随着改革开放的不断深化、透明政府政务公开的不断打造、社会公众信息知情权的日益体现，档案信息作为国家信息资源的重要组成部分，各级档案行政管理部门和各级档案馆，正在扮演着越来越重要的角色。具体地看，档案信息化也可以理解为档案信息实现“三化”；一是档案信息的数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息的网络化。近几年，我们仁和区档案局在信息化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效。
一、充分认识档案信息化建设的重要性和必要性
1、档案信息化，可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确、管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。
3、档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等等。
4、档案信息化，可避免出现“时空黑洞”。随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务的日趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。
二、档案信息化建设的内容和主要任务
我认为档案信息化建设至少应该包括基础设施建设、档案信息资源建设、材料规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。
1、基础设施。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连结的距离可分为局域网、广域网和互联网（也就是局域网和内、外网）等三种类型。
2、档案信息资源建设。主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括文书档案、声像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。
3、标准规范建设。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、数据背景信息、数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。《电子文件归档与管理规范》、《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等国家标准已经颁布或即将颁布，我们都要认真贯彻实施。
4、应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们要依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所的技术力量，运用先进、适用和可靠的档案管理软件。
5、人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，要加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平。
在加强档案信息化规划和建设的时候，要正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，就是计算机网络，“车”就是计算机的硬件和软件，“货”就是档案数据库，“交通规则”就是标准规范，“驾驶员”就是现代信息技术人员。有路无车不行；有了路和车，没有货就没有意义；路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，必须把档案数据库作为核心来抓。
三、档案信息化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从2001年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2004年底，全区文件级目录累计达58万余条。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，不断完善文件数据库。
2、建立档案馆局域网。实现文件级目录机读检索和电子文件信息，在学中干，在干中学。档案人员不仅要成为档案信息的管理者，而且要成为档案信息利用的咨询者和档案信息的传播者。
3、建立档案局（馆）网站。在党政网和互联网上向政府和社会提供档案信息查阅服务；举办网上展览，展示我区近年来获得的国家级（省级）荣誉；分专题反映仁和区的发展变化历程；建立和完善网上现行文件服务中心，逐步实现政务公开，营造有利于我区经济建设和社会发展的良好环境，为实现“富民强区”目标服务。
4、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。目前，要求各单位实行电子文件和纸质文件的归档双套制，将电子文件拷贝两套，异地保存，将来随纸质文件一并移交档案馆。
5、加大档案管理软件推广力度。截止2004年底，全区一级单位仅有一家未实现计算机管理，今后，我们要加大档案管理系统的推广力度，二级单位、村（社区）也要逐步实现计算机管理档案；要依托办公自动化，做到文档一体化；要及时迁移电子文件，随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，应及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的安全性和有效性。
档案信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，不可能一步到位。我们要分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
