随着电子政务的加速推进，数据归宿和信息资源的开发利用问题日益突出。如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案如何应用电子化的信息为领导决策和机关服务，如何满足公众需要为政务信息公开发掘资源，已成为档案馆和所有参加电子政务建设单位共同面临的问题。借鉴参考国内外经验，笔者认为建立电子文件中心，通过履行"规范和指导电子公文的形成和归档，并且按照档案接收范围和要求，对电子政务中形成的电子档案适时进行集中保管和提供利用”的职能，是当前管理电子文件的最佳选择。
一、电子文件管理的现状和趋势
据调查，目前电子文件的管理普遍存在着信息割据、管理失范、流向不明、缺乏保障等诸多问题：一是25％的单位没有保存电子公文，其收、发的电子公文都随时删除了；二是大部分单位电子公文的存储载体为计算机硬盘或移动硬盘，可以随意进行增、删、改等操作，难以保证文档原始性、真实性和完整性；三是电子公文处于文秘部门自行管理的状态，极易造成硬件环境、软件环境、文件格式等背景信息不全甚至无法利用的问题；四是电子公文由形成部门保存，没有实现集中脱机保管和异地备份，一旦其计算机网络系统出现问题，极易造成电子公文丢失；五是电子公文大多以word, wps或pdf格式保存，没有履行归档程序，将来可能出现没有纸质档案、电子公文也不可用或不能作为凭证和依据使用的可怕现象，造成无法挽回的严重后果；六是国家对电子文档的移交进馆还没有统一的标准，只是参照国家有关纸质文档移交进馆的相关规定。按照国家对政府机关档案移交进馆的有关规定，省级机关的档案要在形成后二十年后才向省档案馆移交。这显然不符合电子文档的实际；七是国家层面管理的原动力不足，导致对第一手电子文件不信任。
二、建设电子文件中心的必要性
随着信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立，以及为满足向国际化接轨的需求，电子公文和无纸化办公已成为一大趋势。办公过程的文字载体发生了由纸介质向磁介质（电子化）的质的转换，档案部门将面临着接收、整理、保管和利用电子文档的新课题，而且是一个无法回避只能积极应对的现实问题。
电子文档相比传统的纸质文档，有以下五个方面的突出优势：一是简化了管理。如传统手段中的专业化人工分类、整理以及保管中的十防工作；二是提高了效率。如通过计算机网络化管理，可依据不同授权实现便捷查寻、检索调阅、分析利用、打印复制，从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会；三是大大地节约了存储空间与场地；四是改善了档案管理人员的工作环境；五是现代化产品与技术的发展速度可不断满足文档处理手段升级的新需求。
同时，电子文件与传统档案的有效融合是档案事业的发展趋势。档案部门目前的管理尚存在滞后于当前信息社会发展需要的地方，直接为群众、为生产服务的手段还显单一；在无纸化办公大有普及之势的今天，我们若不跟上时代发展的步伐，很可能就会造成档案资源的缺失。今天的电子文件就是明天的电子档案，电子文件与电子档案，是一脉相承的关系，若割裂开来必然造成历史与现实的脱节，若干年之后，档案馆会被逐渐边缘化，就有变成历史档案馆的危险，其职能的发挥必然受到限制；为此档案部门就应该从源头开始有效控制电子文件的归档，在档案馆建立电子文件中心。
电子文件中心作为电子政务中搭建的统一平台，其目的是形成资源共享，成为集中地向社会开放政务信息的"窗口”。它是电子政务系统的有机组成部分，是电子政务信息实现共享和电子政务信息以原始记录（真实的电子文件）的方式再现历史的一个支点。电子文件中心超然于单位和部门利益，将分散在各部门、各机构的政务信息集中起来，向社会提供"一站式”服务，彰显政府余民、为民、便民。电子文件中心在电子政务环境中担当着"对历史负责，为现实服务，替未来着想”的角色，是历史、现实、未来三者之间的结合点。
三、建设全市电子文件中心的构想
