随着现代信息技术的发展，计算机应用日益普及，电子文件大量涌现，这一新生事物的出现，给传统文件管理工作带来了一种新的概念、形式和方法。如何探索出一套切实可行的电子文件管理方法，有效提高办公效率，已成为当前企业和政府部门办公管理人员普遍关注和探索的课题。
一、电子文件的特性
电子文件是计算机技术和信息技术的产物，是以数字代码的形式记录于磁盘、光盘等载体，并依赖计算机系统进行存取，可通过网络上进行传输的文件。与传统纸质文件相比，电子文件除了具有文件的通常特征外，还表现出与传统档案理论截然不同的特性，因此，正确理解和充分掌握电子文件的特性是科学管理电子文件的前提。
1、电子文件的非人工识读性，即对计算机系统的完全依赖性。与纸质文件不同，电子文件的制作、传递、处理、归档等都是在计算机软硬件平台支持下完成的，存储于硬盘、软盘、光盘等载体上的电子文件，离开了计算机系统支撑，是无法被用户人工识读的，其具有不直观性和对计算机系统的完全依赖性。
2、信息内容的独立性和易变性。纸质文件的信息内容和纸张载体是不可分离的固定整体，而电子文件的信息内容则具有相对的独立性和易变性。一是电子文件的信息根据需要，可通过计算机方便地进行更改和调整，且不留痕迹；二是电子文件的信息内容是可流动的，通过网络传输、磁盘拷贝等方式，用户可以轻易快速地改变原有信息的载体和存储空间。因此，电子文件的制作、更改、传播和转储十分简便，其运转速率远远超过了传统纸质文件，但也造成电子文件具有很明显的易变性，如因更改操作不当造成原信息丢失，不留痕迹被篡改，难于察觉被拷贝导致泄密，软盘损坏、光盘划伤或网络传输出错导致文件信息改变甚至丢失等。
3、信息存储的密集性和内容的丰富性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，理论上可达到海量存储，有关数据表明，一张光盘可轻易存储下一个机关多年的文字材料。同时，纸质文件主要承载文字和图形等信息，而电子文件因其具有的数字化和大存储量特性，可以将文字、图形、影像、声音等等各种多媒体信息加以有机组织，形成内容丰富的多媒体文件。
二、电子文件管理中亟需解决的问题
电子文件因其具有的计算机和信息技术特性，使得其在产生、获取、鉴定、保管和归档等工作过程中，反映出一系列与传统纸质文件不同的新问题。
1、确认电子文件的凭证地位。传统纸质文件原件有着不容置疑的法律凭证地位，因为它的内容、介质、结构和上下文关系是固定在载体上直接呈现于人们眼前的，如文件的内容以及重要的签署意见和印章都会集中反映在纸质文件的实体上，人们一看即知，其原始性及证据性不证自明。而电子文件的出现，以其特殊的非直观性、与载体的相对独立性和易变性等技术特性，使得电子文件的原始性和凭证性的证明越来越困难和复杂。因此，对于电子文件凭证地位的确认，必须改变传统对纸质文件想当然的观念，需要我们重新的认识和研究。
2、保证电子文件的可读性。由于电子文件对计算机的完全依赖性，使得电子文件的阅读必须要借助计算机硬件设备和相关的应用软件，尤其对于用多媒体技术生成的电子文件，如图片、powerpoint等，不运行生成文件时的软件几乎无法阅读。因此，电子文件的这种系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐起来，一是由于不同机构甚至同一机构不同部门往往安装和使用不同的软、硬件系统或不同版本，系统彼此的不兼容导致机构协作、文件传递的难度加大，沟通繁琐，工作效率降低；二是计算机软、硬件系统迅速的更新和淘汰，与档案（具有永久利用价值的文件）要求永久保存之间的矛盾。
3、实现电子文件的真实价值。文件管理者认为，文件不是孤立的，只有将每份文件和具有有机联系的其它文件集中保管在一起，才能确保和体现它的真实价值，因此，传统文件实体管理遵循来源原则，以保证文件之间的有机联系不被破坏。但是，电子文件的信息写入磁盘时，计算机随机地选择和分配存储空间，一份文件中有逻辑联系的部分将会被分配到毫无联系的存储区域中；而且这种联系本身是一次性的，同样一份文件，反复存储和读取，每次物理空间的分配并不一样，并且每次空间分配都是依据当时存储介质上的特定情况而随机实现，并不以应用者的主观意愿为转移；由于单份文件的地址随机分配，因此对具有某种内容或形式联系的多份文件的实体整理也就无法实现。实际上，对于传统文件而言，每份文件的内部有机联系是由载体来加以固定和表现的，文件之间的有机联系则通过实体整理的结果加以维持和体现，电子文件的技术特点使这两种有机联系都受到了破坏。
