随着计算机技术、网络技术和多媒体技术广泛应用于各个领域、各个行业，档案的信息资源在种类、数量和质量等方面都发生了极大的发展变化，从单一印刷型文献资源向视听型（如VCD,CD等）、机读型（如CD - ROM）、数字式存贮信息以及其它电子出版物等新型的信息资源发展，为档案馆开创了一个全新的、开放式的信息搜集、传递、利用的自由空间，通过网络可以自由地、几乎不受时空限制地以更为快捷的方式获取国内外信息，而且范围更广，时效性更强。可以说，档案馆的发展是与计算机技术、网络技术的发展水平相适应的，两者之间是相互促进的良胜循环关系。
一、信息化是当代档案管理现代化的主要技术标志
现代化是个动态的概念，在不同时代有不同的标准和不同的标志性技术，当代现代化的标志性技术是信息技术。信息技术是指完成信息的获取、加工、传递和利用等技术的总和。现代信息技术是以计算机与通信技术为核心，对各种信息进行收集、存储、处理、检索、传递、分析和显示的高技术群。看一个国家和地区档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度。数字化、网络化是实现档案管理信息化的必由之路，而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设，涉及到信息技术的方方面面，因此可以说数字档案馆是档案信息化管理的集中表现。
数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行软、硬件基础谈施的构建、应用系统的开发、数字资源的建设、人才队伍的培养等方面内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等有着密切联系的系统工程。
二、档案馆信息化的基础建设
IT技术是当前世界上发展最快的技术。根据发展计算机的这一特点，决定了我们在计算机设备的配置上，既要有一定的前瞻性，对网络设备和基础设施的投资适度超前，同时又不能盲目求新、求高，特别是对用户端设备，要坚持"不求先进，但求实效”的原则，把有限的资金花在"刀刃”上；要坚持"逐步完善、不求一步到位”的原则，在实践中完善。在运行中提高；要坚持"立足实际、突出特色一”的原则，特别在功能设置上，不能贪大求全一次性解决所有网络问题是不可能，也是不现实的。
首先，谈一下内网与外网：目前，各级档案馆大都已经实现”三网”联通（即馆内局域网、政府公务网、国际互联网），有内外网之分。内网和外网目前在物理土是隔断的，二这一对于确保内网核心机密的安全是有效的，但也带来了信息交换的不太便、不及时。档案馆面向公众的是外网，其后台运作的是内网。外网的数据来源于内网，外网接收的数据必须转入内网进行处理。没有内网的支持，外网就成为"无源之水”、"无本之木”。在外网到内网的交换中，解决入侵检测和查毒杀毒的问题，在内网到外网的交换中，解决涉密信一息的检查和控制问题，从而最终实现涉密网络与公共信息网络的安全隔离与交换。因此，必须解决内网与外网物理隔断带来的信息交换不方便、不及时的问题，实现内网与外网信息价的适度、安全的交换。
其次是建网与建库。随着政府信息化的推进，越来越多的档案馆已经或正在建设内部局域网和外部网站。网络建设无疑是政府信息化的物理墓础，但仅有网络是不够的，必须坚持建网与建库（数据库）并举的方针。目前值得注意的一个倾向是各档案馆对建网普遍热情较高，投入较大，对建库则积极性不高，或虽然口头上重视，实际上花的精力和投资都远远不够。从客观上说，由于网络技术日趋成熟，只要资金落实，建网相对比较容易，也能在较短的时间内见出成效，而建库则需要做大量基础性的工作，需要进行强有力的协调，很多工作也是长期的，如馆藏档案的数字化，日常数据的采集、保存、加载、更新等，都不是一漱而就的。正因为忽视数据库的建设，导致很多网络建成后"实货”不多，"闲置抛荒”现象不少。
三、档案馆信息化的资源建设
1、数字化、虚拟化。随着计算机的网络化和网络通讯技术的发展，为信息资源的数字化、虚拟化提供了技术保障和发展空间。同时由于信息的巨量增长，档案馆目前的这种自给自足的封闭状态已无法适应科学技术发展的要求，无法满足用户的快捷、方便、及时的多样化信息需求。未来的档案馆将作为信毫、资源集中管理基地向全方位开放式的分工合作与资源共享的方向发展，将发展成为数字化网络信息中心，实现档案信毫、资源的数字化存贮、网络化传递和智能化检索，以最大程度她满足用户快速便捷获取信息的需求。各个档案馆将通过互联网络和信息资源共享来建立数字化、虚拟化的信息资源，即打破地域、行业界限，实现超越时空的信息资源共享。
