【摘要】 近几年来，随着公司信息化建设的发展，特别是OA协同办公系统等的广泛应用，使公司的管理方式发生了转变。对于档案工作而言，随之而来的是档案载体形式的转变，大量的电子文件的产生，给我们的工作和生活带来巨大的变化,它与纸质文件的归档和管理截然不同,给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，电子文件归档工作已实实在在摆在我们面前,因此,必须积极探索电子文件归档管理。本文主要介绍了中核四O四有限公司在电子文件归档工作中的经验教训，以供借鉴。
【关键词】电子文件，归档，实践
1 电子文件带给档案管理工作的影响
2011年以来，公司加快了信息化建设步伐，先后实现了OA协同办公系统、财务管理系统、物资采购系统、人力资源管理系统、档案管理系统、保密管理系统等信息化建设目标,大量生成的电子文件，使得档案管理工作的重点放在电子文件的归档管理上，档案管理工作逐渐变为一项电子化、网络化的工作。
1.1 档案管理方式、方法的改变。在大网络环境下，大量电子文件的产生，从根本上改变了传统档案管理方式、方法。传统的档案管理以纸质档案载体为主，纸质文件的归档、整理以及提供利用均是手工管理方式。而电子文件的归档、整理以及提供利用需利用计算机等先进的设备和管理软件来实现。
1.2 档案信息与载体的改变。传统的纸质档案其档案信息与载体是一体的，也就是说信息与载体是不可分割的整体，是相互依存的。而电子文件其信息是以独立的形态存在的，摆脱了载体的束缚，完全改变了信息与载体的一一对应关系，也正是这种质的改变，促使档案管理工作逐渐向电子化、网络化迈进。
1.3 档案归档流程的改变。一是归档时间上的改变。传统的纸质文件的归档一般是在文件形成后第二年上半年归档，而电子文件则可以在办理完毕后随时归档；二是归档流程上的改变。传统的纸质文件归档工作流程比较繁琐，重复性工作很多，费时费力，工作效率不高。而电子文件的归档工作流程相对而言简化了，电子文件归档分为逻辑归档和物理归档，电子文件归档保存在计算机或服务器上，或脱机保存在光盘、磁盘等载体上。
1.4 档案保管条件的改变。纸质档案的保存条件相对来说比较简单，只要库房符合三无九防等就基本满足保管要求了，而电子文件的保存除上述要求外，对其所依赖的载体的安全性、可靠性等方面也有要求，同时，对温湿度和防磁性等方面要求很高。
1.5 档案人员专业素质要求的改变。传统档案管理多是采用手工方法进行归档整理，而电子文件因其特殊性，必须借助现代化设备进行管理，因此，对档案管理提出了新的要求，要求档案人员既要具备较高的业务素质，还必须掌握运用计算机等现代管理方法。
2 公司电子文件管理状况
公司对于电子文件的收集、整理、归档工作，也是近几年随着信息化建设的发展以及OA办公系统的应用才开始提出并着手实施的， 2013年之前，对于电子文件的归档应该说是个空白，尽管计算机等先进的现代化办公设备辅助办公管理也有二三十年的历史了，但由于诸多因素，致使电子文件归档工作滞后。
2.1 认识不到位，缺乏对电子文件归档的意识。过去由于传统的纸质文件占据主导地位，归档工作也仅是对纸质文件材料的归档，对电子文件的重要性缺乏认识，没有将电子文件归档工作纳入档案管理工作中，使大量有价值的电子文件流于个人手中或被销毁处理。
2.2 缺乏电子文件归档管理机制。过去对于电子文件归档工作缺乏相应的管理机制，无论是管理手段还是管理方式方法上，都没有明确的指导意见，再加上档案管理部门本身对电子文件也缺乏清晰的认识，因而，电子文件的归档工作就被模糊化了。
2.3 电子文件有效性等方面的制约。过去所说的电子文件也只能算是电子过程文件，它与纸质红头文件还不能等同，或许其与纸质红头文件的内容完全一致，但由于其安全性、可靠性以及法律效力等方面的不确定性，导致其与纸质文件的管理脱节。
