内容提要
管理是一种复杂的社会活动，管理的基本原理就是要研究如何正确而有效地处理各个管理要素及其相互关系以 达到管理的基本目标，即高效、低耗、可靠地输出高功能。
著名管理学家斯蒂芬·P·罗宾斯博士给管理下的定义是:"管理是指同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程。”
管理电子文件这是档案工作者在现代技术条件下面临的新课题，面对新的课题就需要档案工作者应用现代管理思想和现代管理技术实施管理。从电子文件存在的系统整体出发，按照系统特征的要求，对管理活动进行系统优化，从而实现最优化管理。
纸质文件、档案管理由于信息与载体是一体的，对信息流的管理主要体现在对物质流的管理方面。信息利用是通过提供载体完成利用的，载体存放的物理位置在纸质档案管理工作中十分重要。纸质文件、档案（包括信息与载体为一体的各类文件、档案）管理是通过对信息载体的管理来达到管理信息的目的，因而对物质流的管理在整个管理工作中显得十分重要，且对物质流管理的要求较电子文件的特性决定了电子文件的管理工作与纸质文件的管理有着很大的不同。电子文件的信息记录方式与传统的信息记录方式，信息与载体的关系发生了革命性的变化，这种变化将引发文件、档案信息管理的革命。
信息流对载体流管理的约束条件随信息检索与管理的自动化程度的提高而降低，文献的流动也随之降低。随着信息检索与管理的自动化程度的提高，对信息流管理的约束条件提高。
电子文件管理的相关因素和可变因素增多，各因素之间的关联度增高，管理工作的技术含量增加。因信息的游动性、复杂性、易变性等，使得信息的真实性、完整性、可读性、安全性等问题较纸质文件、档案复杂的多。电子文件信息流和物质流的管理工作中，对信息流的管理是管理活动中应注意遵循的原则。
电子文件管理
◆电子文件管理的基本原则
◆电子文件归档
◆电子文件保管
电子文件管理的 基本原则
电子文件是"数字信息”和"文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是数字信息为特征的文件。管理电子文件则要遵循"数字信息”和"文件”的特性实施管理。 管理电子文件要以科学、合理的管理规范和技术措施相结合实施管理。
真实性原则
电子文件的真实性是指文件的内容、结构、元数据信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变的。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。
影响电子文件真实性的因素主要是电子文件的易变性决定的，电子文件在形成、传输、存储、使用过程中，都有可能不留痕迹地改动电子文件的原有信息。其次是电子文件在其软、硬件环境变换过程中，因兼容性、操作、设备的可靠性等问题，可能会造成电子文件信息的丢失或变，而影响电子文件的真实性。
电子文件的真实性是一个复杂的非常而困难问题，涉及计算机软件技术，硬件设备和人为因素等方面的问题，保证电子文件的真实性，需要以科学、严谨的态度分析研究，通过制定合理、严格的管理制度和操作规范，以及科学可行的技术措施来保证。
完整性原则
电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关结构、元数据信息。完整性是电子文件价值的重要保障，是电子文件管理工作的重点之一，也是电子文件管理工作的难点之一。
保证电子文件的完整性必须了解电子文件的构成要素，内容信息、载体介质、信息物理形态（电子文件构成类型，编辑、排版格式等）、过程记录信息（电子文件产生、修改、签发等工作过程信息）、元数据信息等。
电子文件的构成要素中有的是独立存在的，分别管理，如内容信息与信息的物理形态是分离的，改变信息的物理形态可以不影响内容信息，变换信息的存储介质也可不影响内容信息。
