关键词：档案工作;规范化管理;创建工作；问题；对策
摘要：档案工作是提高各级机关、企事业单位工作效率的核心，是保证各项工作圆满完成的主要手段和措施。档案工作规范化管理是实现档案管理现代化、标准化、正规化的重要环节,档案工作规范化管理创建工作，是提高 "三化”管理质量的关键。2008年甘肃省档案局依据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》及《甘肃省档案条例》，结合全省档案管理工作实际，经过调研论证，出台了《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》，通过在近几年的具体贯彻实施的过程中，发现存在诸多问题和不足，本文以酒泉市为例，谈谈抓好机关、企事业单位档案工作规范化管理创建工作中存在的问题及对策。
一、市县两级抓档案工作规范化管理创建工作中存在的问题
甘肃省属西部欠发达地区，档案管理工作在全国还处于低层次阶段，受地区经济条件等因素的制约，在抓档案工作规范化管理创建过程中受到很多不利因素的影响，致使创建工作开展起来举步维艰。酒泉全市所辖四县两市一区，包括酒泉市共966个全宗单位，至目前共创建档案工作规范化管理省级单位299个，其中省特级23个，省一级100个，省二级56个，省三级120个，在全省居于领先地位。但从全市所辖全宗单位的总数看，创建的省级规范化档案室仅占档案室总数的31%，还存在很大的差距。通过近年来开展档案工作规范化管理创建工作来看，存在问题还是比较突出的。
（一）组织管理问题突出。一是管档案管理体系不明，部分单位的领导对档案工作的重视程度不高，没有成立档案工作领导小组，分管档案工作的领导不明确，也没有档案综合管理机构，解决档案管理工作中存在的实际问题不够；二是大部分单位档案没有集中统一管理，重收集保管文书、会计档案，轻科技、声像、荣誉、电子档案的管理，问题比较突出的是会计档案不按规定移交综合档案室，而是由会计单独保管；三是专职档案工作人员很少，兼职的多，大部分由司机和临时聘用人员担任，更换又频繁，不能保持档案队伍相对稳定；四是档案管理规章制度不健全，对"两法一条例”的学习和贯彻落实不到位，比较突出的是档案的借阅管理无章可循，出现的问题比较多；五是大部分文档管理人员没有经过档案专业系统培训，也没有取得岗位资格证，做到持证上岗，履行职责的能力弱。
（二）档案保管保护条件差。一是档案库房不符合档案保护要求，部分单位不能做到库房、办公、阅档三室分开，档案室与办公室混用，有的单位档案放在杂物库房；二是"八防”措施落实不到位，没有必备的防火、防光、防尘等防护设备，安全隐患较多；三是档案保管的装具设备简陋，部分单位档案柜数量少，不能满足5－10年的存放需求，有的单位不按规定使用无酸纸档案盒，大部分单位没有防磁柜，介质载体档案无法存放，保管条件差。
（三）档案信息化建设上差距大。一是认识不到位，设备配置不足，很多单位对档案信息化建设的紧迫性、重要性认识不足，档案信息化建设与本单位办公自动化没有同步规划、同步实施，文档一体化管理难以实行；二是应配备的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件没有配备，除省特级、省一级单位外，其余单位都不配备专门管理档案的软件，也不能实现档案管理软件与单位局域网联通；三是工作水平一般，大部分单位既没有档案管理专用软件，又不建立全部档案目录数据库房，更不能实现网上开展档案查阅工作；四是档案数字化加工工作止步不前，除法检系统和人行系统对档案进行数字化扫描工作外，其余单位的档案数字化加工工作都没有开展，按照"十二五”未国家和省上档案数字化要求建档相差甚远。
（四）档案业务基础建设薄弱。一是工作制度不够健全，档案管理措施不得力，大部分单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；二是收集归档率不高，部分单位档案室对归档文件材料收集不齐全，诸如党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册由个人保管，不能及时送交档案室进行归档；三是档案整理不规范、编目不科学，部分单位不能严格按照档案行政管理部分审批的分类方案进行分类，不按要求系统地整理档案，并建立齐全完整的案卷级和文件级目录。四是保管工作滞后，大部分档案档案室保管条件差，也没有建立全宗卷，有些单位档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；五是鉴定统计工作不扎实，大部分单位没有成立鉴定领导小组，对到期档案的进行鉴定和销毁。也没有建立档案工作基本情况统计台帐，统计内容不准确、不全面。
（五）档案开发利用上弱。一是档案编研工作缺乏人才，除已验收的省一级、省特级单位档案工作人员通过查阅档案搞了部分编研资料外，其它单位这项工作基本没有开展，档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显；二是大部分单位不能利用档案资料举办展览或陈列室，充分体现档案元素，发挥档案宣传和教育群众的作用；三是查档服务质量不高，大部分单位文档人员仅限于查档案，而没有对档案利用效果进行回访并认真登记，对利用效果进行整理，编写典型效益事例，失去了档案在利用过程中产生的社会和经济价值。
