随着计算机技术的不断发展，已使文件与档案管理经历了由传统的手工管理到利用计算机分别进行管理，再到综合利用计算机实行一体化管理三个阶段。目前，随着计算机网络技术在企业的不断普及和应用，电子文件的大量涌现，文件与档案管理已经进入第四个发展阶段——电子文件与档案管理阶段。如何对电子文件信息进行有效的控制和管理，使之在企业的生产经营中发挥更好的作用已经成为我们亟待解决的问题。“文档一体化”为我们提供了电子文件信息控制和管理的主要手段。
一、“文档一体化”的概念。
“文档一体化”是从文书和档案工作的全局出发，实现从文件生成、制发到归档管理全过程控制。它包括：文档实体生成一体化，即对公文从生成、流转、归档形成档案，直至档案被销毁为止的整个生命周期进行全面管理；文档管理一体化，即从管理体制、组织结构、人员配备等方面保证一体化的实现；文档信息利用一体化，即利用时不考虑信息是文件信息还是档案信息，用一条检索命令即可查到所需的全部文档信息；文档规范一体化，即要制定出符合公文办理和档案管理实际情况的文档一体化规范①。其中，文档管理一体化是前提。目前，文书工作与档案工作实行的是分别管理的体制，这是阻碍文档一体化各项工作组织与实践的一个重要因素。必须将文书与档案工作实行统一管理，成立相应的机构，从解决文书、档案工作中带有普遍性的问题出发，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一的监督指导下机衔接在一起。文档规范一体化是保证。没有统一的规范，文书与档案的工作仍然各行其事，文档一体化综合管理网络就很难建立。文档实体生成一体化是方式。为了实现对信息的有效控制和管理，减少重复劳动，提高工作效率，就必须对电子文件从生成、流转到归档等各环节进行全面控制。文档信息利用一体化是目的。网络信息时代的一大特点就是信息资源的共享，我们实行文档一体化管理也就是要将本机关、本企业在工作中形成、收集到的信息以最快捷、最安全的方式提供给每一位管理者。
二、网络环境下文档一体化管理与传统的文档一体化管理的区别。
首先，它们的内涵不同。“文档一体化”并不是一个新概念，以往，也有许多企业、事业单位曾对实施文档一体化管理进行过探索，内容仅包括文书纸质档案。但是网络环境下，文档一体化的内容并不仅限于对传统的文书纸质档案的管理，而是应扩展到各种职能部门产生的各种不同载体和门类的档案，如使用会计电算化后形成的会计档案、使用CAD（计算机辅助设计）后形成的设计资料等。其次，网络环境下，文档一体化管理模式与以往文档一体化管理模式是截然不同的。以往的文档一体化管理模式是建立在独立的文件与档案管理体系基础之上，都是遵循文件与档案手工管理的程序和方法，即使是采用计算机技术，也仅仅是使原有手工管理更加规范化、系统化和效率化，并没有给档案管理带来质的变化。在当今网络环境下，要从事文档一体化管理应该用信息化建设的思想统揽全局，只有这样，档案管理工作才能取得历史性的飞跃。因此，网络环境下，文档一体化管理模式是建立在现代信息技术与先进的管理手段高度结合的基础之上，按照现代企业管理、科技开发及生产、信息资源共享的要求重组管理体系，根据电子文件与档案的形成和作用划分管理程序与内容，制订管理方法。
三、网络环境下企业文档一体化管理体系的构建。
网络环境下大量电子文件的出现，决定了文档一体化管理体系就是电子文件、档案实体管理和控制体系。这里的“实体”不同于传统的“原件”或“纸质文件”等狭义的物理意义上的“实体”，而是以处于离散状态的文件、档案内容和其所依附的载体为对象的广义的“实体”。文件、档案信息可以依附于不同的载体上，与载体不是一对一的关系，对文件、档案信息的管理也就不是简单的文件、档案内容和“原件”和管理。因此 ，网络环境下，文档一体化管理体系应以电子文件、档案的内容和载体为管理对象，以企业信息主管、数据管理人员、开发人员和数据载体维护人员为管理主体，以计算机网络技术为手段，以信息管理制度和规范为保障来构建。
（一）管理者的构成
目前，我们企业的文书与档案管理人员是文档管理者构成的主体，他们在工作上相互独立。在网络环境下，随着信息的传递速度和效率的提高，传播方式的改变，文件与档案同时作为一种信息，他们之间的界线已变得越来越模糊，特别是电子文件的大量涌现，几乎消除了这一界线，这使得文件与档案管理者已不能独立承担文件与档案的管理职能。文件与档案管理者再不是相互独立的群体，也不是简单地合二为一。具体地说，对电子文件信息的录入和整编需要文书、档案人员，对整个系统功能的完善、改造、开发新的功能及对电子文件安全性的检测需要技术开发人员，保持系统正常运行需要系统维护人员，确定信息政策、标准、程序和方法，监督、组织、协调系统全面工作需要企业主管领导。整个文件、档案管理体系功能的发挥，取决于以上人员的有机结合、共同努力。
（二）组织机构设置