有的要素是不可视的，如电子文件编排的控制命令，有的要素可以是可视也可不是可视的，如过程记录信息，通常电子文件的编辑修改信息不保留，电子文件被修改后可丝毫不留修改痕迹，使无法了解被修改的信息。若要保留过程记录信息，可通过软件实现自动记录，并可比传统的方法记录更加详细、直观。
保证电子文件的完整性需要在了解电子文件的特性和电子文件的构成结构的基础上，通过管理和技术方法实现，要根据电子文件产生的环境提出科学的管理方法，提出合理的技术要求。
可读性原则
电子文件的依赖性决定了电子文件管理工作必须保证所保存的电子文件都可以人能够识别、理解的方式输出，并保持电子文件内容信息的真实性。若保存的电子文件无法还原输出，无论电子文件的信息的价值有多大，则失去了其存在的意义。
影响电子文件可读性的因素有：
硬件环境，如计算机硬件、信息存储设备软盘等，存储在淘汰的设备上的信息是无法读取的。
软件环境，由于系统或应用软件的升级或淘汰，可能因软件的兼容性而无法读出；人为因素，造成载体损伤，感染病毒，未保存相应的软件等因素，都有可能造成存储的信息无法读取。
全程管理原则
传统的档案管理工作主要是对文件归档以后进行管理，文件管理和档案管理分为两个相对独立的系统运行。
电子文件若也是待归档后才进行管理，则有可能有相当数量的电子文件尚未归档就已经丢失；有可能归档的电子文件因相关的数据未能一同归档，而无法利用；有可能归档的电子文件因其真实性、完整性未得到保证而使归档电子文件的利用价值大大降低。
电子文件的管理应从电子文件产生就开始收集电子文件的相关信息，对电子文件运行的产生、流转、保管、利用每一个过程都进行监控，实施科学、有效的管理，这样才能保证电子文件的真实性、完整性和可读性。同时，要应用系统管理的思想，分析电子文件运行、管理的全过程，优化每一个管理过程，使电子文件管理的全过程达到整体最优，这样才能做到高效、高质的管理。
现代文件、档案管理理论以文件生命周期理论为基础，提出电子文件管理前端控制的观念。把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，文件的处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。
通过对电子文件的前端控制，到达更好地确保电子文件的真实性、完整性和可读性，并通过管理过程的科学整合，提高管理的效率。
前端控制是全程管理的主要组成部分。
全程管理是追求系统资源和信息资源的最大共享和最大效益，前端控制是在分析电子文件整个管理，从最有利于实施管理措施的环节入手，以最小的投入获得最佳的管理效果，进而保证整个管理系统获得最佳效果。
全程管理原则是现代管理思想的体现，在电子文件管理过程中，未开始运用电子文件信息管理系统也可以应用这一管理理念实施管理，建立全程运行管理规则，运用电子文件信息管理系统要把全程管理的理念体现到系统功能设计上。
本着更科学、更合理、更有效的原则对电子文件管理的全部业务流程进行分析，将每一个业务流程至于有利于控制管理、有利于实施的环节，构建符合新技术条件的业务流程，减少电子文件管理全过程中可能出现的重复环节。
电子文件管理一般方式
电子文件管理需要制定符合电子文件特性的管理规则、标准和方法，目前全国的档案工作者都在积极研究、探索，国家档案局制定的有关电子文件管理的技术标准即将公布。笔者试图就电子文件管理较有可操作性的方法提出自己的看法。
电子文件的日常管理
借助文件立卷归档管理的思路，在计算机的硬盘上建立合理文件夹结构分类存放电子文件，文件按类存储在各自的文件夹中，便于日常工作中查找利用。
电子文件著录信息的获取
电子文件有关信息的著录较纸质文件著录信息宽泛，国际档案理事会发布的《国际档案著录（通则）》[ISAD(G)]（第2版）对档案著录的解释为："通过获取、核对、分析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果”。
