档案是国家的宝贵财富，具有非常重要的凭证和参考作用。档案是不可再生资源，一旦遭到破坏，将会造成不可挽回的损失，档案的开发利用等工作也就更无从谈起。档案安全关系着档案的存亡，是国家档案事业可持续发展的基础和条件。保证档案的安全是档案工作人员第一要责，是档案工作的重中之重。广大档案工作者为此做出了不懈的努力，并取得了显著成绩。但是，档案安全工作中还存在一些不容忽视的问题，档案安全形势依然严峻。因此，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。
当前，档案安全工作中存在以下几个方面的问题：
一、档案安全意识淡薄。一些基层单位表现得尤为明显，他们认为档案在安全方面是不会出现什么重大事故的，因此，吝于对此花过多的时间和精力，对安全工作不屑一顾。无论是在工作计划还是工作总结中，很少提及甚至不提及档案安全方面的内容，而只热衷于档案的数字化、信息化、建设数字档案馆之类的工作。少数单位只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作，而把安全工作晾在一边。
二、未建立必要的档案安全管理制度。由于档案安全意识淡薄，一些单位领导对档案安全方面的关注度自然就小，这点可以体现于档案管理制度的建设上。一般单位都有档案管理的各项制度，如档案的接收、分类、借阅、保密、鉴定、销毁等制度，但是，部分单位却没制订档案安全管理制度，档案安全管理工作没有提到议事日程，未能做到有章可循，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。
三、缺乏经常性的安全检查。库房中的档案易受到酸化、粉尘、细菌、害虫、光线等多种因素作用而被腐蚀、损害，因此，需要对档案进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态。时下，一些单位没有进行经常性的安全检查，未能及时发现事故苗头，事故危害不断蔓延扩大，以至造成不可挽回的损失。例如，2004年9月，某市档案馆发生了一宗严重的档案害虫事故，全馆4个库房的档案不同程度地被害虫侵蚀，虫害档案涉及全宗25个，3619卷，经过鉴定，害虫种类为烟草甲。该馆受损档案数量之大、范围之广、程度之深、受损档案价值之高，在国家综合档案馆中是十分罕见的，造成的危害非常严重。之所以会出现这种事故，原因之一就是该市档案馆没有进行经常性的安全检查，未能及早发现、杀灭害虫，等到上级业务部门要来进行档案管理达标复查时才发现问题。此时，档案害虫已经大量滋生、繁殖，造成了不可估量的损失。
四、在某些特别时期麻痹大意，疏于管理，忽视预防。在特殊时期（如档案馆进行装修、搬迁等期间），未能保持高度的警惕性，让不法之徒有可乘之机，造成档案失窃等不应有的损失。例如2006年，某县教育局1059份学籍档案，由于安全防范措施不到位，在搬迁过程中丢失。这是管理松懈、麻痹大意造成的，同时，也是档案工作人员安全意识薄弱的表现。
五、档案安全管理的经费投入不足。由于经费投入不足，一些单位，尤其是经济欠发达地区的基层单位档案室，库房破旧，没有空调机、抽湿机，无法控制库房的温度和湿度，利于细菌、害虫的生长繁殖，危及档案的安全；有些单位虽然安装了设备，但由于难以承受电费开支而停止使用这些设备，形同虚设。另外，还有的单位使用陈旧的木柜来存放档案，不利于防火、放虫、防盗。因此，要做好档案的安全工作，需要增加必要的经费投入。
六、缺乏必要的安全知识。不少单位的档案工作人员由于没有经过必需的安全业务知识培训，因而，他们缺乏安全用电知识：空调等用电设备增加了，供电线路却没有进行相应的扩容改造，导致线路超负荷而引起短路，造成火灾。有的单位使用微波消毒档案，却没有考虑到这样做会引起档案里面的金属发热而烧毁档案。一些人甚至不知道灭火器的正确使用方法，预防雷电灾害的知识更是知之甚少。还有，少数单位对馆库的各种设备、设施缺乏定期检查，一些设施出现故障、不能正常运作，也未能及时发现和修复，从而引起灾害事故。2003年9月，某市档案局办公楼遭到雷击，导致供电系统短路引起火灾，其原因是该办公楼的防雷设施不够完善。
七、缺少必要的防盗设施。防盗是做好档案安全工作的一项重要内容，决不能掉以轻心，时下，一些单位的防盗设施很不完善，没有铁窗、铁门、铁柜，也没有防盗报警装置。这样，档案库房一旦被盗贼"光顾”，就会很容易得手。档案被盗的事例屡见不鲜，不能不引起单位领导和档案工作人员的重视。例如，2004年11月，中原地区某大学第一附属医院累积了40年的30多万份病历档案和10年的会计档案，共计11.19吨，被不法分子撬开档案库房的门锁，在一个月之内分四次将这些档案全部盗走。案发后仅追回80多份档案，其余的经废品收购站转卖到当地造纸厂，全部遭到粉碎销毁，造成了无法弥补的重大损失。事故发生的原因，一是档案工作人员的安全意识淡薄，没有负起应尽的保管责任，二是档案库房的安全防范措施不力，起不到足够的防御作用。
八、应急预案缺位或应急预案不切实际。档案部门与其他部门一样，同样会出现各种各样的紧急情况，因此，平时就要做好充分的准备工作，制定应急措施，以应对突发事件，做到防患于未然。然而，时下有的单位没有应急预案，或者应急预案不切合实际，难以有效施行，面对突发事件时不知所措，束手无策。例如，2006年7月，广东省因受台风"碧利斯”带来的特大暴雨影响，部分地区发生严重的洪涝灾害，面对突如其来的洪水袭击，一些档案部门由于缺乏防汛抗洪的应急预案，未能妥善安置档案，致使所保存的档案遭受浸泡而造成重大损失。档案部门及工作人员必须吸取其中的深刻教训，认真总结经验，及早制定切实可行的应急预案，一旦发生紧急情况，马上采取相应措施，最大限度地减少事故造成的损失。
九、对档案安全事故责任人员的处罚力度不够。发生档案安全事故，应该及时查找原因，明确事故责任，给予有关责任人员相应的处罚。这样，才能起到警示作用，防止类似事故的再次发生。而时下，往往是仅对有关责任人员给予通报批评就算了，一些较为严重的事故也作如此的处理，这样的处罚力度明显偏轻，没有起到足够的震慑作用，不利于预防事故的发生。
综上所述，我们不难看出：由于档案安全意识淡薄，经费投入明显不足，防范措施不到位，档案在保管、利用等过程中存在着各种各样的隐患，严重危及档案的安全。因此，档案部门的领导和工作人员必须牢固树立"安全第一，预防为主”的思想，加大对档案工作投入的力度，建立综合性的安全事故预防体系，积极参加安全知识技术培训，把档案安全融入到所有活动领域并占据主导地位，创造一个良好的档案保管环境。只有这样，国家档案事业的发展才有良好的物质基础，档案工作才能充分发挥档案服务社会，造福百姓的作用。
