【摘要】 近年来，随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质向数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变。 档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个企业档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度，本文主要介绍了中核四O四有限公司档案管理信息化建设的背景、目标、实施步骤、效果及前景展望，以供借鉴。
【关键词】档案信息化，实践，展望
1 公司档案信息化建设的背景
档案信息化就是以馆室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息数字化，实现档案资源共享。
公司档案信息化管理是档案工作适应公司信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为公司各项工作服务的不可缺少的手段。公司档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强档案基础工作，优化档案工作管理体制与运行机制，努力实现档案信息化。
公司档案工作起始于1959年，五十多年来，在核工业档案馆等上级部门的大力支持和具体指导下，在公司领导的高度重视、关心、支持下，始终按照"统一领导，分级管理”的原则，紧紧围绕公司中心工作，立足公司档案事业发展，对各级各类档案实行集中统一管理，对分公司档案工作进行业务指导、监督检查。坚持"依法治档，创新理念”的管理思路，逐步完善管理职能，夯实档案基础业务建设、人才队伍建设，积极探索档案现代化与数字化建设，档案工作得到了快速发展，为公司生产、经营、发展及各项工作开展提供了坚强有力的信息保障。公司共有档案馆1个，二级档案室10个，截至2012底，共有文书、科技、会计档案近23万卷（件）。目前公司档案管理工作中还存在一些问题：一是两级档案部门管理水平参差不齐，保存的纸质档案重复的较多，数据录入缺乏标准，技术上难以解决数据整合。二是复合型人才不足，目前，既懂计算机管理知识，又懂档案管理业务的复合型人才缺乏，工作效率不高。
2011年以来，公司加快了信息化建设步伐，先后实现了OA系统、106变电所无人值守系统、三维管网系统、财务管理系统等信息化建设目标。目前，正在建设的有物资集中采购系统、人力资源管理系统、档案管理系统等，努力创建信息化公司。在公司信息化建设开创初期，即将档案信息化纳入公司信息化建设的总体目标，2012年，公司档案馆配合信息中心完成了档案管理软件需求分析、硬件需求分析、工作流程梳理等工作，对几家软件公司进行了对比分析，为了与集团公司保持一致，最终与方正公司合作开展"文档管理信息平台建设项目”，目前，已配备了档案信息化专业设备、专业软件，开展了档案人员的计算机操作培训。文档管理信息平台已成功嵌入公司协同办公系统，公司随即全面推广应用。
当前，档案信息化建设的重点放在电子文件的管理上，这样有利于把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。因此，我们要立足实际，对于文书档案、科技档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作，积极探索出档案信息化的新路。
2 公司档案管理信息平台应用的目标
公司档案信息化工作按照"统筹规划、分步实施、安全保密”的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步实现档案管理现代化，努力适应信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现公司档案信息资源数字化、档案信息服务网络化。
公司档案馆根据自身工作实际，建成符合公司档案业务工作要求的功能模块和界面处理，以实现电子文件与电子档案的全程管理。提出了"文件管理子系统、档案管理子系统、检索利用子系统和系统管理子系统”四层管理模式，实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。
档案管理信息平台按照档案属性分为：文书档案、科研档案、会计档案、声像档案、实物档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：文件管理、预归档库、档案管理工作、报表打印、档案鉴定、档案销毁、库房管理、损坏丢失管理、导入接受、导出移交。
用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、个人取证等不同目的进行档案检索。此外，还有一些特殊应用，例如，档案分类并不完全采用业务职能分类方法，而是在按业务活动划分类别的基础上，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。
档案管理信息平台是一个一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。
3 公司档案管理信息平台应用的实施步骤
3．1 加强领导，明确职责。
公司档案信息化建设是公司信息化建设的重要组成部分，必须与信息化整体建设同步规划、同步发展。各级领导要以对历史负责的态度，重视和支持档案信息化建设，加大领导力度，为公司经济和社会发展提供良好的服务。为此，必须做到：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文书档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于科技档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，使归档工作与工程建设同步、有序进行。
