随着人类进入信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会发展所起的作用越来越大。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。因此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，电子文件以其无可争议的生命力，成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。它的管理体制与运作方式在短期内尚未完善和统一，电子文件的归档成为突出问题。本文通过对比电子文件与传统文件的差别，谈谈如何加强电子文件的归档。
一、电子文件的特点
电子计算机及网络中生成的社会活动记录，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读，处理并可在通信网络上传递的文件。它与传统的文件相比有以下特点：
１、电子文件信息的非人工识读性。传统文件的内容主要是记录在纸张上，使用的都是人工可以识读的记录符号，人们可以直接读出文件中的信息，理解它的意思，不需要任何中介物。电子文件的内容是记录在高密度的磁性载体或光学材料上，其信息是经过编码的二进制数字符号，不能被人直接阅读，只有通过计算机系统，其信息才能被人们读取。
２、对系统的依赖性。电子文件的制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到困难。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代时，需要保留旧系统，或进行一系列适应新系统的转换，才能保证该文件的可读性和管理性。
３、电子文件信息与载体的可分离性。传统文件的内容是记录在纸张等载体上，与载体不能分离，而电子文件的内容可以从一种载体上分离出来并移到另一种载体上，摆脱文件寿命对载体的依赖。
４、电子文件信息的易逝性。电子文件可以直接用计算机进行处理，文件信息的处理非常高效、便捷。但由于电子文件载体性能不稳定会造成文件信息改变或丢失，大多数电子计算机系统在相当短的时间内还会过时，使用这些过时的计算机系统产生的电子信息可能在更新换代以后的计算机系统中无法读取。
５、电子文件信息具有共享性。电子文件的利用不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。
６、电子文件的可操作性。电子文件中的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的。人们可以对信息随时进行存储、删除。
二、电子档案的归档
由于电子文件存在以上特点，所以档案工作者不能沿用传统的工作方式对电子文件进行归档、鉴定和整理，必须转变观念，探讨适应电子文件管理的方法。电子文件的归档是将应归档的、经过整理的电子文件确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或记录到可移动的磁性材料或光盘等载体以便长期保存的工作过程。在工作中应当注意以下几点：
首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键。纸质文件具有直接性，人们可以在载体上直接写入或读出信息，并理解它的含义。电子文件是通过计算机产生或读取，它是若干数字代码的组合，其过程全由计算机完成，离开计算机人们无法读取信息。因此电子文件的归档不仅包括电子文件本身，对产生电子文件的硬件平台予以说明也是不可缺少的。同样的道理，电子文件的产生或读取还需要相应的软件，因此，档案部门对本单位普遍应用的操作系统和产生电子文件的应用软件也应纳入归档范围。
其次，电子文件的归档要在文件设计和形成阶段做起。传统文件是根据文件的保存价值在文件办结后，对其进行收集、整理和归档。电子文件要求档案部门在设计形成阶段就参与和监督，使电子文件格式与环境条件相匹配。如办公自动化系统在公文处理设计时，要考虑文件的归档问题，在字段、库结构方面的设计要与归档后的管理相匹配，否则会造成文书与档案管理的脱节，数据不能共享，以致于归档后需要对公文处理系统进行改造。
再次，强化管理，提高电子文件的质量。为了保证电子文件内容能够准确无误地被使用，必须在归档时严把检测关。一是检查电子文件是否感染病毒，内容是否完整、真实和有效。传统文件形成后内容和载体是固定统一的，不会发生变化。但电子文件由于具有可操作性，人们对信息可以随时进行存储或删除。档案部门在接收电子文件时要求电子文件必须刻录在只读或一次写光盘上，并对文件内容的完整性、原始性及版本的终结性进行检查。二是检查电子文件的载体。传统文件的载体是纸张，不易损坏。电子文件的载体质量好坏直接关系到贮存信息的质量，所以档案部门在接收电子文件时，要检测载体，确认磁盘或光盘是否有物理损坏，如有无霉斑、划伤，保证电子文件的可读性。三是归档的电子文件必须按照统一要求转换为标准的文件格式，保证日后能顺利读出，满足在不同软、硬件环境下查阅。四是归档的电子文件必须经过整理和编辑。编制归档说明，保证其内容与文件正本一致。五是确保电子文件的安全。电子文件归档时要拷贝两套，保存一套，借阅一套，必要时拷贝三套，第三套异地保存，提高电子文件的安全可靠性。
虽然电子文件形成时间不长，档案部门的保管条件尚不能满足各类电子文件的保存，在管理模式和方法上还有不同的认识，但在一个根本点上已经达成共识：电子文件的管理及其归档工作在档案管理领域越来越引起高度重视，电子文件逐步成为档案工作的主要管理对象和社会服务资源。
