学校教务档案是学校档案的一个重要组成部分,也是学校档案的特色所在。教务档案是教学管理活动中形成的、具有保存价值的历史记录,为校领导、管理人员、教师和学生提供政策性、指导性、连续性、发展性和使用性的依据。收好、管好、用好教务档案,无疑是学校档案工作的重要内容之一。
一、把教务档案管理列入主管领导的议事日程
学校领导要主动关心教务档案管理情况,明确教务档案管理工作在教学各项工作中的重要性,解决工作中的实际问题,并依据国家档案局和教育部的有关法规,结合本校实际制定和完善《教务档案管理的规章制度》,做到有章可循,同时要更新观念,确定适合教务工作发展需要的档案管理模式。档案人员要积极参与教务工作管理活动,及时发现了解教务工作的发展动态,找准服务的切入点,积极的有针对性地研究开发档案信息资源,改进服务方式和手段,寻找适合的管理模式,以实现档案资源的最佳配置,走出一条档案管理新路,充分发挥档案的作用,为教育事业的发展当好参谋助手。因此加强领导,健全机构,在各方面给予指导和支持,把教务档案管理工作顺利进行,同时接受校档案部门和地方档案行政管理部门的业务指导,这是做好教务档案工作必要的组织保障。
二、加强教务档案管理人员的培养
随着档案管理的现代化,教务档案管理也要伴随着学校档案管理现代化的脚步前进,这对教务档案管理人员的素质提出了更高的要求。“事在人为”,教务档案管理人员的素质决定着学校教务档案的质量。首先要加强思想道德素质的培养,提倡爱岗敬业,强化服务意识。增强法制观念,做到“依法治档”,维护档案安全。加强干部队伍建设,提高教务档案人员素质。提高档案人员素质是做好教务档案工作的前提条件。档案人员的工作具有一定的特殊性,档案人员在某种程度上可以说是教育信息资源的中介人,因此就要搞好岗位培训,提高业务素质,定期对教务档案管理人员进行培训,有针对性地学习和讨论,以提高档案专业理论水平和档案管理专业技能。组织他们学习教务档案管理的有关制度规范,提高应用规范能力,加强计算机应用及网络管理知识的学习,提高他们的专业技能。开展岗位练兵,制定岗位规范,提高他们学习主动性和积极性。只有这样档案从业人员才能具有高度的政治责任感,具备档案工作者应有的职业道德及心理素质,才能精通档案专业知识,了解本部门教务管理的历史发展情况和世界教育事业发展态势,了解档案工作和相关的法律法规文件,学习和掌握现代办公自动化知识和外语知识,为国家教育事业的改革和发展做出贡献。
三、进一步提高管理水平,实现办公自动化
随着国家教育事业的飞速发展,教育教学改革的深入开展,和中央电大“项目试点”在我校的开展,原有的工作规模已不适应现在的发展趋势。教务档案数量增长速度显著加快,面对繁杂的整理、编目、检索、统计等工作,单纯的手工作业方式很难完成。目前学校教务档案的管理模式和管理手段都较落后,难于适应形势的发展,要解决档案服务的时效问题,只有充分解决档案服务的技术设备才能实现,应用计算机管理教务档案,提高工作的质量和效率。以学籍档案为例,现行的运行方式是,学生成绩一式三份,一份学校档案室留存,一份班主任留存,一份教务处留存,很烦琐。如果对教务管理软件系统进行优化,实行全校网络管理,那么需要成绩的直接网上查询,可以达到事半功倍的效果。
四、有效开发利用教务档案
有效开发利用教务档案,是教务档案工作的落脚点,也是学校档案人员和档案部门的职责。将教务档案作为资源,围绕学校各项工作及时有效地开发利用,并为之服务,将会使学校教务档案大放异彩,会使学校工作充满朝气。仍以学籍档案为例,档案管理人员定期对各届各班及每个同学的学籍档案资料进行统计、分析,并将统计结果上报相关领导和部门,学校领导根据这些数据分析出各届各班的毕业率、优良率、及格率,从而对学校教学工作进行评估,调动教学人员的积极性。还可以分析出教学工作和学生管理工作中存在的问题,为制定教学管理措施,改进教学方法,提高教学质量,加强学生工作提供信息支持。