三、电子文件的“记录系统”
电子文件除文件本身内容之外，还必须同时保存更多的附加信息，比如办公人员在生成了文件的主体后，通过E-MAIL获得了领导的批示，文件的附件中又用到了机构数据库中的数据等等，这些附加信息统称为电子文件的“记录系统”，必须在文件产生的时候完整的保存下来。包括以下几个方面：
1、电子文件中隐含的重要背景信息必须由更加详尽的“记录内容”弥补。纸质文件的实体整理结果本身就包含着一定的有关文件、职能活动、机构等的基本信息，如果在电子文件“记录”中记录和保留这些相关信息，文件工作者就会从电子文件中获取与纸质文件实体整理相类似的信息，也就是说，电子文件的“记录系统”要为数据文件提供文件产生机构的职能活动的背景信息，以及文件系统中文件之间的关系。
2、“记录系统”应为电子文件的用户提供有关使用说明。在纸质文件的查找和利用过程中，人们只需要知道文件的名字和空间位置，便能查找到并处理其上的信息。而电子文件用户则不仅要知道文件的名字，而且要了解和掌握支持文件的硬件及软件，对于一个不熟悉该硬件、软件系统的用户来说，还需要一系列计算机软硬件的相关介绍和说明，这部分应由记录系统来提供。
3、其他内容。“记录系统”应提供有关电子文件在产生、管理和提供利用过程中所经历的种种的技术处理和转换的细节信息，以及有关电子文件与相关纸质文件和其它介质文件联系参照的内容。
四、电子文件可用性的鉴定
在纸质文件的鉴定中，有关可用性的研究主要集中于文件对本机构、对社会、对历史研究是否有用等内容价值上，以及文件的存储空间和存储费用上，由于纸质文件载体材料的稳定以及信息与载体的紧密结合而使文件物理状态的可用与否一目了然，人们对文件的物理状态几乎不予考虑。而电子文件不同，单纯的内容上的利用价值还不足以构成其保存价值，还必须从技术上保证利用价值处于可利用状态，良好的技术状态是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础和保障。因此，电子文件可用性的鉴定集中表现在技术状况的分析之上。
1、对电子文件物质载体状况的鉴定。包括两个方面，一是指对介质物理性能的鉴定。如归档磁盘、光盘是否清洁，盘面是否光滑、无划伤、无磨损，盘上信息存储状态是否正常。一旦磁盘受损的严重，就应该考虑系统进行后备或进行恢复操作等等，这些内容都应该加以重视和鉴定。在对磁盘信息存储状况进行检查的时候，必须要借助于一定的硬件及软件技术，如通过计算机进行磁盘检测和信息读取。二是对介质媒体形式和存储格式的鉴定。数字载体技术发展迅速，而且不兼容的产品和技术规范比比皆是，因此要将过时的存储介质最好不予归档或及时进行转换。比如美国在1990年以前就认识到电子类文件对硬件和软件具有依赖性，文件从一个系统移植到另一个系统时缺乏统一的标准保证，从而规定不能接收储存在光盘上的永久文件。
2、对电子文件的可读性的鉴定。由于电子文件具有系统依赖性，所以在鉴定一份电子文件的价值的时候，必须要考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这种软件现在市场上是否还存在，软件的价格，软件的著作权保护期限有多长，软件是否易于使用，关于软件的相关的材料，如用户手册等是否齐全等问题。
3、对电子文件的有无病毒的鉴定。在接收磁盘等存储介质之前，进行防病毒检查是十分明智的做法。
4、要在以上多方面鉴定和文件信息价值鉴定的基础之上，进行保管费用和价值的权衡。现在人们已经普遍地接受了“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的必备条件”的观点。
电子文件是在社会信息化和计算机技术发展中产生的新事物，其管理和应用具有广阔的发展前景和研究价值，本文仅对其中某些问题进行初步探索，以期“抛砖引玉”，引起信息技术界和办公自动化领域的同行的重视，共同努力使电子文件的管理得到不断的完善和发展。
