随着人类进入信息社会及现代计算机技术和网络技术的应用和发展，电子文件作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递甚至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。在人类发展长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现之前的各类型载体的档案，没有什么能像电子文件那样给档案管理带来深刻的震憾与变革。传统纸质档案的管理理论和管理方法已经不能完全适用于电子文件的管理，面对这一新生事物的蓬勃发展，档案工作者只充分认识电子文件的特点及形成过程，制定出一套合理、可行的电子文件管理方法，才能发挥电子文件的优越性。
电子文件是经过电子技术处理而存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。目前我国在电子文件管理和应用的实践中存在着种种认识和理解误区，导致管理无效无规则或漏洞百出，达不到社会发展对电子文件管理的要求，追根溯源是由于对电子文件的属性认识不够或管理意识欠缺。一般来说，档案的原始性包含两层含义：档案本身是原件；档案所包含的信息是真实的。但对于电子文件而言，原件这个 概念似乎不太适用了。电子文件所包含的技术因素使得它始终处于动态的过程之中，一方面，电子文件中的信息不再对原始记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具固定的物理位置，载体与信息处于相对独立的状态；同时，电子信息不能被人眼直接识读，而且易于改变。不论是在客观的迁移过程中，还是在人为的生成和利用中，电子文件信息都极易发生变化，因此很难说某一文件就是“原件”，至少不是传统意义上的有形“原件”。因此，确定电子文件原始性的关键在于确定电子文件的真实性和可靠性，其真实性是指，文件由特定机构使用安全可靠的系统软件生成，并没有被篡改或破坏；可靠性则指文件的内容值得依赖。这两个概念的区别在于：真实性是指文件的来源是可信的，而且自文件生成之时起没有被改动过，可靠性是指文件生成之时其内容与客观事实相符。然而电子文件在其生成，运转，归档过程中，文件内容极易被修改，一旦电子文件遭到篡改或破坏，很难复原，即使发现留有拷贝，也很难判定拷贝的内容是否也被篡改过，原有的文件也就面目全非了。正是由于夸大了电子文件的不确定性和不可靠性，使得人们对于电子文件的管理产生畏难心理。但大量的社会需求已不允许人们再一味地墨守成规，固步自封了。当电子文件取代手写文件，CAD取代手工绘图，e-mail取代信件，电子商务取代传统贸易，电子合同取代纸质合同，信用卡取代传统存折、存单的时候，我们还有什么理由不接受电子文件，不让电子文件开启我们的新视野呢？在计算机技术和网技术普遍使用的今天，电子文件已经在很大程度上取代了传统的纸质文件成为社会活动活动最直接的记录。尤其是在电子商务活动中，几乎所有的业务往来文件都是通过计算机生成并由网络传输的，在这种情况下电子文件往往是唯一的记录。因此，电子文件应获得与传统档案文件同等重要的地位。
经过不断探索，人们对电子文件有了初步统一的认识，并对电子文件管理有了一定的实践。目前，许多企业都采取集中统一和二套制的管理原则。之所以将电子文件与纸质文件同时归档，是因为在电子文件的管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题，在这些问题没有得到有效解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有其存在的合理性和必要性。但是以发展的眼光看，二套制绝非长久之计，因为它不符合电子文件的形成规律。电子文件不再以物化形成出现，它是在计算机上生成的、在网络中运行的。而二套制是在电子文件的生命周期之外对其强行克隆物化，这必然造成文件使用与保管要求上的冲突。人们生成和使用电子文件仅有一个目---------便捷。如果向电子文件形成者推行二套制，无疑会受到抵制。如果二套制中的各项管理工作全部由档案工作人员来完成，那么档案工作永远都是在疲于奔命。