企业档案全过程管理的有效手段。论文以徐州发电公司档案超前管理制度和沪宁高速公路扩建工程档案超前管理制度为例，在对其进行实证分析的基础上，分析论述了企业档案超前管理制度的核心、具体内容、及其与企业档案管理制度的衔接问题。
【关键词】实证分析 企业档案 超前管理 制度建设
一、企业档案超前管理及其制度的基本含义
档案超前管理，是一种前端控制手段，即主张档案（特别是科技档案）管理工作，应在档案形成之前，从源头开始就对可能成为档案的文件资料进行质量控制，关注文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、职能以及可靠性等方面的关系，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。简单来说，企业档案的超前管理实际上就是对企业各项活动过程中产生的大量文件资料的有效管理。实现企业档案超前管理应做到：①从组织机构和人员上落实档案管理工作，做到统一领导，分级管理。②提高档案人员的整体素质。档案人员必须在熟悉档案管理业务的同时，主动了解企业整体情况，抓住工作中的重点和难点，超前指导、及时检查，以保持档案管理工作的连续性，保证档案的完整、准确。③加强档案超前管理的标准化和规范化，是实现档案超前控制的制度保障。企业应制定档案超前管理制度，明确文件资料在形成、积累、整理、归档全过程中的各项要求，实行全程标准化、规范化管理。
档案超前管理制度，是指从制度控制的角度实现文件资料的规范管理、有序控制，是构建企业档案工作制度体系的重要一环，可以说是整个制度体系的开端。制定统一、规范、有效的文件管理制度，可以大大提高归档文件的质量，从而推动档案管理工作的顺利开展，档案管理制度的有效执行。当前，随着企业档案种类的日益丰富、数量的不断增加，许多企业的档案部门已经认识到，实行档案超前管理是保证档案质量的重要手段。因此，这些企业档案部门在制订档案管理制度的过程中，一定程度地考虑了档案超前管理的问题，并提出了一些具体的规定。
二、企业档案超前管理制度的实证分析
结合当前企业档案超前管理制度建设实际，本文选取了两个比较有代表性的案例――即徐州发电公司档案超前管理制度和沪宁高速公路扩建工程档案超前管理制度，进行实证分析，比较其优势与不足，为企业档案超前管理制度基本框架的研究确立提供实践参考。
1、案例1――徐州发电公司档案超前管理制度
徐州发电有限公司于1976年正式兴建。从建立之初，公司一直十分重视档案管理工作，从实现可持续发展的高度认识企业档案工作，并将其纳入企业发展规划。在制度建设方面，目前公司已制定了14种共计1.3万字的档案管理制度。
徐州发电公司十分重视实现档案的超前管理，其档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。首先，将档案超前管理进行指标分解，纳入全厂各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，这有效地增强了各级领导档案管理的责任感。其次，根据企业档案超前管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在管理的各个节点上领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。再次，对各项档案资料管理制度，厂部均专门行文发布，使其具有权威的约束效力。
其具体管理制度主要有：①档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发出催交催办通知单，限期上交，并适时进行考核。②机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备变动后，工程技术人员必须及时到档案室对原有图纸进行修改。③设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料必须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出工作的技术人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。④工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。
2、案例2――沪宁高速公路扩建工程档案超前管理制度
