摘要：本文认为现行文、档分治管理体制已不适应现代办公技术环境，提出并论述了建立文档一体管理体制的时代要求、重点问题、指导思想、理论基础、基本设想。
关键词：文档管理体制 改革 创新
构建适应文档一体化运行机制的新型管理体制已势在必行。笔者就此略陈管见。
一、构建文档一体管理体制是时代进步的要求
各类机关机构改革的继续深化，计算机技术、网络技术和材料技术的快速发展，无纸化办公环境的不断形成，电子文件的大量涌现，文件归档方式的灵活多样等等，既为文档一体化管理提出了客观要求，也为文档一体化管理提供了强大的技术支撑。但是，文档一体化管理至今尚未完全到位，根本原因就在于现行文、档分治的体制性障碍。现在文书工作由“两办”（中共中央办公厅、国务院办公厅）领导，档案工作由国家档案局领导。这种管理体制，在建国初期为建立正常的机关文书、档案工作发挥了重要作用，也与纸质文件为主体、手工操作为唯一方式的文、档工作基本相适应。从20世纪80年代后期起，特别是近几年来，随着办公自动化速度的加快，文、档工作界限日益淡化，一体化管理已势不可挡。2001年4月，在中央、国家机关档案工作座谈会上，中共中央办公厅主任王刚讲话指出：在中央、国家机关档案信息化建设工作中，首先要坚持文档一体化原则，并且强调，多年的实践证明，机关的档案信息化建设必须以文档一体化为前提。可见，现行管理体制下文、档工作分家的运行机制，现行行政规章所规范的文、档工作行为，是有碍于贯彻“文档一体化原则”和实现机关档案信息化建设目标的。因此，解放思想，实事求是，与时俱进，改革现行管理体制，建立新的管理体制和运行机制，制定新的行政法规，开展实践与理论创新，以适应新技术条件下文档一体化的要求，就成了时代的呼唤。
二、构建文档一体管理体制当前应重点解决的几个问题
（一）认识问题。现行管理体制实行了近半个世纪，一些人已形成了一定的思维定式和行为习惯，新技术创造了文档一体化新环境时，其认识并未与实践的发展同步前进，仍停留在传统思维定式上。这种滞后认识，对深化文档一体化建设产生了严重的负面影响。因此，应以历史唯物主义的科学态度，深入研究文档工作运行规律和发展趋势，认识文档管理体制创新的必要性。
（二）观念问题。改革不合时宜的现行体制，创建新的管理体制，关键要以先进的观念作指导。首先是强化改革观。构建文档一体管理体制是社会发展对文档工作的必然要求。当今世界高新科技突飞猛进，强烈地冲击、震撼和改变着人们的生存环境、思想观念与行为方式。面对高度发达的自动化技术、全新的信息记录和传输方式，重新审视现在工作方式和工作环境，我们只有认清形势，强化改革意识，敢于破旧立新，才能与时俱进。其次是更新价值观。现行文档管理体制、工作模式与运行机制是手工作业的产物，已不能适应先进生产力的发展要求，妨碍了文档一体化的真正实现，不利于文档工作资源的优化配置。因此，应以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，用“三个有利于”价值标准去认识现行管理体制的滞后性，积极探索新技术条件下文档管理体制创新的必然性。
（三）文档关系问题。长期以来，由于受现行管理体制所限，文、档工作之间存在着一条人为的鸿沟，标准、规范各自为政，业务建设各行其是，造成文件材料归档完整率难尽人意，影响了档案的整理、鉴定、编研质量，档案信息资源利用效益不高。因此，应以邓小平“开发信息资源，服务四化建设”思想为指导，树立整体优化与综合开发意识，彻底理顺文、档工作关系，疏通上、下游渠道，使文、档工作在统一的管理体制和标准规范下形成一条龙服务体系，切实提高文档工作的整体质量和效益。
（四）创新问题。一是体制创新。构建文、档一体管理体制是一项系统工程，包括机构设置、隶属关系、人员配置以及相关的法律法规、规章制度、运作机制等，既不能急躁冒进，也不能消极等待。应以实事求是、积极稳妥的态度，建立由行政官员、专家学者和基层人员组成的三结合研究队伍，在充分调研和论证的基础上，提出可行性方案供国家有关部门决策时参考。二是理论创新。实践创新必然要求理论创新，为实践的发展做出合理的解释和提供科学的理据。因此，加快相关学科理论创新体系的建设已是当务之急。在基础理论研究方面，应探索《文档学概论》理论构架；在应用理论研究方面，应尽快建立《文档管理学》理论体系，以适应实践的需要并指导实践健康有序的发展。
（五）体制转型问题。应以历史唯物主义态度来正确评价现行管理体制的历史地位和历史功绩，并从实际出发，妥善解决新旧体制的转换与衔接问题，正确处理和协调各方面的关系，以确保文、档工作的健康运行。