2、个性化。未来的档案馆将通过互联网络拥有虚拟化、数字化的信息资源，而网络信息资源的最大特点就是开放性和共享性，即各个档案馆拥有网络信息资源的机会均等，而且彼此都可以同时拥有相同的信息资源，互不干扰。因此，从理论上说各个档案馆的信息资源将随着数字化、虚拟化信息资源的比重增大而逐步趋同，相互之间在拥有的信息资源方面的差别会不断缩小。但由于信息资源内容的广泛性和巨量化，加之各用户对信自、需要的多样性，要求档案馆的信息资源具有鲜明的个性特征；如信息资源的形式特色、专业特色和地域特色等。这就要求未来的档案馆将从自己主要的用户群的需求出发，发挥自身优势，建设好具有自我特色的信息资源，可依据现有的一次信息，深加工的二次、三次信息，建立特色数据库，供用户查询、利用。
3、信息的共享与安全保密。目前既存在对网络的安全保密重视不够，将一些内部涉密信息放在没有一加密措施的网络上传送，或一台存储涉密信息的电脑同时上互联网的现象，也存在以"需要保密”或"上级规定”，为由，搞"信息垄断”，拒绝将应该公开的信息提供共享。部分档案馆为"保险”起见，对档案信息定密过宽、过严，将一些不该定密的定了密，该定低密级的定了高密级，该解密的迟迟不予解密，严重影响了信息共享。甚至错误地认为，防止泄密"最好的办法就是不用”，从而限制了网络的应用和档案信息的对外开放。解决这一问题，必须在观念上有一个根本的转变，要改革传统的信息管理方式，建立档案信息、公开发布制。同时又要依法保证涉密档案信息的妥全。
四、档案馆以信息化工作为核心的业务建设的主要内容
1、实施电子文件、档案的收集进馆，加强国家电子档案资源建设。从当前情况看，随着国家信息化建设和电子政务的迅速推进，新产生的电子文件、档案的数量与日俱增。但电子文件归档管理存在问题：只存电子文件，不存纸质文件或电子文件也不归档处置；电子文件数据人为删除或因病毒等原因毁伤、损失不少。
应针对现实情况，加快实施电子文件的收集进馆，加强国家电子档案资源建设。首先要建立电子数据"库馆”，即应配置内网服务器和数据库存储器，或托靠政府计算机中心内网服务器、存储器，利用挂靠多个硬磁盘及光盘"库”等载体，打造好电子文件 和多媒体数据存储平台。其次要应用相关软件实施电子又件接收、主要应借助省、市（单列市、地级市）统一研制或推广的电子文件、档案管理系统软件，通过网上预定接收和脱机载体接收等手段，有计划、有步骤地实施电子文件和数字化声像、图片、报表等档案的采集入馆。再就是要认真贯彻国家有关电子一文件归档管理法规、标准，抓紧试点，逐步推进，重点须规范电子文件价值鉴定、科学分类、归档范围、信息安全管理等基本要求。确保归档的电子文件的真实性、完整性、价值性、可识别性以及安全性保密性。
2、馆藏重要档案的逐步扫描刻盘存储和全文数据库的建设。这是一项档案信息化建设的基础工程。从实践看，做好这项工作应重点把握好三方面：一是认真制定计划和操作规程。扫描的标准、进度，扫描后刻录存盘要求等后处理事项，应细致而明确，具有较强操作性、规范性。二是恰当确定扫描范围。原则上说，珍贵重要的、容易受损的、利用频率高的纸质档案以及馆藏照片档案应重点扫描；应将市委市政府等主要全宗的档案列入扫描范围；要立足实际，突出重点（主要全宗、主要档案），选择专题（按专题性档案范围有选择实施扫描），逐步推进，注重实效，以有限的经费、人员、设施等条件，做出富有实际意义的档案信息化成果。三是规范处理相关问题。档案扫描过程中可能出现一些诸如老案卷档号不全，五、六十年代案卷筒子页单面编页号，某些旧档案文件字面模糊等等，遇到相关问题应及时研究处理并作好记录，以保持前后统一性，档号规范性，业务标准性，存储安全性。
3、目录数据库的建设和档案信息电子化检索。档案目录电子化检索速度快、检索角度多、检索准确率高，因此，市县级档案馆建设目录数据库，实现档案检索电子化。更是市县级档案馆信息化建设的核心任务。市县档案馆人手少，档案文件条目数量大，一般都在四、五十万条以上，仅靠自身力量需较长时期才能完成目录数据库的建设，因此，利用"外援”重点并迅速建立目录数据库很有必要。"外援”渠道两种形式，一是聘请馆外人员录入，档案馆业务人员组织严格抽检，从而保证录入数据质量。这样一年即可完成几十万条目录录入。二是组织档案形成单位自录，由市委、政府办公室行文，把目录微机录入工作分解到各档案形成单位，对其提出录入质量、时间进度等标准，并组织人员抽检，或各单位互检。这样，可节省财政经费开支，也是可行办法之一。同时，今后新接收档案进馆，要一并接收机读目录，及时汇入目录数据库，不能积累、形成新的待录入目录。