随着我国经济的快速发展，交通量迅速增长，很多高速公路出现通行能力不足、服务水平低的问题，急需改扩建，沪宁高速公路就是其中之一。在扩建过程中，产生了大量的档案文件，为解决有效管理的问题，沪宁高速公路扩建工程建设指挥部与南京大学信息管理系合作，成立了“沪宁高速公路扩建工程档案工程化系统管理应用研究”项目组，在对沪宁高速公路扩建工程档案管理的实际情况进行了解、分析的基础上，对其现有的档案管理原则、方法、制度等进行优化。其中，档案超前管理制度的提出、制定、完善是整个项目研究工作的重要内容。
具体包括以下内容：①明确档案管理机构的职责。沪宁高速公路扩建工程（江苏段）的项目档案管理工作主要由江苏宁沪高速公路股份有限公司组建的扩建工程总指挥部综合处负责。在总指挥领导下，总指挥部的相关档案人员负责进行项目文件形成、积累、立卷的指导、监督、检查，和归档、组卷等工作，下设各市高速公路扩建指挥部相关科室，负责该市段项目文件的形成、积累、整理、归档工作的指导、检查、监督。②明确人员分工。涉及沪宁高速公路扩建工程项目文件管理工作的人员包括：总指挥部和市指挥部的档案管理员，设计单位的档案工作人员，施工、监理单位的专职或兼职资料员、档案员。对于不同的档案人员，制度中规定了具体的职责分工。③从整体上划分为设计、施工、监理、管理、科研五个部分，分别提出了文件形成、积累、整理、归档工作流程中的各项规定。④制定了文件质量评价标准，定期对工程实施过程中形成文件的管理工作进行检查，根据结果进行奖惩。⑤档案管理软件的若干规定。沪宁高速公路扩建工程（江苏段）的文件、档案管理，使用的是委托上海中交海德交通科技股份有限公司专门开发的中交海德档案管理系统，主要用来进行收发公文和已完工标段的项目文件目录整理、检索、利用。
3、比较分析
由于受到自身行业特点的影响，各个企业的档案工作制度在内容上既存在一定的共性，也体现出较大的差异性。徐州发电公司档案超前管理制度和沪宁高速公路扩建工程档案超前管理制度相比，前者经过了一定的实践检验，而后者是在其工程建设过程中，为满足档案管理的实际需要而制定的，在具体的内容制定上还有待完善。通过比较不难发现，二者都具有各自的优势与不足。具体见表1：
表1 档案超前管理制度案例之比较
制度
优缺点 徐州发电公司档案超前管理制度 “沪宁高速公路扩建工程”档案超前管理
制度
优势 档案超前管理进行指标分解，纳入人员岗位经济责任制 按照形成、积累、整理、归档的文件工作流程制定档案超前管理工作规范
制定企业档案管理的业务流程，明确相关人员的工作职责 有针对性的解决此次扩建中特有的一些问题，如扩建工程中新增工序形成的档案的管理
强化管理制度的权威约束力 制定档案超前管理工作的评价标准，在工程实施过程中进行绩效考核，根据结果进行奖惩
以经济手段保证档案质量 明确项目文件管理责任，以经济手段加以控制
重视变更文件的管理 重视变更文件的管理
不足 缺少对文件质量管理工作中间过程的评价标准 由于是在工程实施过程中编制制度，其内容需要不断修订、完善
内容应按类逐一规定，使之更加系统化、具体化、标准化 虽然认识到变更文件的重要性，但对于有效的变更文件管理办法，有待进一步研究
通过表1可知，徐州发电公司的档案超前管理制度十分重视文件流转的过程控制，从明确档案管理业务流程出发，规定各个工作环节中相关人员的职责，并强调其约束力，从而保证了档案资料的完整、准确、真实。在具体的内容制定上，该公司根据自身工作特点，特别明确了技术文件资料归档的重要性，以及对变更材料的及时收集，并通过经济手段来保证档案的质量，充分体现了过程控制的管理理念。相比较而言，沪宁高速公路扩建工程档案超前管理制度在从管理体制、文件管理流程、人员三个方面加以规定的过程中，充分认识了其工程建设自身的特点，针对具体问题提出切实可行的解决方法，并通过制定档案超前管理工作评价标准进行绩效考核，利用经济手段进行奖惩，从而实现了文件的全面质量控制。当然，这两个企业的档案超前管理制度也都存在一定的局限性，结合实际工作，对制度进行合理的修订、补充、完善，是企业档案部门需要长期坚持的一项工作。
三、企业档案超前管理制度的确立
通过上述分析可知，目前企业档案超前管理制度的研究还有待进一步深入，在理论研究的基础上，借鉴已有成果，建立一套完整、系统的企业档案超前管理制度，是企业档案工作制度建设过程中的一项重要内容。
1、企业档案超前管理制度的核心――文件管理制度