三、构建文档一体管理体制的指导思想和理论基础
（一）构建文档一体管理体制的指导思想。
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，实事求是，解放思想，与时俱进，按照精简效能和优化配置的原则，根据现代办公条件变化及其对文、档工作的新要求，构建适应办公自动化新技术环境的新型管理模式，以提高文、档工作水平，更好地为党和国家的各项事业提供优质服务。
（二）构建文档一体管理体制的理论基础。
首先，辩证唯物史观是构建文档一体管理体制的哲学基础。马克思主义哲学关于经济基础与上层建筑的基本原理告诉我们，一定的上层建筑必须适应并保护一定的经济基础。从“科学技术是第一生产力”的科学论断来看，文档工作作为一种专业技术性工作，应当属于经济基础范畴；文档工作管理体制作为国家政治体制的一部分，应当属于上层建筑范畴。就社会发展而言，现行档案管理体制是建立在以纸质文件为主体、手工操作为唯一方式的传统技术基础之上的，因此，当传统技术基础已经动摇，传统技术已经逐渐淡出历史舞台之时，其管理体制就不必继续下去了。同时，当现代办公自动化等新技术已经登上历史舞台并逐渐成为文、档工作的主要方式时，构建适应并保护新技术的文、档一体管理体制，也就成为历史的必然了。
其次，信息论、系统论、控制论是构建文档一体管理体制的一般科学理论基础。当我们用“三论”的基本原理来认识文件到档案的整个运动过程时，不难发现这样一个显而易见的事实：文件到档案的发展变化过程是一个人工控制下的信息利用价值运动系统。因此，构建文档一体管理体制，正是为了优化这个价值运动系统，使之具有更强的整合性、操作性和有序性，从而发挥出最大的整体功能。
其三，档案形成与运动规律是构建文档一体管理体制的专业理论基础。文件从产生到消亡或永恒是一个完整的生命运动过程，经历了现行作用——半现行作用——非现行作用三个阶段，无论其运动状态如何，它同所有的事物一样，总是按照一定的客观规律和特有的逻辑联系向前发展变化的。人们只有认识、揭示、把握这一规律，去推动和强化文件作用向档案作用作健康有序的转化，才能实现文、档运动过程的良性循环。反之，则损害文件与档案的有机联系及其整体作用。因此，当办公领域处于手工作业时，文、档工作界限明晰，实行文、档分治的管理体制是具有积极意义的；但是在现代化办公技术条件下，文、档工作一体化已呈现出不可阻挡之势的时候，就应该与时俱进构建和推行文、档一体管理体制了。
四、建文档一体管理体制的基本设想
（一）成立文件与档案局。
成立各级文件与档案局，列入同级政府行政编制，在各级党委、政府的领导和上级文件与档案局的指导下，统一领导和管理各级文件与档案工作，包括文档事业的政策法规、发展规划、业务规范、教育科研、宣传出版等，即由现在各级党和政府办公厅（室）所属的秘书机构与档案行政管理部门合并建成，履行其全部职责。各级各类机关均照此建立相应的管理体制，为贯彻“文档一体化原则”提供组织保证。
（二）建立、健全相关的法律法规体系。
在现行的《中华人民共和国档案法》和文件、档案法规的基础上，加快文件立法工作，做好文件、档案法规的统一、修订、健全、完善工作，建立起适应文档一体管理体制的法律法规体系，为文、档一体管理体制的建立和推进提供法律保障，使各级文件与档案局能够依法行使职权，并依法推进文档一体化管理的法制化、规范化和标准化建设。
（三）建立文档一体管理工作机制。
一是政府应加大机关信息化和档案数字化建设投入，利用政府网建成开通文、档信息高速公路，或由文档管理部门建成独立的文、档工作网站；二是成立现行文件与档案信息一体化社会服务机构，为文、档信息资源综合管理与开发提供便利条件，逐步实现文、档信息利用的便捷化、制度化和社会化。
（四）增设文档一体管理课程，加强文档一体管理学术研究，搭建新的理论平台，培育新型人才。
根据机关、企事业单位文档一体化管理新形势和政府文档一体管理新体制对人才和理论的要求，应改革现在的档案专业教学内容和课程设置体系，一方面增设《文档学概论》和《文档管理学》等专业课程，同时在其他相关课程中亦适当增加这方面理论与实践的内容；一方面倡导专家学者和广大文、档工作者积极探讨文、档一体管理体制的实践与理论问题，为文档一体管理体制的建设和完善提供人才保障和理论支持。
参考文献
1 王德康、邹吉辉、李卫坤：《实现文档一体化管理的研究》，《四川档案》1999（3）
2 黄存勋、倪道善等著：《文档一体化》，四川大学出版社，2000年。
3 邹吉辉：《文件生命周期的实质是文件利用价值转化过程》，《兰台内外》1999（3）
