《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”在《档案法》颁布以前，一些单位或个人以种种借口或不进行立卷工作，或将公务活动中形成的文件材料据为己有，长期不先进归档或拒绝归档。《档案法》以法律形式明确了立卷归档及公民应尽的义务，因此任何组织和个人都必须遵守这一规定。
“应当立卷归档的材料”其范围主要包括机关、团体、企业事业单位和其他组织、政党以及国家领导人和其他国家工作人员在公务活动中形成的，能够反映本单位工作活动的并且具有查考利用和研究价值的文件材料。具体可分为以下四种类型：
一、上级机关的文件材料。它主要包括：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料；上级机关颁发的属于本级机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需贯彻执行的法规性文件；党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录象等材料；代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
二、本机关的文件材料。主要包括本级人代会、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；本机关召开的工作会议、专业会议材料；本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印刷稿，重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本级机关的批复文件；本级机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录象等文件材料；本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等的文件材料；本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；本机关与外国签订的条约、协定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声象材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
三、同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。
四、下级机关的文件材料。主要包括下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；直属单位报送的重要的科技文件材料；下级机关报送的法规性备案文件。
对以上范围之内的文件材料，任何组织和个人必须按规定进行立卷，并向档案室或档案工作人员进行归档，不得据为己有。