4、档案馆网站网页的开发建设。档案馆网页建设内容应具备合两大类，一类是通用性内容，如档案馆简介、全宗介绍、全宗一览、档案珍藏等栏目；一类是特色性内容，即区别于其他市县的、自己独有的、具有创新性的特色栏目。网页形式应设计创意新颖，富有地方特色，主页栏目页统一，页面间逻辑关系严谨，各个栏目恰当实用。同时要强化"六功能”，即档案信息资源共享和社会利用的功能；档案社会性宣传功能；档案开发编研成果展示功能；广泛征集档案的工作渠道功能；档案业务咨询和交流功能；档案部门形象展现功能。
5、应用计算机网络（政务网络、INTERNET网络）实现馆藏档案网上检索和馆际间档案信息资源的利用共享。利用网络传输、利用档案，让档案"上网”，是档案馆信息化建设的重要内容。它可满足单位的和社会的网上检索利用，可实现馆际间所藏档案的，资源共享。档案"上网”，包括"目录上网”和"信息上网”。这项工作要依托上级业务部门统一研制的数字化存储、利用管理系统平台，当前首先解决"目录上网”，分阶段、有计划、有重点地实施"档案信息上网”。要做到"三网分开”，即局域网、党务网、因特网的物理隔离，确保电子档案信息安全；要研究、确定网上利用档案收费项目、标准、方式；要让"档案上网”成为档案馆社会形象的树立和服务社会水平的提升的品牌。
五、加强以档案信息化工作为核心内容的业务建设应采取的主要措施
加强档案信息化建设是构建和谐社会的必然要求。充分开发利用档案信息资源，符合建设中国先进文化的前进方向。档案信息资源，是人类生活、生产、思维方式和创造性话动及其产物的直接记录和结晶，是特殊的文化资源。各级档案馆则是汇聚、储存、加工整理这些特殊文化资源的基地，其通过加强档案信息资源开发与利用，不仅使文化资源得以传承，也为新时期的先进文化建设提供了条件。
1、更新观念。档案工作者必须改变原有的观念、职业认知和情感，树立以民为本、为民服务的思想，同时要树立"社会档案观”，将国家综合档案馆带人一个更为广阔的、丰富多彩的社会活动天地，要求兼顾国家、社会、家庭、个人四个层次，要把大力开发利用档案信息资源工作放在促进档案事业在新时期的持续快速健康协调发展，为构建和谐社会服务的战略高度去认识，增强责任感和紧迫感，从而为促进先进文化发展做出贡献。
2、结合政府信息公开工作，加大档案开放力度。随着我国社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设步伐加快，档案利用的范围、利用者的成分都呈多元化趋势，很多人把档案利用的热情投向当代，所以，我们必须依法有序地加快"低龄”档案的开放工作。要严格执行《档案法》，使形成满三十年的档案多数向社会开放；使"经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”的规定真正落到实处。并在实践中紧密依托政府信息公开工作，灵活开展档案开放工作：一是档案开放原则与信息公开原则相对应，参照政府信息公开的做法档案开放也应以开放为原则，不开放为例外。二是档案开放内容与信息、公开内容相对应，对于政府信息的公开，国家要求只要不属党和国家机密，都要向社会公开。三是档案开放限制与信息公开限制相对应。政府信息也有一些不能公开的规定，因此，对保密档案和非保密档案要进行合理的分类，并根据内容明确哪些可一以公开，哪些不应该公开，才有可能科学地定密、解密，并在此基础上实现档案信息资源的公开化。
3、办好公共服务窗。档案馆为构建和谐社会服务的效应要通过公共服务窗口体现，主要是力、好两个窗口：一是阅览窗口，阅览窗口不仅可以查找普通档案，而且还开展己公开现行文件利用和政府公开信息查询工作。并把这一窗口打造成亲民性窗口，提供人性化服务。二是办好网站窗口，使公民在互联网上就能够查询开放档案、政府公开信息和已公开现行文件。着重办好网上展览和查阅利用等点击率高的栏日，为公民利用档案提供方便。
4、依托电子政务，提速档案信息化建设。档案信息化实质上是电子政务建设的一部分，档案信息化也只有依托电子政务的建设，才能够获得实质性的进展。目前当务之急在于市（县）区档案局（馆）要明确定位，依托电子政务平台。将档案信息化建设全面纳入到市（县）区的信息化建设规划中来。要将档案信息化工程项目化，作为电子政务建设中的一个子系统、子项目，争取立项，获得财政支持，与电子政务建设协调同步发展。
未来的档案馆将充分地运用高新信息技术，向数字化网络信息中心发展。它的开放性和信息资源的共享能力将不断加强，服务方式、服务意识和管理模式将不断创新，更好地为社会进步和经济发展作出更大的贡献。
银川市档案局（馆）马东升 马富平
