我国实行房屋产权登记制度，房产档案是记录房屋产权关系中主客体演变过程的历史纪录，在房屋产权管理中有着重要作用，所以房地产档案管理是房地产管理的重要环节。如何管好、用好房地产档案在理论上仍需多方研究，编制房地产档案的档号又是档案管理中重要一环。档案档号即档案管理部门编制的档案管理编码。房地产档案最显著的特点是数量多、专业性强、利用频繁、动态管理要求高，因而在编制档号上应充分考虑这一特点。本文就房地产档案的档号问题作一些探讨。
一、我市房地产档案档号的现状
我市目前房地产档案管理中，一直以产权证号作为档号，有其历史原因：
1、房地产档案数量少时手工管理而形成
在1998年房改以前，我市的房地产档案数量较少，单位产只有18000卷左右，私产600卷左右，主要以手工发证并制作案卷目录、检索卡片等方式，因此以产权证号作为档号管理方便且足以满足档案管理的需要。1998年房改以后产生的大批量发证，形成的档案量很大，一天之内最多可发上千本证，形成相应的档案，整理非常困难，又无足够的人力物力来整理档案，使用了以前以产权证号为档号的方法，按产权证号顺序编号、上架。
2、房地产产权产籍软件及库房的限制
过去我们一直采用建设部的产权产籍软件，软件在档案查找、统计、数据倒排等方面有缺陷，故档号直接用产权证号，未予变更。99年发新证后，五、六年之内产生了14万卷档案，给档案的查找、统计等管理带来许多困难，由于档案人员，又是发证人员，几乎无专职人员进行管理档案，而且库房面积有100m2左右，分为10个小间，远不能满足存放档案的需求，档案管理勉强能满足查档、利用的需要。随着数量的增加，查档的查全率、查准率下降，查档已开始成为产权管理的瓶颈。
以产权证号为档号的编号方法的缺点日益显现，其主要表现为：一是难以统计，特别是对缺号（空号）不好统计，缺号原因有许多如未编号、变更后并入新档号，无法掌握；二是查找不方便，由于以产权证号为档号，析为多份产权后并档原档并在何处难以查找；三是档案在库中位置不固定，查找时对于该卷档案位于何处档案柜并不十分清楚。
基于上述原因，作者认为：应按照国家档案局1995年颁布的档号编制规则的有关规定，结合房地产档案的特点，对我市房地产档案的档号进行改进。
二、我市房地产档案档号编制的设想
我市房地产档案馆搬入新库房，约600m2,采购了545 m3的密集架，具有充足的空间，编制了新的产权管理软件，具有了档案管理的相应程序，可以按照国家档案局1995年颁布的档号编制规则的有关规定，结合房地产档案的特点，编制档号，采用区号+排号+组号+节号+案卷号的结构。目前库内的密集架均分为四等分，根据档案的多少我们把它们分为D（东区）、X（西区）、R（仁和）三区，每区有15排，每排有8组，每组共5节，而每节内可装档50-300卷。如档号为D0385035，则一目了然知道该档案在库内的位置在东区第三排第八组第五节的第35卷，方便查找。
（一）编制档号的优点
1、固定档案在库内位置，方便查找；
2、有利于档案的清点统计，确定档案数目；
3、符合国家档案局档案管理的要求。
（二）编号方式
编号方式又可分为并档编号和流水编号两种方式，这两种方式各有利弊，分析如下：
1、并档编号的利弊
并档编号方式是以上述档号为基础，在产权全部发生变更后，将产生的档案并入该档号中，不产生新的档案。如析产产生的档案，则部分并入该档号的档案中，其余另立新档，产生相应的档号。并档编号的最大特点是产权转移变更档案进行并案管理，使动态管理规范化、科学化，以房屋为基础，在一卷档案中记录了该房屋演变的历史，从建成到转移及最后注销全过程。这种方式的优点在于：
①对产权变更档案进行并案管理，产权历史沿革具有系统性、完整性，来源清晰明了，为房屋产权管理打下良好基础；
②对档案的查找更加方便。由于以档案在库房的位置为档号，便于迅速、准确查找和利用档案；
③符合人们查档、利用的心理，一卷档案准确无误地包含房屋产权主客体的演变过程，对于产权档案的有效利用提供了便利。
并档编号方式一直是档号的主要方式，但这种档号方式也存在一些缺点：
①将来增加的档案预留位置。要求档案人员为房地产市场变化要有充分的预见性，预留相应的空间，预留少了不够装，易造成库房利用面积的浪费；
②需要较大的人力和物力，因为档案数量的不断增加，并档管理需先提出原档，并档后再上架，需要较大的人力、物力；
③对工作人员业务素质要求较高。并卷归档要求工作人员对产权登记，档案管理等多种知识全面了解，才能科学地进行管理安排，才能避免频繁的倒架，或不切实际地空置库房。
虽然存在这些缺点，但这种编号方式较适合房地产档案的特点，对产权管理和档案的利用是最为有效的。
2、流水编号方式的利弊
流水编号方式在档号上与上述相同，区别在流水编号方式在产权发生变更时不作并档处理，所形成的档案均按顺序编档号上架。这种方式的优点在于：
①不进行归档并卷，节约人力物力；
②不需为新增档案预留位置，不浪费空间，可以保证库房的有效利用。
弊端在于：
①对变更档案，产权的历史沿革不够明晰，不能查一次就清楚明了，需查两次或多次，无形中也增加了调档查阅难度；
②这种方式需要有良好的微机管理系统的支持，才能迅速、准确、有效的查找；
③对变更档案的历史沿革问题，可通过填注备考表的形式解决，在备考表上注明原产权号。
在房地产权属管理不断发展和变化的趋势下，房屋产权产籍管理也不断出现新问题，因此应从实际出发，探讨最有效的管理模式，适应新形势的需要，上面几种编号方式各有所长，应以我市具体情况，共同探讨，选择最符合实际情况的方法，从而更有效利用房地产档案。笔者认为选择并档编号方式适合我市房地产档案管理的实际情况，从而提高查档效率，方便利用查档，更好地为产权产籍管理服务。