二、抓档案工作规范化管理创建工作中存在问题的原因
综观上述五个大的问题，经过认真分析，主要有三个方面的形成原因。
（一）领导认识不到位。实践证明，单位的一把手重视档案工作，档案工作规范化进程就高。受发展市场经济的影响，相当一部分单位领导重视抓好经济工作，认识不到档案工作的重要性，在工作中不重视档案工作，致使单位档案管理工作中问题比较多，各项制度不健全，责任不明确，措施不得力，从而造成工作被动。
（二）对档案工作人员教育培训和管理不到位。一是缺少专职档案管理员，单位档案管理人员不能保持相对稳定，调动过于频繁。二是档案管理人员业务素质不高。有的档案员不是学档案专业的，有的是从其他岗位上调动过来的，对档案工作知之不多，大部分档案管理人员没有经过专业培训，也没有取得上岗资格证持证上岗。三是专职档案工作人员配备少，不适应档案管理工作的需要。如肃州区法院有诉讼档案、文书档案四万多卷，工作量大，一名档案员就疲于应付。四是档案管理人员兼职和临聘的多，工资待遇低，其积极主动性很难发挥，单位的档案工作也很难有起色。
（三） 经费投入不到位。一是硬件设备配置不到位，按照甘肃省委办公厅、甘肃省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》的要求，档案工作需要适量的资金投入，但很多单位没有投入开展档案工作必需的经费，该配备的档案管理设施设备没有配备或配套不全，档案库房达不到"八防”措施的要求；二是档案管理软件和档案数字化处理设备配备不到位，致使档案信息化工作无法开展。
三、抓好机关、企事业单位档案工作规范化管理创建工作的对策
（一）抓领导，不断提高思想认识。2014年，国家出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，这是当前抓好新形势下档案工作的硬措施，省市县三级也相应出台了贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》具体措施，档案行政管理部门一定要利用好这个硬执把，采取各种形式抓好新形势下档案工作。一是凡召开档案工作会议，就请分管领导、主管负责人参加，随时宣传《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》精神，增强各级领导重视和支持档案工作的责任感；二是档案行政管理部门采取编写《大事记》、收集编辑档案利用实例汇编等形式，发给各级领导学习，加深他们对档案工作的认识和理解，提高领导对抓好档案工作的认知度；三是档案部门的干部在对单位检查工作、业务指导时，利用正反实例宣传档案工作规范化管理的重要性和必要性。
（二）抓队伍，加强对档案人员的管理。一是要保持单位档案人员的相对稳定，防止更换频繁，出现工作脱节，给档案管理工作带来不便；二是抓好档案管理人员整体素质的提高，采取理论与实践相结合，"走出去，请进来”，集中与分散，有计划有步骤地对单位档案管理人员分期分批进行培训，不断提高整体业务素质，推进档案工作稳步开展。
（三）做好顶层设计，实行条块结合的方式开展档案工作规范化管理创建工作。省一级做好主管部门的协调工作，发挥主管机关的作用，上有要求，下面就好执行，如甘肃省检察系统开展的机关档案工作规范化管理创建工作很有成效。只有发挥主管机关的作用，共同履行指导、监督与检查职责，才能把档案工作规范化管理创建工作搞好。
（四）抓档案行政执法监督检查，强力推进档案工作规范化建设。要充分利用行政执法检查这个形式，加大对监督检查力度，对那些领导不重视档案工作，档案管理安全隐患多、不规范、信息化建设速度慢的单位,针对具体情况，要求限期整改，对问题严重的单位，该行政处罚的要处罚。
（五）严格标准，抓好甘肃省档案工作规范化管理水平测评指导和验收关。一是把好省级测评员的聘任关,将工作时间长、业务技术精、经验丰富的业务骨干纳入省级测评员队伍；二是抓好测评细则的把握关，在具体指导和验收过程中一定要吃透细则精神，坚持一个标准；三是把好检查验收的质量关，坚持成熟一个验收一个的原则，坚决防止照顾面子、放宽政策；四是抓好省级规范化建设单位的审批关，省特级的验收工作由省局组织实施，标准高、要求严，要确保验收的示范单位经得起时间和实践的考验，名符其实。
参考文献:
1、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法 》；
2、《甘肃省档案条例》；
3、《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》；
4、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》；
5、《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》；
