档案数字化，是指利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、磁带、光盘等数字载体上并能被计算机处理的图像或文本的过程。其基本的原则是使档案信息资源得到共享，并能准确、方便、快捷地提供利用，以满足社会的需求。
一、 甘肃省数字化工作的现状
甘肃省档案局自1997年开始数字化试点工作以来，积极带领全省档案部门进行档案数字化工作。截至2009年底，全省各国家级档案馆已录入开放档案案卷目录153.62万条，文件级目录1545.37万条，扫描档案全文约990万幅。现在目录录入工作基本在全省101个国家级档案馆（包括1个省级馆、14个市州馆及86个县级馆）全面展开，全文扫描工作也已在大多数有条件的综合档案馆进行。
二、档案数字化管理方式的误区
对档案的数字化工作，主要目的是为避免因频繁使用所造成档案原件的破损、字迹褪色等安全问题，同时以高速、便捷、现代的管理方式为档案利用人提供服务。当前，社会大众对档案的利用要求，已由传统的纸质利用向数字利用转变，因此，如何满足社会需求，如何提高档案提供利用能力，已经成为档案部门亟需解决的问题。
我们已采用了各种方法来加强档案的数字化的管理和建设，其中包括采用先进的方案管理软件、对实体档案进行数字化加工等。这些举措都能部分满足现今档案管理和利用的需要，不过大家都还处在摸着石头过河的阶段，或多或少存在误区和不足。
误区之一：预期过高与太过悲观
一方面，档案部门在上信息化项目之初，都会预期过高，认为买了一套系统就万全了，以为"买了软件，问题就都解决了” ，其实，这是一个很大的误区。当然好的系统有助于提升管理的水平，有助于科学机制的运行，也有助于创新活动的开展。但无论再好的系统，都不可能替代档案人的工作。指望档案管理系统可以自动解决管理问题或自动提升管理水平，是不现实的，也是不合理的。
另一方面，与预期过高相对，"太过悲观”，对档案信息化建设所带来的效用没有充分认识，认为档案软件只是一种普通的工具，甚至认为"IT无用”，也是很大的误区。之所以将这两个误区放在一起，是因为它们的实质是一样的，都是对信息化的作用缺乏正确认识。
实际上，信息系统不是普通工具，绝不可以忽视它的作用。它是一种革命性的工具，正如蒸汽机这种工具一样，它会给工作生活的各个方面都带来革命性的变化。对于信息系统正确的观点应该是：
（1）信息系统是一个工具。我们既不要夸大它，认为它是万能的；也不要低估它，认为它只是一个普通的工具，甚至认为它是无用的。
（2）它是一种能带来革命性变革的工具，它能带来管理提升，但它本身并不等同于现代管理。
（3）管理者的工作不会因为它而消失，只会因为它而提升。
误区之二：重完成指标量化，轻质量
近几年，好多档案部门都是由上而下地制定下达数字化任务，包括每年完成多少条目的录入，多少全文的扫描。有条件的地方还给经济困难的区县配备了相应数字化的软硬件，这确实有利于数字化的工作的推进。但是，有些区县由于人员及经费等原因的限制，只是拼命地完成任务，对档案目录录入的准确与否就根本没有校对，对扫描的全文也没有按照《纸质档案数字化技术规范(中华人民共和国档案行业标准 )》去修图。很多的地方只是对全文进行了扫描而没有和目录形成挂接，所以就更谈不上有效的查询利用了。因此，加强数字化的质量才是数字化有利用价值的根本。
误区之三：能实现全文检索是最好的
在数字化加工完成以后最重要的就是利用了，现在有好多档案部门及档案软件开发公司最看重的就是实现全文检索了，这在有些题名和全文相差很大的文件（譬如人物任免）方面确实有非常好的检索准确率，但是由于全文检索需要对扫描的图片进行识别后才能够检索，这就相应增加了系统负担，导致检索速度的变慢。所以本人认为一般情况下使用目录检索全文浏览的方式是比较合理的，而把人物任免及职称等方面的文件单独建立人物数据库来检索，这样既能保证查全查准又能减少检索时间。
误区之四：全文扫描中只抓图片的质量
在我们全文扫描过程中往往会遇到只关注扫描的质量及数字化有关的方面，而往往忽视了档案原件的前处理过程及复原装订问题，这其实是一个最可怕的事情。如果我们的档案原件因为数字化而导致装订错乱或者丢失那就是得不偿失的了。所以我们在全文扫描时首先应制定相应的扫描流程等方面的制度，这样才能确保档案原件的安全。
三、数字化建设工作中的有关问题探讨
（一）加工各个工作环节的资料存留问题
对一批档案数字化加工完成后，我们应将前处理过程中登记的所有报表及时整理存放，然后编写这批档案的数字化加工说明、包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、加工环境、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等形式一套完整、规范的资料，保存起来，以备未来之需。首先，它是纸数字化档案数据有章可循的依据，如果数字化后的数据在验收时或使用时发现问题，它们是会查问题解决问题的最重要的依据，其次这也是留给活人的文字记录，是保证档案数字化工作前后一致和衔接不同时期、不同全宗档案数字化工作的有效手段。当然做这些工作要付出额外增加工作量的代价，一般单位或数字化公司都是不愿意这么做的。
（二）扫描件和非扫描件的界定
根据DA / T 31 一2005 纸质档案数字化技术规范5.3 区分扫描件和非扫描件"无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿”的要求，我们大部分档案确实只需扫描正式件即可，但是在遇到比较特殊的档案时还需特殊对待。比如《宪法》，如果利用者只想利用《宪法》内容本身，查找第几款第几条，只看正本就够了，再有《宪法》都有公开发行本，直接查找发行本就行了，根本不用到档案馆来查，所以扫描只扫描正本，就能满足这部分利用者的利用目的了。但是如果想看《宪法》的形成过程、起草过程、修改过程等，仅看正本是远远不够的，还要看历史的修改搞及形成《宪法》的有关档案。这就要求正本、定稿、草稿必须同时所扫描，不应该割裂档案的前后形成关系，造成档案数据的不完整。
（三）刻录档案数据光盘的选择及存放
纸质档案数字化完成后,为保证数据的安全,光盘大多做为脱机备份的载体之一被使用起来。首先，光盘质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用。笔者认为最合理最现实的办法是档案的科研部门设立一个机构,设立一个专门检测光盘质量的机构,对市场上的各种光盘进行检测,有针对性地定期发布一个拥有各种检测数据的质量检测报告。其次，光盘的选用以前是VCD的，现在大多又用DVD的，这样过若干年以后在读取上有没有问题很让人担心。第三，光盘的存放也是五花八门，有的插册存放，有的装在硬塑盒里，有放在光盘柜的，有存放在光盘库的，所以笔者认为很有必要探讨一种既经济又实惠的方式推广使用。
（四）数据格式及系统接口的统一问题
由于数字化管理软件的不统一导致数据格式的不同，加之后台数据库也没有统一这必然导致数据在接收时需要接口软件，如果在档案管理软件行业内部没有一个统一的接口标准，那么大量移交进馆的数据就不能接收进数据库。
数字化工作是一项长期而艰巨的工作，档案数字化管理方式需要在实践中及时总结以便把数字化的工作做的更好，同时把在数字化建设中遇到的各方面问题提出来也是给数字化建设的一个非常好的借鉴。