2.4 缺乏电子文件管理专业人员。目前，公司缺乏一支既懂档案业务又懂计算机应用技术的复合性人才，对电子文件的管理也仅限于保管保存，缺乏有效的管理。
3 公司电子文件归档管理实践
电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了使电子文件得到及时归档和有效利用，2012年，档案信息化工作纳入公司信息化建设体系，确立了由公司信息中心负责档案信息化建设实施。档案馆配合信息中心完成了档案管理软硬件需求分析、工作流程梳理等工作，对几家软件公司进行了对比分析，为了与集团公司保持一致，最终与方正公司合作开展"档案管理信息平台建设项目”。2013年10月完成了档案管理平台的建设并成功嵌入公司协同办公系统，同时完成了OA办公系统与与档案管理系统接口的改造，具备了试运行条件。至此，档案管理信息平台全面推广应用，电子文件归档工作随即展开。
3.1 精心组织，做好电子文件归档准备工作。
3.1.1 规范制度，确立标准。2013年年底着手实施电子文件的归档工作，结合实际制定了《电子文件归档管理办法》，对电子文件归档范围、归档方法、归档要求等做了具体规定，明确了相关单位职责，确立了电子文件归档标准，为电子文件归档工作提供了标准依据。
3.1.2 加强沟通，协作配合。开展电子文件归档工作，一是要加强与文书部门的沟通协作，统一思想，统一标准，做好电子文件的前端控制和初始鉴定工作，以确保电子文件归档的质量。二是要加强与信息部门的沟通协作，对于档案和文书人员来说，开展电子文件归档本身就是学习实践的过程，涉及到信息化设备、应用软件等方面的知识和应用技术都较为薄弱，必须依托信息技术部门的计算机专业人员，形成与信息技术部门紧密合作、优势互补、相互依托的衔接机制。
3.1.3 加强培训，提升技能。由于传统纸质档案归档工作大多采用手工操作的方法，这与电子文件归档方法截然不同，需要掌握新的知识和新的技术手段，为此，在档案管理平台实际应用前，公司档案馆与信息中心联合举办了"档案管理平台实操培训班”，组织文书人员和档案人员学习了档案信息管理自动化的基本知识和技能，通过培训使文书人员和档案人员担负起电子文件归档工作的重任。
3.2 电子文件归档实践
3.2.1 文书人员采集电子文件信息。2014年3月开始，由文书人员从OA协同办公系统中将2013年度的电子文件进行采集，进行初步归档，这样，OA中的电子文件就通过OA与档案管理系统之间的接口进入档案管理系统的文件库，进入文件库中电子文件还需要文书人员进行二次归档，此时，电子文件进入档案管理系统的预归档库中的待整理，文书人员在待整理环节对需归档的电子文件进行整理，著录"保管期限、密级、页数、成文日期、件号”等相关信息后，提交审核，此时，电子文件进入预归档库中的待审核，至此，文书部门的职责履行完毕。在实践过程中，由于OA与档案管理系统接口的问题，使得电子文件采集工作反复了好几遍，存在很多问题，不是电子文件信息传输不到档案管理系统，就是电子原文打不开，或者电子文件显示乱码等等，对此，文书部门及时反馈存在的问题，信息中心积极配合，查找问题原因，想方设法解决问题，虽然做了很多的重复工作，但也促进了工作的改进与完善。
3.2.2 档案人员审核归档电子文件。档案人员在待审核环节对电子文件进行审核，审核通过后提交归档，电子文件进入档案管理库。在审核过程中，存在电子文件打不开、乱码或电子文件重复等问题，使审核工作同样反反复复，为此，多次召开协调会商讨解决问题的方法，甚至请软件公司专业人员来针对问题解决问题，经过多次的实践，历时7个月，终于将2013年度的电子文件归档了。
目前，公司档案管理系统经过两年的电子文件归档实践，已实现了2001至2014年文书档案近3万条文件级目录的电子检索，实现了2012至2014年电子文件的全文机检，积累了一定的电子信息，也积累了电子档案生成、整理、移交、归档、利用等实践经验，为进一步推进档案信息化工作奠定了坚实的基础。
