“档案知识管理”包含了两层含义：一是“以知识管理为导向的档案管理”；二是“以档案管理为基础的知识管理”。它是笔者在对29家企业、41位员工进行实地调研或深度访谈的基础上，通过档案管理与知识管理的双向审视，提出的一种新的档案管理与知识管理模式。
一、“档案知识管理模式”的提出
1．提出“档案知识管理模式”的背景
实证调查与文献调查表明，当前中国企业的档案管理、知识管理都面临困境、陷入重围。国有企业档案工作日渐边缘化，民营企业档案工作尚未规范化；档案实体管理模式遭受冲击，档案信息管理模式实效不高。对于知识管理持观望态度的企业多，真正实施的企业少；而实施知识管理的企业中又失败者多，成功者少。
2．提出“档案知识管理模式”的思路
中国企业档案管理陷入困境的根本原因在于传统档案管理无法适应现代企业制度建立、市场竞争日益激烈、信息技术飞速发展等外部环境的急剧变化，需要进行根本性的变革。知识管理作为知识经济时代的管理范式，能从出发点、根本目的、基本内容和技术支撑等各个层面为档案管理变革提供新的思维。知识管理陷入困境的根源在于知识管理的不成熟性、抽象性与复杂性；而成熟的、具体的、简单的档案管理可以给知识管理以借鉴、依托与启示。也就是说，现代的知识管理可以为传统的档案管理创新拓展提供方向与动力，而传统的档案管理可以为现代的知识管理简单实现提供路径与基础。
3．“档案知识管理模式”的基本思想
第一，以知识管理为导向创新拓展档案管理。档案管理应该以知识管理为导向，将文件、档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识；应该按照知识管理的要求，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动，从而提升档案管理的价值，提高档案管理的地位。即，应该实行“以知识管理为导向的档案管理”。
第二，以档案管理为基础简单实现知识管理。知识管理可以从档案管理切入、起步，以档案管理为基础、核心；可以利用档案管理的基础，借鉴成熟的档案管理技术方法，开展知识的积累、组织、评价与服务等各项活动，从而促进知识管理的可操作性，促进知识管理的简单实现。即，可以实行“以档案管理为基础的知识管理”。
二、“档案知识管理模式”的理论依据
1．系统耦合原理
档案管理与知识管理之间存在耦合关系：档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通；而又在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等方面相差相异。知识管理可以拓展档案管理的领域，提升档案管理的价值；档案管理在沉淀、积累知识，传播、交流知识，理解、挖掘知识，保护知识产权等方面对知识管理具有促进作用。人们应该遵循、利用档案管理与知识管理之间的耦合规律，促进、增强两者之间的良性互动、优势互补。
系统耦合原理、档案管理与知识管理之间的耦合关系为档案管理与知识管理的双向审视提供了最基本的必要性与可行性，为“档案知识管理模式”提供了最基本的前提。
2．档案后保管范式
档案后保管范式的产生主要源于两个直接因素：一是文件形态的变化，即虚拟的电子文件取代实体的纸质文件；二是文件数量的变化，即文件数量急剧增长。档案后保管范式的基本内容是新来源观、宏观鉴定论和知识服务。新来源观的实践目的在于通过捕获文件、追溯背景信息，提供丰富的知识资源；宏观鉴定论的实践目的在于通过提高文件鉴定效率，剔除低质文件，提供良好的知识结构；知识服务的实践目的在于指引用户从文件中获取所需知识，实现知识价值。新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础和保障，知识服务是档案后保管范式的核心和目的。
档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理朝知识管理方向发展的内在要求和必然趋势，为“以知识管理为导向创新拓展档案管理”提供了坚实的理论基石。
3．企业资源基础理论
企业资源基础理论的基本思想是：第一，企业的竞争优势不在于企业外部的力量，而源于企业内部的资源；第二，只有具有战略性、独特性、难以模仿性的资源才能为企业带来长期可持续的竞争优势。
文件、档案作为内源显性知识，属于企业内部的具有战略性、独特性、难以模仿性的资源（即核心资源）。档案管理是有效获取、管理、利用隐性知识（核心资源的一种）的重要手段。这为“以档案管理为基础简单实现知识管理”提供了有力的理论依据。
4．简单管理思想
简单管理的思想精髓在于：第一，从简单的事情做起；第二，用简单的方法做事；第三，按客观规律做事。它启示人们：知识管理可以从档案管理切入，可以利用档案管理技术方法，可以借助档案管理与业务流程紧密结合。这充分论证了“以档案管理为基础简单实现知识管理”的科学性与合理性。
三、“档案知识管理模式”的具体实现
1．总体框架