电子文件的著录信息不仅包括电子文件本身内容信息特征外，还应包括确认、管理和解释电子文件元数据信息和系统信息，包括生成、管理电子文件的过程信息。
中国人民大学档案学院冯惠玲博士给出了电子文件著录应该包括的项目：
1. 题名与责任说明项
1.1 正题名
1.2 并列题名
1.3 副题名及说明文字
1.4 责任者
1.5 鉴定者
1.6 归档者
2. 稿本与文种项
2.1 稿本
2.2 文种
2.3 版本及版本说明
3. 密级与保管期限项
3.1 密级
3.2 文件缓急程度
3.3 保管期限
5. 载体形态项
5.1 载体类型
5.2 数量
5.3 规格
5.4 盘带号
5.5 迁移前载体类型
5.6 迁移前盘带号
7. 软硬件平台项
7.1 机器名称及型号
7.2 网络硬件环境（产品名称及型号）
7.3 网络系统名称及版本
7.4 操作系统名称及版本
8. 排检与编号项
8.1 分类号
8.2 档案馆代号
8.3 档号
8.4 电子文件名
8.5 迁移前电子文件名
9. 检索与利用项
9.1 检索条件
9.2 版权、限制复制
共9项目51个著录单元。
其中涉及文件内容信息的著录单元有正题名、并列题名、副题名及说明文字、分类号、主题词或关键词等，涉及电子文件管理的著录单元有载体类型、数量、规格、盘带号、档号、电子文件名、路径名等，涉及电子文件背景、系统信息有软硬件平台项等。
电子文件著录信息应以计算机自动著录与人工著录结合，并随着自动化水平的提高，逐步发展为计算机自动著录为主，人工监控、补充著录为辅。
根据全程管理的原则，分析所有著录单元信息获取的途径，那些是需要由人工著录或辅助著录控制的单元，那些是计算机可以自动获取的著录单元。分析在不同技术条件下，各著录单元信息获取的方法和时机。
文件题名、主题词或关键词、电子文件名、路径等著录信息，在电子文件生成的过程中就已经产生。
在办公自动化系统中，设计有关著录信息自动获取的功能，电子文件在归档时有关著录信息一并归档。
在人工归档的条件下，可以通过软件技术手段获取相关的信息，电子文件归档，著录信息直接转入数据库。
建立科学、合理的管理规章制度和技术措施，实施前端控制，自动获取电子文件著录信息，即可提高工作效率，避免二次著录的无效劳动，又可杜绝二次著录过程中可能出现的差错。
通过前端控制获取电子文件著录信息，具体操作应根据本单位计算机应用的实际情况，采取不同的管理方法。应以计算机应用的不同情况制订相应的管理制度和技术措施。
电子文件处于人工管理的状态。在这种情况下，要以管理制度为主实施电子文件的管理，首先要将电子文件的管理工作纳入日常的工作计划，明确档案管理部门负有电子文件管理的职责，档案管理部门也应积极主动参与电子文件的管理工作。其次是制定严格、细致的管理制度和保证实施措施。
制定规章制度要具有较高的操作性，要从保证电子文件的 真实性、完整性、可读性入手，从有利于高效、高质管理电子文件的原则出发，制定科学、合理地电子文件运行流程，从电子文件产生就开始控制，要把全程管理和系统优化的管理思想溶入规章制度、工作流程的制定和设计中。
电子文件处于自动管理的状态。办公自动化系统或其它实现自动管理电子文件的系统，由于在这一类的系统中，已经实现电子文件的自动管理，应在软件系统功能设计时，档案管理部门应主动积极参与并要求软件系统设计电子文件前端控制功能，自动获取电子文件著录和标引信息，自动收集、归档电子文件，自动获取电子文件软、硬件环境，数据处理等元数据信息。
要把全程管理和系统优化的管理思想溶入自动化系统电子文件管理功能的设计中。不仅使电子文件的运行流程更加合理、高效，而且可以保证电子文件的真实性、完整性和可读性。
电子文件背景、系统信息的获取
电子文件背景、系统信息关系到电子文件的真实性、完整性、可读性问题，贯串电子文件管理的整个过程。许多背景、系统信息是重复的、固定的，应尽量通过相应的应用软件自动获取。但在没有可自动获取电子文件背景、系统信息的情况下，还必须由人工著录必要的电子文件背景、系统信息。
