20世纪70年代以来，现代计算机技术伴随网络技术的快速发展和普及，已日益成为现代社会经济、文化发展中的重要组成部分，并广泛地渗透到社会各个行业和人们的日常生活之中。与此同时，在网络环境下，诸如集成管理系统、数据库技术、只读光盘、电子（数字）文献和网络信息服务平台等一系列IT技术成果，为传统的档案管理运行模式和服务方式的变革创造了新的机遇，档案信息利用工作创新的课题已现实地摆在我们面前。
一、网络环境下，对传统的档案信息利用工作提出了新的挑战
1、网络信息利用以方便、快速、高效，不受时间、地点限制等特点，形成了一种全新的备受利用者欢迎的服务方式。首先它不同于档案馆（室）只在特定的上班时间提供服务，而是全天候的，可以实现365天，每天24小时，在任何有计算机和网络的地方上网，通过与数据库的联接而获取需的信息，能够随时随地满足利用者获取信息的需要；其次，由于同一信息资源的电子文本（网络版）的制作和传递比纸质实体印刷文本快捷得多，从而大大提高了信息的传递速度。网络技术为利用者提供了在第一时间内获取最新前沿信息资源的条件。
2、开放的环境和新颖、丰富的网络资源与封闭状态下单一、陈旧的馆藏资源形成强烈的反差，网络技术为利用者创造了获取利用档案信息资源的广阔空间。通过网络展现在利用者面前的档案信息资源不再是本系统、本单位、个别馆（室）的有限资源，而是所有联网单位的相关资源的总和，并且不受行业、地区、国别的限制、凡允许共享的资源都会一一呈现在利用者眼前。同时网络技术为进一步对所需的档案信息资源进行分类、整理、分析，提供了强有力的技术支持，增强了利用者利用档案信息资源的能力,拓展了工作空间。
3、传统的档案信息服务模式，正在发生重大变革。事实上，在网络环境下，就档案信息服务工作而言，目前发生的变化，已不是一般意义上的服务方式的变化，而是更深层次上的服务模式的转变：第一，档案信息的流通模式正在由档案实体借阅向信息传递转变。利用现有的自动化办公系统或局域网信息服务平台完全可以实现集档案信息检索，全文浏览和传递于一体，把相关信息送到利用者的手中，即使尚未数字化的相关资源也可通过扫描进入计算机再在网络上进行信息传递；第二，档案信息的查阅模式正在从到档案馆（室）实地查阅向利用者的工作场所或家庭的桌面浏览转变。这本身就是网络远程服务特点给利用者带来的极大便利；第三，档案信息服务工作的咨询模式正由档案管理人员面对面为利用者解答个别问题，向通过网络进行双向信息交流，主动推荐档案信息，提供全方位的咨询服务转变。利用者可以通过局域网的档案工作站或网页，非常方便地查到馆藏档案信息资源和检索查阅方法，按照授权进入相关的数据库索取需要的信息并下载，对一些特别要求，还可通过留言得到及时回复等。不言而喻，通过网络展开的档案信息服务，无论是在工作效率还是在服务质量上，都发生了革命性的变化。
二、突出工作重点，积极推进网络环境下的档案信息服务工作
方兴未艾的网络技术，为档案信息服务工作实现现代化和提供高科技的智能型服务，奠定了坚实的技术基础，但现在工作中的网络建设发展不平衡与实际服务工作转变滞后的问题，严重地影响了我们前进的步伐。突出重点，突破瓶颈已是推进工作的当务之急。
1、要下大力气，建设好属于自己的网络服务体系。在网络时代，要搞好档案信息服务的创新，必然要依赖高效优质的网络设施，网络建设的水平，显得尤为重要。目前就已在线运行的大部分档案信息网站来看，一是普遍存在技术支持薄弱的问题：一般只能提供信息浏览服务（WWW）、电子邮件服务（E—mail）和少量的咨询与接待服务，而很少提供远程登录（Telnet），文件传输（FTP）以及电子公告（BBS）等服务；二是不少网站除了对馆藏资源的简单介绍和部分目录之外，几乎没有别的信息，网站信息资源的缺乏和陈旧已影响到开发利用和服务的效果，网页内容更新的不及时，也大大降低了对利用者的吸引力。根据攀钢的实践经验看，要建设好自己的档案信息网络服务体系，首先要把公司和厂两级的内部局域网建好，只有具备了可靠的内部网络通讯设施，才会具备企业内部档案馆、室之间的互联、互通、共享的基础。
2、从实际出发，积极利用网络技术，改变传统被动服务方式，提供主动式的服务。当前，最基本的主动服务方式的工作方向，是通过内部局域网让利用者可以随时查阅到馆藏资源信息。为此，我们应该紧紧抓住对馆藏资源的开发、揭示和与利用者的交流这三个环节开展工作。在档案信息资源的开发上，要根据各自工作实际，建立各具特色的档案信息资源数据库，并形成数据规模，把馆藏档案信息资源进一步深入开发出来，使档案信息服务的水平和能力有实质性的提高；在档案信息的揭示上，要尽可能采用最直观的方式，将馆藏目录总览，数据库资源检索系统，及相关服务项目等详尽地展现在利用者的桌面上，利用网上留言预约，档案实体扫描传送或复印传真等形式，将传统的档案实体查阅最大限度的网络化；在信息与工作交流方面，可利用电子邮件与利用者保持密切的联系，了解他们的需求，有针对性地主动推送相关信息。
三、建设档案信息网络服务系统的工作构想
以网络为基础平台的档案信息服务系统的建设，是一项涉及方方面面的系统工程，整个工作责任重而道远。从目前的实际工作状况和技术条件分析来看，笔者认为，工作应分三步走：
1、利用现有条件，对传统服务项目进行创新，推进传统服务向网络服务转变。如前所述，在内部局域网建设的基础上，对馆藏档案信息资源的揭示和传递，可以很快地转为网络化；在咨询服务与工作交流方面，我们可以利用网络技术进行多项创新，从而推动档案由实体管理向信息化管理的转变。这是当前非常现实也是大有可为的一项工作。
2、加强培训，推动档案管理人员的素质提高与知识更新。在档案信息网络服务系统之中，是否具有既懂档案专业知识又能掌握现代化信息技术的人员，是整个服务系统能否正常运转的关键。网络服务要求管理人员必须具备相应的计算机应用技能与网络服务技能，必须熟悉各种相关的资源数据库，特别是需要具备局域网服务地址管理、数据库用户管理、专业数据库检索技能及信息实体转换为电子版本及传送等技能和知识，相对于传统管理的知识结构来说，无疑是必须进行全面的更新。这是一项关系长远的非常紧迫的工作，而且一定要有提前量，才能适应网络服务的新型势。
3、统一规划，建立全新的基于Web方式的网络服务体系。制定标准、统一数据和软件，是档案信息服务网络化的基础。为此，必须在统一规划的基础上采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准、统一的工作规程，才能真正形成有效的网络服务系统，实现网内资源的交流与共享。这是一项事关全局的工作，一个好的规划，起码可以使我们少弯路。
因特网以其强大的信息处理能力和便捷的远程信息服务方式，为档案信息服务带来了生机与活力。可以预见，一个上下成线，纵横成网，能够真正实现档案信息资源互联、互通和高度共享的档案信息化网络的实现已为期不远。通过我们的努力，档案信息服务工作在网络环境下一定会跃上一个新层次。