根据系统耦合原理，档案管理系统与知识管理系统耦合的最终结果是一个新的知识管理系统。因此，应该总体上基于知识管理，同时借助、参考档案管理，来设计“档案知识管理模式”的总体框架。从迈克尔•波特的价值链理论来看，“档案知识管理”的基本性价值活动由知识积累、知识组织、知识评价与知识服务等组成，支撑性价值活动包括企业文化培育、人力资源管理、组织结构设计和信息技术应用等。
2．基本活动
第一，知识积累环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：不局限于传统文件、档案的归档、收集，而是按照知识管理的要求加强对隐性知识的记录与收集，加强对非正式文件及外部信息的收集，从而极大地拓展了档案管理的范围。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在：以文件、档案作为知识库的资源基础；借助档案管理中形成必要文件、进行文件归档、实行档案集中统一管理等传统的、成熟的技术方法，使知识积累有了具体化的手段和制度化的保障。
第二，知识组织环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：在档案实体分类的基础上，进行档案内容分类；从一维层次结构的分类体系拓展为多维层次结构的分类体系。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在：借助档案内容分类达到知识分类的目的；重视基于历史主义的来源原则在知识分类中的重要意义。
第三，知识评价环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：比传统档案鉴定更关注档案的情报性价值、现实价值与利用价值；更重视普通用户在档案鉴定中的作用；在保存历史的同时兼顾促进知识创新的需要。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在：借鉴档案鉴定的二次鉴定过程进行知识入库评价与定期评价；参考档案鉴定的基于内容标准的直接鉴定法与基于来源标准的职能鉴定法开展知识评价。
第四，知识服务环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：按知识服务的服务理念（以用户为中心）、服务目的（为用户提供知识与问题解决方案）、服务主体（专家团队）、资源基础（集成的信息与知识资源）、服务方式（主动服务）、服务手段（网络化与智能化手段）、服务策略（个性化与针对性服务）、服务过程（全过程服务）、服务时效（实时与超前服务）等创新、拓展和提升档案服务。
3．支撑活动
第一，企业文化培育方面。档案管理人员应更具有创新精神；知识管理人员应更具有实务精神；档案管理人员与知识管理人员及全体员工都应具有团队合作的精神和知识共享的理念。
第二，人力资源管理方面。应提高档案管理人员的素质；构建包括档案管理专家、知识管理专家、信息技术专家、业务活动专家和其他领域专家在内的工作团队。
第三，组织机构设计方面。应整合企业的信息资源管理机构（档案管理机构、图书情报机构、信息技术部门）；应该设置CKO岗位，档案管理人员进入CKO团队。
第四，信息技术应用方面。应大力应用各种现代信息技术，同时正确处理好管理与技术的关系。
4．系统构建
“档案知识管理”系统的构建应该遵循资源集成、功能集成与系统集成的原则。在对当前企业中各种类型的档案管理系统与业务系统（以OA系统为例）关系、知识管理系统与业务系统关系的特点与优劣进行比较分析的基础上，笔者提出，“档案知识管理”系统的构建策略是，在基于知识管理的业务系统（如KOA系统）中实现文件、档案一体化管理、集成管理。这样知识管理的思想理念自然而然地渗透、体现于档案管理，实现了“以知识管理为导向的档案管理”；而档案管理也自然而然地成为知识管理的基础、核心，实现了“以档案管理为基础的知识管理”。
四、案例分析
SG钢铁集团有限公司自2005年起开始实施“知识资源管理”。《SG知识资源管理构思》中提出的“SG档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心”，与本文“档案知识管理模式”所倡导的“以知识管理为导向创新拓展档案管理，以档案管理为基础简单实现知识管理”相当吻合。实践中SG集团的知识资源管理也正是一种“以知识管理为导向的档案管理”与“以档案管理为基础的知识管理”。SG集团“知识资源管理”的成功实施表明，“档案知识管理模式”具有可行性。
本文启示我们：档案管理应该在坚持本专业的基本价值、核心理念的基础上，通过大胆创新、积极进取，充满自信地融入更为广阔的知识管理舞台；知识管理学科应该从档案学等传统学科中汲取营养，知识管理活动应该建立在档案管理等基础性活动之上，知识管理工作者应该具有务实精神。
注：徐拥军著：《企业档案知识管理模式――基于双向视角的研究》，中国档案出版社，2009年5月出版。
