照片档案是单位以及个人从事各种活动形成的对单位有保存价值的并按一定原则和方法经过加工整理，集中保管起来的各种照片。企业的照片档案是企业档案全宗的一个重要组成部分，它能真实生动地反映出企业在各个方面的一些重要场面，其形象逼真的特点能对文字档案作有力的补充。因此，对照片档案的收集、整理和保护是非常必要和重要的。
在基层企业单位，特别是一些规模较小的企业，每年产生的、具有保存价值的，并能充分反映本企业的重大事件、重要会议、重大情况的照片不多。但其作为记录企业发展的另一种形式载体，又不能不归档保存。通过实践，我们认为按内容——年度或跨年度组卷（即按每年组一卷或数卷，或数年组一卷或数卷）较为适应，也更利于照片档案的整理、保管和利用。下面就谈谈照片档案按内容——年度或跨年度组卷的做法、体会及存在的问题。
一、照片档案按内容——年度或跨年度给卷的方法
（一）收集。照片档案的收集是照片档案整理的首要环节。由于照片归档并形成照片档案这项工作起步较晚，人们对照片档案的观念意识较淡薄，甚至不将照片作为档案的一个组成部分进行归档，致使大量具有保存价值的照片散落在各部门或摄影者手中。因此，要明确照片档案收集工作的重要性，做好照片档案全面、及时的收集工作。一是要通过制定规章制度和采取切实可行的措施，使有关部门或摄影者定期或按每季度向档案室交照片，并通过让档案部门给有关部门或摄影者购买的胶卷和冲洗照片的发票签字后，财务才能报销的制约手段，强制照片归档制度的执行；二是档案部门要随时了解掌握本企业各种重大活动和工作安排进行及时跟踪收集；三是档案部门根据年终本企业大事记，进行全面核查，看看有无遗漏，及时补交；四是年初收集文书档案时同时下发归档通知催收。
（二）整理。对于收集到的照片，不能急着一律存档，首先应对其进行鉴定、分类，将一组记录同一内容、时间的照片、底片进行排列，然后选出有保存价值的照片和相对应的底片，分别用白纸包好，装在同一编有顺序号的信封里，并在封面上写清楚本照片（底片）的文字说明、摄影者、拍摄地点、拍摄时间等内容，集中存放。为了使整理照片有序不错，平时要做好归档工作，待年终确定本年度照片确已收齐后，再集中利用一段时间进行统一立卷。
对选出的照片要按内容——时间顺序分组编排，并在平时归档的基础上，对每张照片（底片）进行编号。照片、底片要编同一个号，以便于查找。根据《攀钢照片档案管理办法》（试行）要求，我们在照片背面右下脚编上“全宗号—目录号—案卷号—照片号—底片号”，如：07—01—003—05—61；在照片档案案卷芯页记录文字部分的地方，即每张照片旁编对应的：照片号/底片号，如：05/61；在照片对应的底片乳剂面片边上用笔编写：全宗号—底片号，如07/61。这三个号实质是同一个号，都是记录“1994年4月1日攀钢耐火材料有限责任公司成立并挂牌”这一历史活动组照片的其中一张照片和底片的号。照片号是以每卷照片档案（一个立档单位）编一个大流水号；底片号是以底片档案册（一个立档单位）编一个大流水号。以此类推，每张照片（底片）都照此法编号归档，定不会出错。
基层企业单位由于年发生的重大事件、重大活动、重要会议较少，每年产生的照片不多，即使将一次活动的一级照片全用来归档，也不能单独立为一卷，且重复较多，也没必要。因此，如死搬硬套条文，必须按规定每年组一卷或数卷照片档案，这对于基层企业单位来说就有些勉为其难。故我们通过实践，将近几年零星收集来的较有价值的照片（底片）进行了鉴定、分类、编排。根据照片反映的内容，按内容——跨年度组了几个专题卷。如：组成了一卷跨年度的“重要会议”卷，即：从1994年4月1日至2000年1月24日止六年间，攀钢耐材公司召开各种重要会议形成的照片档案卷；一组荣誉照片档案卷，一组各种重要活动照片档案，我们还将组历年产品照片档案卷等专题卷。并在每卷案卷前分别编写每组照片的总说明，在案卷芯页每张照片旁编写分说明，用详细的文字说明介绍照片内容，以保证整理出来的照片档案有照片、底片和文字说明三部分组成，使零散的照片转换成具有保存价值的照片档案得以妥善保存，同是也保持了照片档案的有机联系，更有利于保管和利用。
