国家档案局于2000年12月6日颁布施行了《归档文件整理规则》，这是我国档案工作改革的一项重大举措。《归档文件整理规则》已实施两年多了，就此谈一点粗浅的认识和看法。
一、实施《归档文件整理规则》，以“件”取代“卷”，这是档案工作改革的必然结果，是客观标准取代主观标准。制订和实施《归档文件整理规则》，其核心内容就是以“简化整理，深化检索”为宗旨，对传统的归档文件整理方法“立卷”进行改革，推进文件级整理。即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。既然《归档文件整理规则》将“件”作为归档文件的整理单位，我们就要准确地界定“件”。在《归档文件整理规则》中将“件”分为四种，即一般文件为一件，文件正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文各为一件，报表、名册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。我们在贯彻《归档文件整理规则》时，就应注意这种组件范围应严格按照上述规定去确定，不能随意扩大范围。而过去的以“卷”为单位进行整理，是我们为了保管和利用的方便，在文件归档时灵活运用问题、作者、时间、名称等特征组合在一起的一组文件，是人们凭经验对文件进行事后加工整理的产物。
二、使用《归档文件整理规则》进行整理更具确定性，更有利于整理手段的现代化。档案管理的基本原则要求整理档案必须遵循档案文件形成的自然规律，保持文件的有机联系，不能随意改变。传统的整理方法之所以让人感到标准难以掌握，工作难度大，其根本原因就在于它是定性的整理方法。分类组卷、案卷标题的拟写等，只能凭个人的经验来完成，这种整理的方式和结果都是难以把握的，因此组卷的质量及其科学性、合理性就会大打折扣。之所以会出现这种情况，这是因每个人的经验和判断能力不同所造成的，所以就会出现归类交叉、组卷不合理、案卷标题拟写不规范、保管期限划分不准确等问题。而使用《归档文件整理规则》以“件”为单位进行整理，就不会存在这些问题。因为以“件”为单位，只使用了年度、机构、问题、时间、收发文等这些客观标准，即使不同人来整理，其结果也不会有很大的出入，基本上能达到一致。而且以“件”为单位进行整理，还便于计算机的辅助管理，因此，我们完全可以由计算机来进行操作，实现整理的现代化。
三、使用《归档文件整理规则》进行整理时，对文件的分类不能生搬硬套，犯一刀切的毛病。以往我们以“卷”为单位进行整理时，大多采用的是按年度——问题——保管期限来分类，采用这种方法分类比较复杂，不容易掌握，而且每个人的经验和判断力不同，组卷不合理、案卷标题拟写不规范、保管期限划分不准等问题在运用传统的整理方法的实际工作中就是不可避免的。《归档文件整理规则》则允许归档文件整理可能采用“年度—机构（问题）—保管期限”和“保管期限—年度”等两种方法。在实际工作中，我们采用哪种文件分类方法，要根据自身的实际情况，具体问题具体分析，不能搞一刀切。大的单位，形成的文件数量较多，就可以采用机构（问题）来分类，而小的单位，形成的文件数量较少，内部机构设置简单，采用年度和保管期限分类方法就可以了。采用《归档文件整理规则》所要求的分类方法，不会因人的经验和判断力不同出现大的问题，而且此种方法比较容易掌握。
四、使用《归档文件整理规则》进行整理，文件的排列要科学合理。《归档文件整理规则》强调了事由原则，规定文件排列在坚持事由原则的前提下，必须结合时间、重要程度来排列。但在实际工作中，这种操作是很困难的。因为事由、重要程度都是主观标准，事由有大有小，尺度很难把握，而且对重要程度的认识也是因人而异的，所以完全按照事由的原则进行排列其科学性肯定会降低。因此，我们在不破坏归档文件成套性的前所下，严格按时间排列也就可以了。这种方法，最为简单，又较科学、合理，易于人工操作，也便于计算机管理。
五、使用《归档文件整理规则》，更应做好档案提供利用的日常工作。实行新的《归档文件整理规则》后，提供给利用者的都是单份文件而不是过去那种一本案卷，便于保管，同时提取大量分散在不同档案盒中的单份文件，频繁的抽插取放，很容易造成档案的混乱和丢失，这就要求我们加强档案利用的日常管理工作，尽量为档案利用者提供档案复印件，原件尽量不外借，让利用者在档案室阅览，用完后立即装盒归位，这样就不容易造成丢失。如要借用档案原件，必须要严格执行档案借阅手续，并指定档案员专人负责，限期催还，以免造成丢失。
六、使用《归档文件整理规则》进行整理，我们要尽快实现档案的计算机全文录入和检索。为了配合《归档文件整理规则》的实施，各地区和部门开发了相应的计算机软件。在我们日常工作中，即使使用了这些计算机软件，也只是达到了文件级管理，在给提供者利用时，只能通过计算机查询到该文件的存放位置，再到库房去调取，提供给利用者的还是大量的纸质档案，由于经常的抽插取放容易造成档案的混乱、丢失及磨损等问题。如果我们采用了计算机全文录入，利用者就可以直接通过计算机查看到其要查询的档案资料内容，这样就可以减少档案原件的调用次数，从而延长了档案的寿命，使其能更好地为社会经济建设服务。