信息化建设要求我们必须根据集成、规范的原则对机构做出相应的整合与优化。为了达到减少数据重复，提高信息处理效率和质量，最大限度实现企业内部信息资源共享的目的，企业可以组建一个信息中心来统一管理各项信息资源，即将企业内部矛盾各种文件、数据集中由一个信息中心来收集、整理、传递、存储，并由该中心对电子文件实体管理系统建设进行统一规划，制定企业信息管理政策、管理标准及工作程序；负责整个信息系统日常管理、维护。对于设有下属机构的企业，还可在下属机构设立分中心，配备专、兼职文件、数据管理人员，但为了各信息系统分散的资源能有机联接，需要有统一要求，制订统一制度，实行统一领导。总之，只有在目标高度一致和领导有效行使职权的前提下组建的文档一体化管理体系才能保证文件与档案工作者各负其责，密切合作，与技术开发人员、设备维护人员一同承担起信息管理的职能。据有关资料介绍，美国近75%的大企业建立了自己的信息中心，设立了相当于副总裁的CIO（首席信息主管），即由具有领导、协调能力、商业经营头脑及技术知识背景、CIO主管文档控制系统，规划、协调各环节信息工作，使整个信息管理系统在其统一控制和监督下有序运行，提高了电子文件与档案管理系统在企业经营决策中的地位，真正发挥了档案在企业经营管理决策中的重要作用。
四、网络环境下文档一体化的管理程序和内容。
以计算机技术为主的现代信息技术，不仅丰富了电子文件与档案的内容和形式，也改变了以手工管理为主的传统文件与档案管理的内容和程序。根据前文对网络环境下文档一体化管理机构及人员构成的分析，可将文档一体化的管理程序划分为信息管理和载体管理两部分。
信息管理包括文件或数据的输入、审批、校验、收集、整理、鉴定、销毁、安全保密等八项。
“输入”是由文件形成部门将数据通过键盘或扫描仪等输入到计算机中。
“审批”是为了确保输入数据或文件既有保存和使用价值，又不会泄密，在发文或公布某些信息时要履行审批手续，经主管领导批准后方可在网上公布。电子文件及档案管理人员只有在确认主管领导审批签字后才能将文件进行网上发布及归档处理。
“核验”是为了保证计算机本身所存数据文件或来源于其它信息系统的数据或文件在传输中的完整性、准确性，对数据进行校对。对原始数据的校对工作可由数据的形成部门来完成，对于扫描或外来系统数据应由信息中心设专人来校对。
“收集”是原纸质档案管理的基础工作，按照惯例，会计、文书档案是由档案部门每年集中收集一次，科技档案在项目结束后收集。在网络环境下，按照文档一体化管理中文档生成一体化的要求，档案的收集工作必须从文件的最后阶段转移到信息的整个生命周期，把档案管理的要求贯穿于信息工作之中，实现文档的超前控制，对有保存价值的信息进行即时收集和整理，使文件自然过渡到档案，模糊文件与档案的界线。
“整理”是对数据的加工集成，是文档一体化管理的一项重要内容。它要求档案人员对信息进行判断，确定信息价值以及系统应该对信息保管的年限，对电子文件虚拟归档，同时按照“一文一卷”等新的归档方法对备份的纸质文件进行整理、归档、保管。当然，由于计算机技术的应用而给传统的档案分类编号方法带来了冲击，这里对此暂不作探讨。
“鉴定”与“销毁”一方面是通过档案人员对信息保管时限的事先界定，由系统自动将已达到保管期限的信息剔除，经信息使用部门与档案部门共同认定其确无使用价值后，在计算机数据库中予以清除；另一方面由信息中心派人负责清除数据库中未归档且无保存和使用价值的数据和文件，以保证很好地利用网上有限的空间，合理安排使用数据库。
“安全保密”是为了使系统的数据和文件不丢失、不泄密、不被盗用和篡改而对文件和数据采取的安全保密措施。一方面要有制度保证，如对文件和数据的备份制度，包括备份的管理部门、责任人、数量、标识、对备份介质的保管；数据、文件的安全保密检查制度，包括在每日开机和关机时确认数据文件是否完整、对备份文件的定期检查；数据和文件管理人员的保密制度等。另一方面要有技术保证，如在计算机系统设置跟踪程序，设置文件使用权限，对文件加密以及安装杀毒、防毒软件等。
载体管理包括网络设备、硬件系统的管理和存储介质的管理。建立网络设备、硬件系统的维护和管理体系是保证电子文件与档案生成、加工集成及使用的物质基础。首先要建立维护管理制度，规定由信息中心的专业维护人员定期对系统的硬件、网络设备进行维护、检测，平时发现故障及文件、档案信息运行问题要及时进行处理。此外，随着计算机网络设备及系统软件的不断更新换代，要保证存储在不同介质上的信息永远具有可读性，就必须将数据及时复制转载到新的介质上，还需定期或不定期对载体进行安全性检查，对正常保存五至十年的载体或损坏的载体也应进行复制。对存储介质的管理包括：一、对存储介质的“身份”标识及说明，如存储信息的内容、运行的软、硬件环境、版本号、形成部门、形成时间、密级、保管期限、形成部门负责人确认的签字或盖章、对文件、数据进行安全性技术性检测的结果等。二、对存储介质的备份，一般应一式三份，一份提供利用，两份异地保存，保存的环境应远离热源和酸碱等有害气体，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射等，具体应按国家《磁性载体档案管理与保护规范》中的规定执行。
电子文件与档案管理是现代企业信息管理的发展方向与必然趋势，必应赋予文档一体化管理模式以更深、更广泛的内涵。二十一世纪是网络的世纪，是信息的时代。企业信息化建设的浪潮正向我们涌来，谁在信息的收集和传递中占有先机，谁就能更快、更准地把握商机，占领市场，档案工作作为企业信息化建设系统中的一个重要组成部分，再也不是一个档案管理部门就能独立完成的工作，它应被纳入企业信息化的管理体系中去，只有这样，企业档案管理工作才能走上健康发展之路。
（注释：①陈兆祝、沈天乐主编《现代档案工作实务》第820页。