（三）按文书档案组卷要求，给每卷照片档案册编案卷号、页号，抄写卷内目录，填卷内备考表，拟写案卷标题和编制案卷目录。
（四）将底片按大流水编号后，装入底片袋，并在底片袋上编写底片相应的号码后，再插入底片档案册保存。
二、对照片档案按内容——年度或跨年度组卷的体会
1、照片档案按内容——年度或跨年度组卷，有较多好处。这样做不仅能够很好地保护历史照片，使照片档案内容具有连续性，也为查找利用照片档案提供了方便。如按内容——年度尤其是跨年度组卷，其特点在于查找利用某一时期内的某一类活动照片时非常方便。例如，要查找本公司召开历次职代会的照片时，只需从照片档案案卷目录上直接查找这一时段的“重要会议”类照片档案卷即可很快查到。也可利用微机直接进入档案管理系统点击“照片档案”查抄“重要会议”即可查到。其实，照片档案按内容——年度或跨年度组卷，实质就是把照片按时段——专题分类。因此，为便于快速查找，最好是除编制照片档案目录外，还应按照照片内容编制照片档案专题案卷目录。如：重要会议专题、重要活动专题、各类产品照片专题、荣誉档案照片专题等目录供查找利用。我们认为照片档案按内容——年度或跨年组卷法，比较适用于年产照片较少的小单位或基层企业单位组卷。
2、照片档案具有的直观性、生动性、专题性和集中性是其他文字档案所不具备的，但它与文字相比具有无法详尽记载信息、深入揭示事件内涵的局限性，尤其是按内容——年度或跨年度组卷的照片档案跨年度时间长。因此，在整理和鉴定照片档案时，应将文字档案与照片档案二者有机地结合起来，即在照片档案案卷中的每张文字说明部分的参见号栏内，标明该照片内容所对应的文字档案案卷的种类，保管期限和案卷号等，使二者形成互补，可极大地提高照片档案的利用价值。
三、按内容——跨年度（年度）组卷存在的问题
1、备用片增大了档案部门的工作量。照片档案按内容——跨年度（年度）组卷法，照片需要积累到一定的数量，也就是一定时间后，才能组成一个照片档案案卷。这样照片在末形成照片档案案卷之前既不便于统计、也不便于保管，更不便于利用。对此，为解决利用问题，只能采取保存备用片的方法。即每次重大活动或事件都会产生较多的照片，而这些照片不可能也没必要全部归档保存，在保证归档选片后，可将剩余部分照片选些作备用片保存，以发挥其利用价值。如反映本公司文明建设等方面的照片，我们就选取了一些具有典型性、代表性、综合性的备用照片归档保存，在公司审报文明单位时便及时提供利用了。备用片平时应保存在原分类照片信封内，用时需将备用片背面写上与信封编号相同的编号，这样照片即使拿出来用后，也不会弄错或出现混乱，用完后将备用片按信封上的编号顺序排好，装在信封内一起保存，待日后需要时再用。
2、照片档案跨年度组卷在保管利用上存在有够规范化的问题。照片档案管理对库房环境及保管装具等条件要求较高。而基层企业档案室目前大多不具备专门保管照片档案的环境条件，一般照片档案都同文书档案保管一室。如遇未及时整理立卷，又未保管妥当，照片则很容易因潮湿高温而发生粘连，底片长霉，造成画面损坏。所以，照片收集到档案部门后，一定要及时鉴定、分类、分装、编排。并保持每年一次装卷，待照片装到一定量或时间（够一卷后），再按规定组成一个规范的专题照片档案卷。
随着企业生产，、经营、科技事业的日益繁荣，照片档案的数量在基层企业也会越来越多，对这一档案资源的开发利用也越来起迫切。因此，应制定更加完善的照片档案管理制度和办法，采取各种有效措施，使照片档案的管理、整理、组卷等，更加规范、标准和适用。