电子档案员
"电子档案员”是珠海泰坦计算机软件公司，根据广东省档案局的要求开发的专门用于自动获取文本类电子文件著录信息软件。"电子档案员”软件开发就是根据全程管理，前端控制的观念，应用信息管理学的系统管理原理，开发设计的。使用"电子档案员”软件，可大大降低档案工作者的劳动强度，提高电子文件著录工作的质量。
电子文件归档
◆电子文件的鉴定工作
◆电子文件的归档范围
◆电子文件的归档方式
◆电子文件的归档工作要求
在纸质文件归档的同时将电子文件也收集归档，是一项非常有意义的工作。
忽视电子文件的归档是一种资源的浪费。
把已经形成的电子文件、档案妥善的保管起来，待进行档案全文管理时利用，减少以后的二次无效劳动，无疑是一件事半功倍的工作。
电子文件归档是将确定具有保存价值的电子文件由生成单位向档案管理部门移交的过程，标志着电子文件管理的责任由生成单位正式转移到档案管理部门。简单地看电子文件归档与纸质文件归档的过程类似，实际上电子文件归档需要考虑影响的因素远多于纸质文件，电子文件的归档工作比纸质文件的归档工作更为复杂。
电子文件归档需要考虑：
如何保证电子文件真实性问题，需要就真实性问题进行鉴定，确定并实施保证措施；
如何保证电子文件完整性问题，需要就完整性问题进行鉴定，确定并实施保证措施；
如何保证电子文件可读性问题，需要就可读性问题进行鉴定，确定并实施保证措施；
电子文件归档的范围、归档的方式、归档的时间、电子文件鉴定与归档过程的监控等。
电子文件的鉴定
电子文件归档与纸质文件一样经凭证价值和情报价值的鉴定后归档，同时电子文件须进行真实性、完整性、可读性等技术鉴定。电子文件的特性决定了电子文件的鉴定工作应以管理规范和技术措施来进行鉴定，鉴定工作由严格的工作流程实施和保证。
真实性鉴定是保证电子文件情报价值和凭证价值的重要措施。因电子文件易变性、非直读性等，人工进行电子文件真实性鉴定的可操作性较低，计算机自动鉴定和人工管理操作规范的工作程序来保证。电子文件的真实性应以保证电子文件内容信息的真实性为主，其次是保证电子文件信息形态的真实性。
保证电子文件真实性的主要措施包括：
在适当的流程环节获取真实性相关信息。当完成起草或设计，电子文件经过审核、签发时，即同时捕获可证明电子文件真实性的信息（如，电子文件的最后修改时间、字节数等），修改电子文件的属性为只读，移交修改权限等。在电子文件归档时，检验捕获的电子文件真实性信息，在电子文件管理数据库里保存电子文件真实性证明信息。
在人工进行电子文件归档操作的条件下，当完成起草或设计，电子文件经过审核、签发时，即进行电子文件归档，同时将电子文件制成纸质文件一并归档。可能的情况下，同步收集可证明电子文件真实性的信息。
完整性鉴定是保证电子文件的情报价值。
由于电子文件的构成结构的特点，完整性鉴定的重点应针对复合关联型结构的电子文件，确保关联文件、数据收集齐全。
完整性鉴定，同样存在适当的流程环节实施、鉴定问题，需针对具体情况，制定适当的工作流程和管理制度。
完整性鉴定还要包括应归档的电子文件，须全部归档管理。
可读性鉴定涉及归档的电子文件是否可正常还原读出。可读性鉴定包括：
电子文件存储应尽可能按通用格式保存，当检查到电子文件未按通用格式存储时，应检查是否保存相应的应用软件。注意记录电子文件的生成环境和格式，应做好详细的记录，以便以后可方便地读出。检查存储载体是否有计算机病毒。检查存储介质是否受到物理损坏。
电子文件的归档
范围
电子文件的收集范围，按信息的价值应与纸质文件的收集范围相同，按照国家档案局《机关文件材料归档化不归档的范围》大规定执行。并且电子文件应与纸质文件同时归档，形成双套归档制，这是因为电子文件尚不具备法律凭证效力，双套归档制可使电子文件与纸质文件优势互补。
电子文件是归档范围的主体，此外，还应该归档记录电子文件相关信息：
★ 电子文件与著录信息一同归档，并须保证著录信息与电子文件一一对应；
