所谓档案的管理，就是档案专业技术人员运用科学的管理手段和先进的管理技术对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计、检索等系统化的过程。加强档案管理是维护党和国家历史真实面貌的重要举措。其目的是更好的为两个文明建设服务。就国家档案而言，档案形成后，个人要按照规定向本单位档案工作机构或档案人员移交，由立档单位统一集中保管，到法定保存期限后，向国家综合档案馆移交。档案室（馆）的档案专业人员承担了档案管理工作。加强档案管理是档案工作人员义不容辞的责任。当前，由于社会档案意识淡薄，一些单位档案保管条件较差，档案管理手段单一，管理技术落后，造成了部分档案信息资源的损坏和流失。在档案管理工作中出现了一些新情况、新问题，本文就此谈点肤浅的认识。
一、加强档案管理的必要性
我国是一个具有几千年历史的文明古国，在漫长的历史发展过程中，形成和积累了数量浩大、内容丰富的档案，这些档案真实地记录了中华民族悠久的文明史和光荣的革命传统，是我们弘扬民族文化，开展爱国主义教育，进行社会主义物质文明建设和精神文明建设不可缺少的珍贵文化财富。同时，档案也是国家机关、团体、企业事业单位及个人在从事社会实践活动中形成的具有保存和利用价值的历史真实记录。档案是一种社会现象，是人类社会发展的必然产物。档案的原始记录这一本质属性，决定了它是历史的真实记录，具有原始性和凭据性。因此，加强档案管理不管是为党和国家积累宝贵的历史资料还是为社会主义两个文明建设服务，都具有十分重要的现实意义和深远的历史意义，我们必须采取有效措施，加强档案的管理。
二、档案管理存在的问题
随着形势的发展和改革的不断深入，就机关档案而言，虽整体上有所发展，但从局部来说还存在不容忽视的问题。主要是：第一、依法管理意识淡薄。有的单位分管档案工作的领导法制意识淡薄，不重视对本单位档案管理的监管，档案工作也不纳入目标管理和领导议事日程，年初不计划，年底不考核，对档案工作的开展放任自流；第二、管理缺乏创新、管理手段落后。有的单位不认真贯彻落实国家档案工作的法律、法规和业务技术规范，在文书立卷改革的情况下，不是认真的贯彻执行《归档文件整理规则》，而是因循守旧，仍然沿用传统的文书立卷方法，实行落后的手工管理；第三、管理制度不建全。有些单位未按照要求，建立和完善相应的规章制度，致使档案管理无章可循，随意处置档案和丢失的现象时有发生；第四、管理人员的素质低下，不能适应工作需要。一些档案人员的业务技能和专业水平等达不到要求，不会操作计算机、不熟悉档案工作的基本程序；第五、档案管理缺乏必要的制约机制。由于疏于管理，档案工作好坏无人过问、对一些违法行为也不予以追究；第六、管理缺乏行之有效的措施。档案工作实行目标管理，是当前档案管理行之有效的措施和手段，如能纳入各单位的目标任务，它必将对档案管理水平的提高起到有力的推动作用。遗憾的是许多单位的档案工作都被排斥在目标管理之外，未得到统筹的规划和管理，致使档案工作滞后于其他工作。
三、对策与措施
针对上述存在问题，为做好新时期档案工作，不断适应社会发展的需要，应采取以下对策和措施：
（一）坚持依法管理，促进依法治档
依法治档是我国档案工作“十五”期间发展的重要思路。坚持依法治档，努力实现档案管理手段由行政手段管理为主向依法管理为主转变，顺应了时代发展的要求，符合依法治国的大政方针，是我国广大档案工作者在新时期开拓工作的基本指导思想。《档案法》是国家强制力保障实施的人们在档案方面的行为规范的总和，规定了人们在档案方面权利义务等各方面的要求。档案法既规范着所有公民的权利和义务，也规范着各级政府、各档案行政管理部门、档案馆、各单位档案机构与档案人员的职责。依法管理就是依法行使法律赋予的权利和尽我们的法律义务。依法管理，就是依法履行我们的职责。《档案法》同时还明确规定了法律责任，对违法行为予以处罚，这就是用强制力保障人们的档案行为符合规范。由于法是行为规范的总和，目前的行政管理手段，都应在档案法规定的范围之内，而不能超脱或游离于档案法之外。从档案法的本质看，也要求档案管理手段转变到依法管理上来。为此，要加强宣传，提高意识。首先，要把宣传工作作为档案工作的一项重要内容，纳入目标管理；其次，加强与新闻媒介的联系和合作，借助新闻媒介的力量向社会宣传档案工作，增加档案工作的知名度，提高全社会对档案信息的了解，促进档案事业新体系的进一步完善。第三，档案宣传工作要贴近社会，贴近生活。要努力消除档案宣传与生活和社会需求的距离，赢得社会的认同。第四，扩大档案利用效益宣传，增强社会档案意识。抓住档案工作在为发展经济建设，促进精神文明，维护公民权益等方面，提供各类信息优势进行广泛的社会宣传，让更多的人了解和利用档案信息资源。