近年来，随着全市电子政务系统和现性文件中心建设步伐的加快以及电子公文交换平台的建立，电子文件数量急剧增加，为了充分发挥信息资源，买现资源共享，解决信息"孤岛”问题，我们提出了全市电子文件中心与数字档案馆同步建设的构思。
将全市电子文件中心与数字档案馆进行一体化建设，数字档案馆系统应当是一个可扩展的、开放的网络应用系统。其功能应涵盖从档案信息的采集、传统介质馆藏档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、发布、利用等全过程管理。本系统主要包括4个子系统："档案数字化加工与数据采集”、"档案信息管理”、"档案信息的查询利用”、"电子文件中心管理”。
拟建设的全市电子文件中心包括以下子系统：
电子文件前端控制系统：电子文件信息与元数据捕获；实体文件信息采集管理。
电子文件元数据登记系统：对不同文件管理系统中元数据的定义信息、及其编码、转换、应用等规范，进行发布、登记。
电子文件数据交换平台：利用开放协议对不同文件管理系统的元数据信息进行搜寻，将各资源库的元数据格式按电子文件元数据标准格式转换。
电子文件元数据管理系统：利用SCHEMA（或DTD）建立元数据库，具有编辑、索引、查询、转入及转出XML记录等功能。
电子文件集成管理平台：对采集的各种载体的信息进行鉴定、分类、编目、著录标引、统计、编研等处理。
电子文件管控中心：制定数字资源保护策略、系统软硬件的配置管理、信息审查、信息更新、物理存取控制、提供系统监督功能。
电子文件存储管理系统：为文件信息包安全存储、维护和检索提供服务。
政务网档案信息服务平台：市属单位工作人员在政务网档案信息服务平台的登录窗口。经统一身份认证后，可以检索到其需要的本单位或其他单位公开的电子文件，并支持多媒体数据的播放和展现。
档案信息社会化服务平台：为社会公众提供公开文件的检索和查询服务。
全市电子文件中心应具有以下特点：
业务规范化；与国际档案管理模式接轨，在国内率先提出现行档案管理模式，统一档案管理模式，提升办公效能。
上传实时化：采用单位实时档案上传，提升档案利用的实效性，且在用户网络不稳定及离线状态可进行信息收集和转换导入，提高工作效率，确保信息安全、稳定系统集成化：与OA系统的无缝整合，采用统一档案管理系统。无论用户有无OA系统，均可与本方案完美结合。
档案统一化：统一档案格式，提升档案应用价值。
数据共享化：各单位档案提供统一的对外利用，更好的为公众服务，多利用安全化，依托于区域政务网，并严格身份验证及授权访问，保障档案利用安全性、等级性。
四、建设电子文件中心应解决的问题
在电子文件中心建设过程中，不但要得到党委、政府和上级档案行政管理部门的大力支持外，还应从行政和技术这两个方面入手加以解决。
（一）行政立法。国家档案、标准化管理部门要尽早联手制定电子公文一体化业务流程技术标准体系和规则，通过总体控制、规范和引导。构建国家电子文件管理体系，有效地避免"孤岛现象”的蔓延，实现总体规划下的资源共建共享，满足各级政府部门综合性、历时性、跨地区、跨部门的利用需求。为便利电子文档一体化提出电子文档格式、版式的法定要求，以保证电子公文向档案管理系统的平滑移交，实现档案目录信息、文件原文和元数据的计算机网络化管理。
（二）自动转换。即通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能。充分利用现有国际、国内公认的成熟的协议、标准等技术，以国际标准或国内标准为基准，通过产品化的软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据、版式，通过软件自动转化封国际、国内标准上来。如国际上现用的XML技术或国内的CEB格式，实现对XML, S2, PS,POF, TIFF, DOC, WPS格式的自动转换。使电子文件在不同的环境下保持显示不发生变化；文件生成后不可修改；支持电子签名、数据加密等安全机制。
陕西省汉中市档案局张洪涛