★记录电子文件真实性鉴定信息，如，电子文件的最后修改时间、字节数、文件内容记录信息等；
★记录电子文件完整性鉴定信息，如，电子文件结构信息，关联文件的路径信息等；
★记录电子文件可读性鉴定信息，如，电子文件的元数据信息，包括文件的格式，系统环境、应用软件及版本，字符集等一并归档；
★ 当电子文件存储格式为非通用格式时，还应将其生成的软件一并归档，以保证电子文件信息可以被准确地还原。特别是应用领域较窄的软件产生的特殊格式的电子文件，更应注意归档其软件环境，确保可准确还原。
★ 记录电子文件归档过程产生的各类信息。
由于电子文件存储方便，高密集存储使电子文件的存储成本较低，电子文件的收集范围可以适当放宽，如：对具有一定利用价值电子文件可作为资料保存，草稿性电子文件视文件内容的重要程度或文件修改过程信息有查考价值也可予以保存，只要做好必要的标记以示区分。
电子文件的归档方式
《电子文件归档与电子档案管理规范》定义：
逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门移交的过程。
逻辑归档只能在网络环境上进行，逻辑归档实际上没有改变电子文件存储的位置，但电子文件的管理权限由电子文件的生成者移交到档案管理部门，电子文件的属性改变为只读。
逻辑归档通常需经过档案管理部门进行真实性、完整性、可读性检验，输入著录信息后，将电子文件正式归入电子文件数据库。
常逻辑归档，电子文件从移交到入档案库，始终存储在原来的存储设备上，电子文件归档过程其存储的物理位置没有发生变换，只是文件的管理权限和属性发生变化。
逻辑归档是许多办公自动化系统采用的方式，有的办公自动化系统专门设立了电子文件、档案数据库存储服务器，电子文件和档案数据始终存储在这一个服务器上。逻辑归档方式对系统的安全性、可靠性要求较高。任何安全性、可靠性很高的系统，也不能保证万无一失，因此定期做好档案数据、电子文件的备份工作，防止信息丢失是逻辑归档必须完成的工作流程。
物理归档，指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
物理归档对于计算机网络系统可以在网上归档，对于没有建立计算机网络系统的单位，电子文件归档需要把电子文件存储到存储介质上，将存储介质移交到档案部门，以人工方式完成电子文件的归档。
物理归档可以实现电子文件集中管理，有利于保证电子文件的安全性。对于未建立办公自动化系统的单位，物理归档是保证完整地收集归档电子文件的有力措施。
无论是物理归档还是逻辑归档，实现归档的途径只有两条，一是计算机自动归档，一是人工操作归档。
计算机自动归档,在自动化系统中完成电子文件归档，是通过软件技术实现计算机自动归档的，电子文件的真实性、安全性、可读性是以技术措施保证，因此电子文件归档工作流程、功能设计十分重要。档案部门应提出严格的要求，使自动化系统具备电子文件管理的功能，并保证归档的电子文件符合管理的技术要求。
人工操作归档,重要的是要建立严格的管理制度和规范的操作规程予以保证，规定电子文件归档的环节，规定电子文件的时间，规定归档电子文件数据信息的采集的方法和技术要求。各项规定是从保证电子文件真实性、完整性、可读性的目的出发，制定的各项规章制度、技术措施应是简便可行操作性强。
电子文件归档
工作要求
近几年来，随着实现办公自动化代单位越来越多，档案部门在办公自动化系统中的作用正在被认识、被加强。以往在一些自动化系统中，重公文流转，轻归档管理，造成系统产生的电子文件不能很好的利用。
公文从产生、承办、归档、利用形成公文运转闭环，当归档环节做不好，形成公文流转开环，必然影响到归档以后的利用。目前，这种现象正在逐步改变，做好电子文件归档管理成为自动化系统使用者和开放者的共识。
信息运功闭环