（二）转变传统管理观念
“科技是第一生产力”，在加速档案工作现代化进程的同时，每个人都面临着传统观念的转变，都要树立现代档案管理、利用意识，逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。档案管理工作者应认清面临的挑战和机遇，加强工作责任感，树立现代化管理思想，努力用现代化管理手段去管理档案，适应时代发展的要求。现代化管理手段对传统档案管理方式提出了新的挑战，我们在实践中也碰到了许许多多的困惑，传统立卷工作的许多环节，比如编号、装订等，是在当时特定历史条件下形成的做法，虽然这种做法在当时起到了很大的作用，但不可否认，这种做法本身是对档案原貌的一种损坏，现在的情况已经发生了很大的变化，尤其是计算机管理对于我们已经习惯了的传统的手工立卷，手工检索的管理方法所带来的冲击。由于档案本身的复杂性，档案的分类千差万别，全宗内档案的分类、整理基本上属于手工操作，这样不可避免地带有很大的主观随意性和偶然性，这也是档案工作中一直想解决而尚未解决的问题。计算机管理档案，在一定程度上使传统的手工分类、整理失去了意义；一方面，不管按什么顺序存放，运用计算机都可以准确找到所需档案，过于机械的分类、排序条件反而束缚了计算机检索的优越性；另一方面，只要给出一定的指令，计算机分类的结果比手工分类、检索还要准确一些。随着现代通讯技术、网络技术、声像技术等形成现代化管理体系，采用缩微、复印及其它现代档案保护技术，实现档案的科学保管，必将使传统的管理产生根本性的转变。因此，要转变观念，树立新的发展理念，实现管理手段的现代化。
（三）实行现代化管理
档案管理现代化是相对于档案管理的传统方法而言的。它是以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化、标准化、信息化、智力化，以取得档案管理总目标的最佳效果。档案管理现代化的总目标：一是最大限度地延长档案寿命；二是充分发挥档案的作用，迅速、准确地提供档案信息，为社会进步和经济发展服务；三是在电子文件不断生成的情况下，及时有效地收集、整理档案，丰富馆（室）藏。档案管理现代化，就是指用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。具体讲：
1、提高信息处理能力
档案管理现代化又是一个综合概念，既包括现代技术手段的运用，又包括现代管理科学方法的应用。现代化管理主要内容的核心，就是计算机技术的应用，也就是自动化管理。人手少、任务重是各档案部门普遍存在的问题。特别是填写各类登记表、检索卡片，进行各种档案统计，打印档案目录及检索查询等，采用手工操作方式进行，不但工作量大、重复劳动多、不规范，而且容易出错。借阅时手工检索不但速度慢，而且很难查找。因此，在档案管理中采用计算机技术，是非常必要的。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来分类、著录、整理、编目、检索和进行各种统计、分析等。在实际工作中代替一些人工操作，提高档案信息的转化和信息的处理能力，加快工作进度，提高工作效率和质量。
2、实行文档一体化管理，建立档案网络查询系统
