如今，社会已步入了网络信息时代，先进的计算机技术运用到社会众多领域，形成了大量的电子文件，电子档案。近年，设计院在工程设计方面已全部采用AUTOCAD绘图，从而形成了大量的图形文件。如何适应社会发展需求，科学高效地管理科技档案，实现办公自动化，成为我院管理的重要目标之一。
过去科技档案一直采用手工管理模式，不仅工作程序繁琐，而且遗留下一些不足之处。
一、传统科技档案管理模式存在的问题
（一）占库存。我院在过去手工作图中形成了大量的工程图纸，这种纸质化的科技档案经数十年日积月累下来，库存量已相当大，但档案库房容量有限，再加上每年新增的档案，导致库房不能满足需要。
（二）不利于长期保存。由于工程底图是硫酸纸，纸质脆性大，易毁损，常不利于长期保存。但工程底图尤为重要，一度成为科技档案保管上的难题。
（三）在借阅中发生遗失后，无法弥补
综上所述，再延用旧的科技档案管理模式已不能适应企业的发展需要。为此，我院管理层非常重视科技档案的计算机管理，现已纳入今后管理工作的重点之一。
二、对策与措施
针对存在问题，我院拟采取以下措施加以改进。
（一）增加硬件设施的投入。我院先后投入人力、财力建立起内部计算机网络管理系统。设计室与管理科室的计算机均已联网运行，实现了办公自动化，通过网络化管理提高了工作效率。
（二）逐步推行电子文档化管理。首先档案管理人员参加了电子文档化管理方面的业务培训，提高了业务水平，其次树立了全院职工电子文件归档的意识。
（三）用光盘保存科技档案。具体方法是：设计人员通过网络数据共享，将在计算机上完成的工程设计通过网络传送到计算机中心，由计算机人员将此图形文件下载，并刻录到光盘上保存。再定期移交到档案室归档保管。如有查阅，可打开光盘进行浏览。光盘是电子文件的主要载体，它利于携带，存储量较大，数据存储的安全性高。将来建立一套光盘库，与专业的科技管理软件配套使用，完全摒弃传统的档案管理模式，将是档案管理上的质的飞跃。
（四）利用专业的科技管理软件，这是下一步档案管理的工作计划。选择适用的科技档案管理软件，将全部的档案管理程序在计算机上完成，完全摆脱手工方式。档案室通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对设计室产生的工程图纸电子文件进行集中统一的管理，离不开专业的科技档案管理软件，分类、整理、编目等工作都将在计算机上完成，并做多个备份。设计人员可以通过登录内部网络的方式，经档案室进行身份确认并确定查阅权限获得许可后，查询有关的电子科技档案。将利用多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。这样避免了自然因素损坏和非法访问，以确保科技档案的完整与安全。
我院将对科技档案采取自动化、标准化、网络化管理的模式，从而为设计部门提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