电子文件归档工作对于档案工作者来说是一项全新的工作，也是只有档案部门才关心的工作。如何做好电子文件的管理工作需要档案工作者开动脑筋，以新的观念、新的技术，从事电子文件的管理工作。不能把传统的档案管理工作方法移植到电子文件管理工作中。
电子文件管理工作与纸质文件管理工作相比，电子文件管理工作对信息流的管理要求提高了，而对物质流动管理要求降低了。对应的管理措施应加强信息流动管理，合理精简物质流动管理要求。
分析电子文件产生到归档整个过程：
那个流程最有利于电子文件著录信息的获取，最有利于保证著录信息的质量；
那个流程归档最有利于保证电子文件的真实性，采集电子文件真实性控制信息；
采集那些电子文件的元数据信息最有利于保证电子文件的可读性，采集多少控制信息、元数据信息就可以满足真实性、完整性、可读性管理要求等。
充分认识和利用计算机的优势，由计算机自动捕获各类管理、控制信息。电子文件管理工作要从文件、档案管理的大系统分析，追求系统最优，以最小的投入，获得最佳的效果。
电子文件管理工作要注意借鉴、运用自然学科的成熟技术，和新技术、新方法，如；应用QC质量控制技术来控制档案著录信息的录入质量，应用管理数学方法分析著录、控制信息量的控制，即在满足管理要求的条件下，输入最少的电子文件著录、控制信息。
电子文件保管
电子文件的保管工作与纸质文件的保管工作大不相 同，电子文件的保管工作包括电子文件信息的管理和电子文件信息存储载体的保管。
电子文件信息保管
纸质档案信息依附在纸张上，保管纸质档案信息只要控制好温湿度，一般不必担心依附在纸张上的档案信息丢失。
电子文件信息存储在载体上不像纸质档案那样稳定，它受信息形态和信息存在环境及载体形态等诸多因素的影响，管理不好会造成电子文件信息的丢失。
当非通用格式电子文件的应用软件或支持软件运行的系统环境以及存储设备被淘汰后，电子文件因不可读而造成信息可能会丢失。如：上个世纪80年代，开始使用的汉字文字处理软件是运行在DOS操作系统的汉化国外的文字处理软件"WordStar”，后又使用过国产软件XE、6403、WPS等文字处理软件，且编辑的文件都存储在5吋软盘上。
现在要读取这些信息，存在地问题有：
1. 可以编辑处理电子文件的文字处理软件已经没有了，无法打开还原电子文件信息，或不能完全、准确地还原电子文件信息。
2. 支持文字处理软件的操作系统，已经过多次更新换代，从DOS系统换为WINDOWS操作系统，新的操作系统已经不再支持老的文字处理软件了。
3. 存储在5吋软盘上的电子文件，已经很难找到可以读取5吋软盘信息的软盘驱动器。
计算机技术发展速度非常之快，大约18个月就有新的技术推出更新换代，一些已经将被淘汰的软件生成的电子文件及电子文件格式，存储将要淘汰的存储设备上的电子文件，若不及时将保管的电子文件信息转换，就有可能造成电子文件信息丢失。电子文件信息的保管工作需要及时地把旧电子文件格式转换为新的格式，或转存到新的存储设备上。
在电子文件管理中，把电子文件从旧格式转换到新格式的工作称为电子文件的迁移。
电子文件的迁移工作是一项长期的工作，是电子文件信息保管工作中重要的一环。需要档案工作者及时了解计算机相关技术的发展，掌握存储的电子文件的格式、应用软件、存储设备等是否已经处在将被淘汰的边缘，是则需及时进行电子文件信息迁移工作，保证电子文件信息可长期正确还原输出。
电子文件载体保管
电子文件保存的特点是信息存储的高密度性，如：一张一次写光盘的存储空间为650～700MB，可以存储电子文件几百到上万份，因电子文件的类型不同而不同。通常一张一次写光盘可存储一个单位一年产生的文本型的电子文件。
电子文件存储的高密度性决定电子文件存储载体保管应十分慎重，并须做好备份。
国家档案局在《电子文件归档与电子档案管理规范》中推荐电子文件的存储载体优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘，禁止用软盘作为归档电子文件长期保存的载体。
