农业科技档案作为我院农业科学研究事业的重要组成部分，是我院各级部门从事各种活动的真实记录，也是以史为鉴，促进各项工作有序开展的重要基础。面对现代农业发展的新常态，我院档案工作以"记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”为宗旨，本着对历史负责、为现代农业服务、替未来农业发展着想的态度，认真学习，深入研究，以改革创新精神探索农业科技档案管理的新思路、新方法，取得了一定的成绩。我们的具体做法是：
一、分析特点，出色完成农业科技档案研究项目
认真分析发现，农业科技档案具有地域性、分散性和原始性等特征，在安全归集和有效利用等方面存在着一些不足，因此，2011年我们申报了《农业科学技术研究档案安全管理和有效利用研究》研究项目，获省档案局批准立项。通过精心组织、悉心研究，梳理档案管理中的各个环节，提炼简捷简便的工作程序，取得了几项研究成绩：一是构建起我院以管理人员、规范标准、保管措施等为内容的档案管理体系；二是制定了《农业科学技术研究档案管理规范》、《农业科学技术研究档案分类》、《农业科研项目文件归档整理规范》三项甘肃省地方档案管理标准，做到了科技强档；三是针对存在的问题和改进措施，在《中国档案》等期刊发表4篇论文，进行了阐述。
二、加大投入，档案基础条件得到明显改善
我院领导非常重视科技档案的归集和保存，近年来先后投入百万元，改善档案基础条件。在新建办公大楼一楼，设置了各类档案库房和科技成果展览室，面积总计超过了800m2。库房内安装了自动检测报警监控系统、气溶胶自动灭火装置、温湿度检测仪等设施，配置了档案密集柜14列68组，添置防磁柜和图纸柜各2组，满足了电子档案和工程建设档案保管需要。档案管护条件得到根本改善，依目前的条件，可满足未来20年本院存放各门类档案的需求。
三、深抓细做，夯实管理工作基础
我院建院历史较长，以科研为主的各类档案较多，每年新增数据繁多，强化档案管理基础非常重要，一是为库藏档案及今后扩充建档搭建集中统一管理的平台，实现科学建档、准确编制检索目录、规范标引，建立室藏档案分类方案，为能建尽建、应归尽归打好基础，2014年提高建档归档率17%；二是制定各种档案形成、收集、整理、归档、鉴定、管理、利用规章制度、操作规程，切实维护档案的真实、齐全、完整、准确；三是加大宣传和培训力度，提出相关档案的归档范围、整理规范和保管保护细则，做到事前、事终各环节，经常性与研究所和科技人员经常交流，从立项报告到田间地头获得的珍贵数据，从发表论文到科技成果的获得全覆盖，让科技工作者对科技档案的科学管理方法入心入脑；四是靠实责任，常抓不懈。18个基层单位均落实了以办公室为主的档案收集和初级管理机构，设定专门人员，靠实责任，对不符合质量的档案采取补救措施，同时，强化日常管护，每天查看库房和展览室安全，记录库内温湿度，向科技档案管理的科学化、规范化、标准化、精细化一步步迈进。
四、充分挖掘，提高科技档案的利用率
在新的形势下，如何使我院库存档案为"三农”服务，使一些沉睡的资料发挥应有的作用或者产生效益，我们做了大量工作，一是丰富服务内涵，开展档案编研，切实利用资源。1976年至今，我们编纂了60多本内部资料及出版物，如《农业科学研究成果汇编》、《甘肃省农业科技志》、《甘肃省农科院院史》、《甘肃省农业科学院年鉴》等，为了解院史、学科建设、科研成果等提供了翔实史料；二是强化服务，切实发挥档案咨询、查证、研究参考价值，近年来为科学研究、工作查考、经济建设、宣传教育等方面提供服务，2014年接待查档人数355人次，借阅档案879卷件，复印档案3866页，参观科技展览的省内外嘉宾超过1000人，此外，在职工晋级、退休人员调资和五七工、家属工落实待遇等方面提供凭证，维护了职工利益。三是举办展览，发挥档案教育宣传作用。新扩建的2个展览厅，内容涵盖粮食作物、食用菌、蔬菜、苗木花卉、昆虫、土壤等实物标本，机构沿革、事业发展中的历史人物档案，以及农产品贮藏加工、作物栽培、大田种植进技术及各类成果证书，成为我院农业科普教育基地。
五、推进信息化，提升档案资源数字化水平
制定本院档案信息化中长期发展规划，推出"省农科院档案数字化建设方案”，积极推进档案信息网络、档案数字化和电子文件工作。注重档案信息网络安全与有效利用之间的关系，初步完成高利用率的各类农业科研成果的数字化，实现电子文件与纸质文件同步建档归档的"双轨制”，充分开发档案资源，加快档案目录数据库建设。
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