随着办公自动化技术的应用和深入发展，无纸办公已成为可能，通过运用先进的计算机技术对文件、档案的全部信息实行一体化管理是档案工作发展的必然趋势。目前，档案自动化工作起步较晚，还是以单一档案管理为主，还属于档案信息利用的初级阶段，这种系统只能为本单位的档案工作服务，没有应用到档案工作与整个机关、企事业全局工作的联系。随着以计算机为中心，集缩微、光盘、电视、摄影、多媒体、网络等技术为一体的档案网络化管理，使档案的信息资源得到共享，是档案管理走向现代化的必由之路。具体讲就是实行文档一体化的管理模式和目录中心计算机化、档案检索的智能化，抓数据库和网络建设，构筑庞大、便捷的档案管理信息网，逐步按照整个信息产业的发展步调进行调整，网络化把文书工作和档案工作的自动化有机地联系在一起，使文档一体化的工作流程和设备的分布趋于合理，实现档案信息与图书情报信息的联网交流成为可能。同时，利用计算机网络技术将各部门的计算机设备互联，建立“集成化”系统，对整个机关档案进行现代化管理，实现网络化，就必须从文件的形成阶段开始，对文件运转的各个阶段，包括文件的起草，签发等各个环节实行自动化管理，文件办理完毕后经过主题标引、著录等前期准备工作，由计算机自动完成归档工作等，避免以往立卷归档时重新录入的重复劳动，实现文档一体化管理，建立档案网络查询系统，可大大提高文件运转速度和归档的质量，提高档案利用服务水平，从而提高行政管理效率。
（四）、加强档案管理人员队伍建设
档案现代化管理，还有一个重要因素就是对档案管理人才的建设和培养，有一支过硬的专业技术队伍，是实现档案管理现代化的保证，档案管理人员的思维方式和工作方法必须和现代化管理相适应。档案工作应尽快引进目标管理和质量管理等现代化管理方法。随着科学技术的发展，包括管理规范化、咨询电子化、保存缩微化、复制自动化等的档案工作现代化势在必行，这便要求档案人员具有较高的专业技术水平。同时，档案工作能否纳入信息高速公路的发展轨道，也是档案事业发展的关键，这就要求加强档案干部队伍建设，档案管理人员应具备四个方面的能力。一是要掌握运用计算机的能力，档案信息的网络化，各部门的档案实现资源共享，要求具备较强计算机操作能力，适应新形势发展的需要；二是要具备较强的业务技术能力，努力为使用档案的用户做到有问必答的信息服务员；三是要具有较好的外语知识，为开展国际间的交流与竞争创造条件，也是跨世纪档案管理人员整体素质一个重要方面；四是要具备丰富的专业知识，档案工作范围广、涉及专业多，档案管理人员不仅要有较好的档案专业知识，而且还要有相关专业的基础知识。特别是档案人员计算机的继续教育是档案教育的一个新内容，它关系到档案部门能否应用好计算机这种先进设备的问题，也是关系到档案人员的整体素质和档案事业现代化的问题。要适应入世要求,开展包括计算机、信息技术、法律、经济、外语,以及相关知识和技能等内容的全员培训,力争使档案人员知识结构和综合素质得到较快的提高。建立一支开拓进取、知识和专业结构合理、政治业务素质好的档案管理队伍。
（五）克服或减少不利因素对档案的影响
档案管理包括"人为"和"自然"两个方面因素。人为因素主要指人的翻动磨损，发生损毁;自然因素主要指温度、湿度、日光、紫外光、酸性物质、灰尘、霉菌、档案害虫、鼠类等。要达到最大限度延长档案寿命的目标，必须有效地克服或减小这些不利因素对档案的影响。一是利用现代科技改善档案保管条件。要为档案存放和利用提供一个理想环境，应按照档案保护和开展档案业务活动的需要进行设计。严格控制档案库房及档案业务活动场所的温湿度，根据实际情况，采用空调设备，温湿度自动监测、控制系统，防火防盗报警、自动监视、自动消防等装置；二是防治档案有害生物。档案害虫、霉菌是损毁档案的主要因素之一。控制档案库房温湿度，能有效地抑制档案害虫、霉菌的生长、繁殖，但不能完全杜绝。因此，有效地防止档案害虫、霉菌对档案的危害，则是档案管理保护工作的重要内容。三是研究、运用档案修复、加固及去酸技术。
总之，加强档案管理要不断创新，新的思路要以“三个代表”重要思想和十六大精神为指导，进一步加强对档案管理工作的领导，加大依法治档的力度，围绕机关单位工作中心，创造性地开展工作，充分发挥档案和档案管理工作在改革开放和经济建设、社会发展中的作用，自觉担负起档案法律赋予的档案管理工作义务和职责，强化档案法制观念和服务意识，开拓创新，与时俱进，不断研究和探索新形势下的档案工作，为档案管理事业的发展做出更大的贡献。