光盘具有存储信息量大，易保存，成本低等优点。一次写光盘是允许用户一次性将数据刻录到光盘上，刻录到光盘上的数据是不能再修改，用一次写光盘存储电子文件符合档案信息不允许修改的特点。
目前一次写光盘的销售价格很低，光盘刻录机的价格也大大降低，刻录技术也较简单，应用一次写光盘作为电子文件存储载体是可行的，且存储成本十分低廉。
光盘的种类：
目前，CD－R光盘从容量上划分基本上有4种，最常见的CD-R?74格式的光盘，容量为650MB，记录时间为74分钟；新近上市的CD-R?80格式的光盘，容量最大可以储存700MB，记录时间可达到80分钟；这两种光盘的格式都可以利用刻录机来处理。
另外，还有比较罕见的CD-R?90和CD-R?99格式的大容量光盘。
光盘的颜色，光盘还根据其感光材料的不同的性能的盘片：
绿盘，绿盘是最早开发生产出的CD-R光盘，绿盘采用了日本太阳邮电公司发明的花菁染料，花菁染料记录灵敏度很高，但是绿盘对强光过于敏感，强光下绿盘中的花菁染料会发生物理化学变化而使光盘报废。绿盘对各种品牌和型号的CD-R或CD-RW刻录机的兼容性较强。在市场上绿盘非常普遍，价格也很便宜。
金盘，金盘是基于Phthalocyanine的酞菁染料开发出来的产品。酞菁染料具有较高的稳定性，对室内和室外强光均不敏感，它的数据清晰度是几种CD-R盘片中最高的，比较适合用来作VCD和Audio／CD。但是金盘的成本比较高，为了降低生产成本，目前许多CD-R盘生产厂使用银反射层，使酞菁染料的淡黄色与反射层的银色混合后，使记录面呈白金色，因此这种CD-R盘被称为白金盘。
蓝盘，为了降低CD-R绿盘和金盘的成本，开发生产出了一种金属化的AZO有机染料，并使用成本较低的银作反射层材料。由于AZO本身为深蓝色，因此使用AZO染料的CD-R光盘就被称为蓝盘。CD-R蓝盘除了价格便宜之外，也具有可长期保存数据的优点。并且蓝盘的表面都有防刮伤涂层，有很好的抗紫外线能力，Verbatim公司的实验结果表明，蓝盘也具 有100年以上的使用寿命。
其它颜色的光盘 黄色、绿色、粉红色、黑色、彩色等多种产品，看起来非常时髦。
光盘还有尺寸大小之分，有普通光盘，其直径是120?毫米，厚度为1.2毫米左右。有小光盘，直径为?77?毫米。它们使用特殊的数据格式，因为它们的容量≤?200Mb，小光盘的价格一般比较贵，但携带很方便。名片光盘，名片光盘属于"稀有品种”，只有名片大小，因只在中间的圆形区域存储数据，只有50Mb的容量。
国外品牌的光盘
市场上比较知名的国外光盘厂商有惠普、柯达、LG、飞利浦、理光、索尼、TDK和/雅马哈等。这类光盘的质量一般都比较高，价格较贵，适合于高质量的数据存储。
国产品牌的光盘
目前比较知名的有清华同方、阿帕奇、大恒等。这类光盘大多质量稳定，价格适中，适合于普通消费者的使用。尤其值得一提的是新?近上市的阿帕奇16X白金盘，无论是性能、价格和售后服务都受到了市场的一致好评。
硬盘，是计算机系统中基本的存储设备。近几年来，硬盘的存储容量飞速增大，价格却大大下降，使硬盘的单位存储成本大大降低。硬盘具有存储容量大，存取速度快，可靠性高的优点，活动硬盘可以脱机存储信息，使用活动硬盘作为存储电子文件存储载体也是一个很好的选择。
归档的电子文件一般要复制3套保存，2套异地保存，1套用于提供利用。
电子文件载体保管除应具备纸质档案保管的一般要求外，还应符合：归档的载体做禁写处理，不得用手擦、划、触摸载体的信息存储部分，环境温度选定在17℃～20℃，相对湿度选定范围为35%～45%，存放时应注意远离强磁场，与有害气体隔离。
存储在不同载体上的电子文件须定期进行可读性检查，国家档案局规定，对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题须及时采取措施恢复。磁性载体上的电子文件每4年转存1次，原载体同时保留4年以上。
结束语：请提出问题和意见，共同讨论。希望今天发言的内容可以成为佐餐的小菜的原料。