文件是档案的前身，档案是文件的转化形式，二者之间既有联系又有区别。具体表现在：①文件是“现行文件”，而档案是“非现行文件”。文件是企业现行工作的依据或直接的成果，当文件归档后即转化为档案。②档案是“具有保存价值”的文件。文件转化为档案的前提条件是文件必须具有保存价值。③文件具有“更改渐全性”特点，档案则具有“原始性”。文件在实际工作中，随着客观事物的发展和人们主观认识的变化，往往需要通过不断的更改才能逐步加以完善。而档案作为一种原始凭证，其内容决不容许更改。④文件侧重于现行作用，档案侧重于历史作用。文件记录和反映了企业对组织实施有关工作和活动的指导思想、具体要求和预期目的等内容，完整、真实地体现了其主观意志和意图，它起到了记录实际工作内容，推动工作开展，维护企业正常运行的作用。档案是企业的一种重要战略资源，有效开发利用档案信息资源，可以为企业创造更多的财富。此外，档案具有凭证查考作用，在实际工作中工作人员往往通过查阅档案的方式来了解企业发展情况，借鉴成功经验，以便更好地开展各项工作。
文件与档案存在着上述差异，这就决定了档案超前管理的各个方面（如内容、人员、制度）必然不同于通常意义上的档案管理。在制度建设方面，企业必须遵循企业文件自身的特点、流程、规律来制定相应的规章制度，才能真正发挥其规范指导作用。
2、企业档案超前管理制度的内容
建立完善的企业档案超前管理制度，主要涉及三方面内容：企业文件自身流程（即文件形成、积累、整理、归档的运动规律）、文件流转过程中可能涉及到的机构（部门）、相关人员。具体见表2：
表2 企业档案超前管理制度一览表
分类 范围 规章制度 主要规定内容
机构 文件形
成与管
理机构 相关规定 规定企业中参与文件流转的相关机构（部门）、档案部门在文件管理过程中的相应职责、管理的内容（如上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料）等
文件
运动
规律 形成 文件形成 规定文件形成过程中，保证文件真实、客观、有效的一系列要求
积累 文件积累制度 确定积累文件的种类、方式、数量控制等
整理 文件整理制度 确定文件整理分类的原则、内容与承担的部门及人员
归档 文件归档制度 规定企业各部门向档案部门移交文件的内容、日期、程序、手续等
职能 岗位职责 相关人员工作岗位责任制 明确参与文件管理的工作人员（包括各个部门的工作人员、文职人员、档案人员等）的职责与权益；规定奖励与惩罚办法；积极推进个人负责制
表2所列举出的企业档案超前管理制度仅是一个基本框架，各个企业需根据自身行业特点，在遵循国家各项有关企业文件管理办法的前提下，制定具体的制度内容，使之发挥对本单位日常文件管理工作的规范指导作用，进而推动日后企业档案管理工作的顺利进行。
3、企业档案超前管理制度与企业档案管理制度的有效衔接
企业档案超前管理制度是对可能成为档案的文件的质量控制，是企业档案管理工作的源头。因此，在其制定和执行过程中，不仅要考虑自身的情况，还必须考虑其与企业档案管理制度的有效衔接问题。即强调从文件形成伊始直至其最终成为档案的全过程管理控制。这就要求做到这两个制度的有效衔接，使之成为一个协调的制度体系。
在具体方法上，包括以下几个方面：①企业可根据实际情况，建立相应的档案管理工作网络，实现档案的全面质量控制。企业性质的不同决定了其运营模式各具特点，在不同模式下，企业档案部门的工作必然也存在差异。档案部门应根据企业实际情况，明确企业内部各部门及其工作人员在档案全程管理中的责任与义务。②企业各部门之间的积极合作。实现制度有效衔接的主体是企业内部各部门及其工作人员，只有各部门（即参与文件形成、管理的部门和档案管理部门）积极配合、协同工作，才能很好的完成文件档案的管理工作，为企业提供更多的信息资源。③制度内容的相互呼应。这是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施的效果。在本文中，档案超前管理制度中的文件归档制度与通常所说的档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环。④资源共享。实现企业部门之间的资源共享，可以充分发挥各部门自身优势，优化资源配置，促进文件档案管理工作的顺利进行，加快企业信息化建设进程。
参考文献：
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⑤张玉芹.强化档案制度建设 规范日常归档管理.中国注册会计师,2003（8）
（南京市，邮编：210093）
原载于《档案学通讯》2008年第三期
