近年来，我国档案工作飞速发展，档案工作现代化、档案信息化程度不断提高。但与档案工作现代化发展速度成反比的是，国民档案意识不强，档案利用率远远跟不上档案工作现代化发展的速度。档案工作者为档案事业高速发展做了许多工作，进行了不断的探索和实践，不断创新服务方法，为方便公众利用采用了许多远程的利用方式，但就我们所做的工作来说，公众却不领情，许多公众并不知道档案对他们的意义，也不懂得到哪里、怎样利用档案，究其原因，我认为还是我们对档案工作的宣传力度不够。
多年来档案局作为档案行政管理部门一直加强对档案法律法规的宣传教育活动，并加强了对群众关心的低保、医保、社保等热点档案的管理，但由于这些宣传教育活动和管理主要针对政府机关、科技事业单位和一些企业单位，而且宣传对象主要以与档案的收集、整理工作相关的人员为主，而忽视了通过大众传媒对档案理念和档案机构职能、档案的作用等进行宣传，因此，整个社会对档案和档案工作的理解并不深，由于档案界在整个社会中声音的缺失，大多数公众对档案和档案工作并不了解，造成档案利用率低，我们对档案投入大而利用率低。
档案是涉及公众和整个社会的重要历史性、凭证性的材料，档案行政管理部门对全社会的档案都有管理的职能，国家综合档案馆和专门档案馆面向全社会提供档案利用，对于档案部门职能公众是否知道是决定我国档案工作开展是否实现社会化，是否建立了全民档案意识，能否实现档案高利用率的重要途径。然而，由于我们对专业人员宣传教育多，对公众宣传教育少，造成公众对档案部门的职能不了解，对档案馆的服务状况不了解，对档案的作用不了解，造成了档案的社会利用率低。
档案工作是一项服务性工作，既然是为社会服务的工作，就要得到公众的认可，要得到公众认可就要让公众对档案工作有认知。因此，通过大众传媒广泛宣传档案理念和档案机构职能、档案的作用，使公众认识档案工作了解档案工作，理解档案为公众和社会服务的方式和途径是相当重要的。然而从目前公众对档案的利用和档案对他们生活的影响来看档案界对档案和档案工作的宣传远远未跟上社会的发展。以现行文件中心建设为例，虽然档案界对现行文件中心的建设十分重视，但却缺乏社会公共媒体的宣传，尽管档案界建立现行文件中心已干得热火朝天，但大众传媒却无只字评价，就算我们把现行文件中心建得再现代化，公众也不了解它的功能，不清楚它的职能，不知道采取何种方式和手段才能到现行文件中心利用他们所需的材料，这就意味着我们建立文件中心向公众提供现行文件利用的目的没有达到或是没有完全达到。
多年来，我国档案界整体对档案事业缺乏有力的宣传，我认为，主要是我们宣传思路的错误导致大多数公众对档案和档案工作不了解。要真正使档案意识深入人心，使公众认识档案、利用档案，我们就要改变从前在档案宣传工作中着重宣传档案界大事或档案部门工作成就的做法，把档案宣传工作的重点转向从解决公众关心的档案问题做起。从公众关心的问题应该到哪里利用档案、怎样利用档案、利用档案需要哪些证件、要经过什么样的程序才能办成宣传起，从面向全社会做好有关档案的咨询开始做起，最直接的让公众了解并感受到档案对他们工作、生活的作用，潜移默化做宣传，比我们着重宣传档案界的大事或是直接宣传我们的档案工作成就效果更好。以婚姻档案的利用为例，有许多结婚证损毁的人并不清楚当结婚证损毁后应当到档案部门查阅结婚证存根后再到相关部门补办结婚证，而是到了办证机关后向办证机关的工作人员咨询才清楚这一点的。而有更多的人因为眼下不着急使用所以也就暂时不去管它，当然就更不清楚应该到哪里查阅婚姻档案，利用婚姻档案有哪些程序，等到临时要用的时候才到处寻求解决办法。如果我们通过大众传媒做好这项档案利用工作的宣传和婚姻档案对公众个人意义的宣传，不仅可以使利用者少跑路，同时又能降低个人手中的婚姻档案的损毁率。我们宣传工作的目的就是要让公众清楚什么是档案、档案对他们有些什么样的实际意义，同时明白在什么情况下到哪里去查找什么样的档案会对他们解决问题有帮助。由于我们没有通过大众媒体做这样的宣传，造成了与公众切身利益相关的档案宣传几乎没有，导致档案的利用率低。档案界宣传思路的错误不仅使公众无法理解档案存在的意义，更无法理解档案工作的目的，甚至造成了即使在政府机关中也有很多人不清楚档案工作的目的究竟是什么。因此，我认为，档案界加强在大众媒体中的宣传力度时主要抓住公众关心的问题，从与公众利益密切相关的档案利用出发，通过媒体刊载档案法律法规，在媒体上宣传档案部门可以提供利用的档案内容、大众关心的档案应该到哪些档案机构利用、利用档案需要具备什么样的手续等等，才能真正达到档案工作为社会服务的目的。只有公众的档案意识加强了才能提高档案的利用率，从而凸现出档案和档案工作的重要性，否则，不管我们怎样加快档案的现代化建设，公众的档案意识始终不强，档案的利用率始终不高，我们没有实现档案工作应有的目的，更没有提高效率。