3．2 规范管理，注重实效。
档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化。公司档案馆应结合实际制定相应的档案信息化规范性文件和标准，对现有的工作进行一次梳理，对于不适应、不符合的坚决予以整改。同时要转变工作理念，从传统的"保管”上升到"服务”的理念。保证公司产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，真正发挥档案信息化的效应。
3．2．1 制定较为完善的规章制度。为加强公司档案信息化工作，需要制订电子文件（档案）接收、保管、利用等方面的制度；录音、录像、照片、多媒体档案接收、保管、利用等方面的制度；档案信息系统、数据安全方面的制度；档案数字化处理操作规程；档案数字化处理和管理电子档案（文件）有关岗位和人员责任制等制度，以保证档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。
3．2．2 形成全员参与的工作局面。文档管理软件的开发和应用，改变过去只有文书人员参与归档的局面，使档案信息化成为全员参与的工作。
3．2．3 形成与信息技术部门相互依托的衔接机制。档案馆在开展档案信息化建设的过程中，设备、人员等技术力量都较为薄弱，必须依托信息技术部门的信息技术装备和计算机专业人员，形成一种紧密合作、优势互补的态势。公司档案部门和信息技术部门通过两年合作，已实现了2011、2012年部分文书档案的文件级目录和部分电子文件的全文机检，积累了一定的电子信息，也积累了电子档案生成、整理、移交、归档、利用等实践经验，为我公司档案管理的高效优质运行提供了技术保障。
3．3 统筹规划，分步实施。
公司档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现两级档案馆（室）"自成体系、各自为战”的情况，要紧密围绕公司生产、经营、管理、科研等中心工作，按照公司信息化总体目标和阶段要求，制定档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与公司信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。
阶段要求：
3．3．1 2013—2014年，全面建成公司档案数据库。采用档案信息化手段，整合公司档案馆（室）档案资源，建立公司档案管理数据库，包括文书档案、科技档案、财会档案、声像档案等多种档案信息数据库。2013—2014年着重对馆藏档案文件级目录进行录入工作，在已有的目录录入基础上，有计划、有步骤地充实完备馆藏档案目录数据库。
3．3．2 2014—2015年，全面建成公司电子档案信息中心。2014年开始对馆藏文书档案进行数字化扫描、转换，2015年逐步实现文书档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量，为公司生产、经营、管理、科研等各项工作提供有利的数据支持。
3．3．3 2016—2018年，全面建成公司数字化档案馆。2016-2018年完成馆藏科技档案的数字化工作，实现全部馆藏档案数字化，最终实现数字化档案馆。
4 公司档案管理信息平台应用后的效果
档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段，它将传统管理手段和先进技术手段有机结合，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台，将充分发挥档案管理部门的信息服务功能，推进档案管理高素质人才队伍建设，真正实现档案管理思想理念创新与技术方法创新。
公司档案管理信息平台建设应用后，用户只需在个人办公OA界面轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。档案管理将实现图、文、声、像信息融合及网络一体化管理，档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在档案管理信息平台上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快，将大大提高办公效率，增强档案服务的实用性、安全性和保密性，实现档案管理现代化、检索便捷化、服务人性化，满足用户对档案信息快速传递和共享的实际需求。 因公司档案管理信息平台上线运行时间不长，普及性不强，应用用户人数不多，有待进一步宣传推广，其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立，还需要抓紧建设。
5 档案管理信息平台应用的前景展望
在档案管理信息平台的应用基础上，可进一步规范档案数字化信息标准接口，开发档案挂接辅助工具包，完善档案日志跟踪，强化档案元数据管理和统计报表管理，提供主动性推送服务。待档案管理信息平台在公司逐步完善并深化应用后，将建立以高速信息网络为基础，档案数据管理为核心，内容建设为重点的统一有序的综合资源档案管理系统。将实现对历史、现在、将来的档案管理，涵盖档案管理的接收、整理、利用和保管等环节，将档案管理的全部流程纳入系统一体化管理，并与各相关业务系统关联对接，实现数据资源的共建共享。从而将公司档案管理工作进一步打造成资源丰富的、功能强大的、自动化程度高的数字化档案馆。