随着电子文件的迅猛增长，归档工作会远远落后，许多电子文件无法及时纳入管理系统并提供利用。要解决这些问题就必须使档案工作向前端延伸，参与到文件工作中去，记录从电子文件“出生”到归档成为电子档案的一切活动过程和处理情况，即实现前端控制。从管理体制角度说，档案工作人员一般不具备从事前端控制的职能。另外更重要的一点是档案工作与各工作部门只是服务与服务对象的关系，档案人员的过多介入会引起一线工作人员的反感，如果影响到他们的本职工作，那是任何部门都不允许的。因此要真正实行前端控制，在技术上必须实现自动化辅助管理，利用计算机系统对电子文件的整个生命周期进行全过程控制与管理，而这种管理过程要做到高效、实用必须依靠网络来实现。所以电子文件管理的最终解决之道在于网络化的电子文件管理系统。
电子文件的出现是人类记录史上的一次革命，不仅要求人们在心理上完全接纳它，而且要求在管理技术、方法、体制、原则、理念等方面与之相匹配，它们必须相辅相成，相互影响，其中任何一个方面的滞后都可能对电子文件管理和利用带来不良的影响。因此，档案工作者只有充分认识了电子文件的特殊性及形成规律，转变观念，在实际工作中不断完善电子文件的管理体制，开发电子文件管理系统，才能科学地管理和利用电子文件，使档案工作始终站在时代的前列。
第一，转变观念，勇于创新。观念的更新，包括感性观念更新和理性观念更新。人们对于电子文件总是抱有一种“恐惧”心理，也许是吃的苦头太多了，突然死机、磁盘损坏造成的文件丢失，黑客等非法入侵者对文件的篡改和泄密，这些都使得电子文件管理面临着比纸质文件管理更多、更复杂、更棘手的问题。但这并不能成为全盘否定电子文件的借口。电子文件同样是人类活动的真实记录，否定了它，就等于否定了历史本身。因此，必须抛弃这种畏惧心理，勇于、善于接受新鲜事物，大胆去尝试。
第二，提高电子文件信息的安全意识，广泛引进和应用信息安全技术。由于电子文件的特殊性，使得对电子文件的利用控制比纸质档案要困难得多，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。对提供电子文件应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式（如限档案室内阅览、转换成纸质文件提供等），以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。同时国内外计算机界在信息安全技术上投入了大量的研究，并不断推出新成果，档案工作人员应及时关注这方面的动态，将有效可行的技术应用于电子文件的信息安全，这样不仅可以减少档案部门对利用方式的限制，而且可以充分发挥电子文件利用的优越性。
第三，完善电子文件的利用审核制度。由于电子文件的易修改性和信息易失性，各种原因造成的信息失真不易发现，因此电子文件利用除了制定一般的利用制度外，还应有专门的制度，包括利用资格审查、阅览操作、复制等方面的内容。在提供电子文件复制件时，应对其内容的准确性进行审核，确定无误后签字或盖章方能发出。
第四，提高档案工作者的综合素质，努力开发网络化的电子文件管理系统。随着计算机技术的日新月异，电子文件的管理和利用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要先靠人的设计和操作，因此，必须提高档案工作者的综合素质，增强危机感和紧迫感，树立爱岗敬业的思想，熟练掌握业务知识，在钻研档案学理论的同时，完善知识结构，学习外语、计算机、网络等专业知识和技能，使自已成为一专多能的复合型人才。全面了解电子文件的形成和运行特点，利用专业知识进行科学管理，努力开发网络化的电子文件管理系统，积极参与到电子文件系统的设计中，与技术人员充分进行沟通，把功能需求纳入到系统的设计当中，实现用户和系统设计人员的有效链接，从而保证电子文件的有效利用，为利用者提供更多、更方便的服务。在我国，电子文件是近十多年才出现和引起重视的新生事物。也许我们还在念念不忘档案的纸质传统，由此质疑电子文件的价值，但是，电子文件已经义无反顾地向我们走来，大量实践证明，社会已无法拒绝承认电子文件。对于档案工作者来说这是挑战也是契机，电子文件的出色管理将会使档案工作赢来一片崭新的天空，为企业增强核心竞争力发挥电子文件的应有作用。
