内容概要：本文对机关档案保护工作中所需要注意的包括字迹材料、档案室温湿度调节、档案修复、档案保管、档案室管理、人员素质等几个问题做了简单的论述，以期对机关档案保护的研讨有所裨益。
机关档案是记载党政机关有关业务工作、机关建设和历史沿革等内容的最真实载体，做好机关档案工作是提高机关效率和工作质量的必要条件，做好机关档案的保护工作是维护机关历史真实面貌的一项功在当利在长远的重要工作。
档案保护技术是研究制成材料的损坏规律及科学保护档案的技术方法的一门学科，它的任务是最大限度地延长档案的寿命,满足人类最长时间的使用需要。科学保护档案的技术方法很多，归纳起来主要有两个方面：一是防的技术，二是治的技术。防的技术是防止或减缓各种外界不利因素对档案制成材料的破坏作用，主要是改善档案保护条件。治的技术是对已经损坏或受到不利因素影响的档案进行处理，修复已遭损坏的档案，尽力恢复其历史原貌，增强其抵抗外界不利因素的能力。
档案保护技术工作直接关系到档案的命运，是档案工作中的一项极其重要的工作。档案作为历史记录，有着参考和凭证作用，具有重要价值。因此，大量档案需要长期保存，一部分档案还要永久保存。但反映和记录档案内容的物质材料的寿命是有限的，这二者之间的矛盾只有通过做好档案保护工作才能加以解决。笔者以机关档案工作实际谈谈机关档案保护的有关问题。
一、档案字迹材料
字迹是记录及反映档案内容的重要物质材料，其耐久性直接关系到档案的寿命。采用何种书写工具书写文字材料，这是对档案保护技术认识的问题，在现实工作中，更是档案意识高低的问题。为了延长档案寿命，在形成档案中，应使用最耐久或耐久的字迹材料，尽量减少甚至杜绝使用不耐久的字迹材料。
在机关档案工作中，要对机关工作人员尤其是机关领导特别强调档案的意识问题，注重书写工具的选择，坚决杜绝圆珠笔、红墨水甚至铅笔拟写和签发公文。在机关后勤部门购买和发放办公用品时，要尽可能倾向于字迹耐久的书写工具。
档案字迹材料按其耐久程度大致可分三类：
1、耐久字迹材料：黑色墨汁、黑色油墨
2、比较耐久的字迹材料：蓝色和红色油墨；蓝黑墨水和碳素墨水、印泥。
3、不耐久的字迹材料：纯蓝墨水和红墨水；复写纸；圆珠笔和铅笔。
二、机关档案室温湿度
档案的寿命与档案室的温湿度密切相关。过高或过低的温湿度不仅可直接影响档案的，而且可加速其他因素对档案的破坏程度。为了使档案室的温湿度等符合档案的要求，需采取一定的措施，即对档案馆室的温湿度进行适度调节。
国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》对档案库房（也适用于机关档案室）温湿度要求做了如下明确界定：档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃，相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。
调节档案室温湿度的主要措施：密闭、通风和采用空气调节设备。
温度可通过空调进行调节，湿度可以通过加湿器和干燥剂进行调节，很容易掌握。机关档案室一般空间不大，在温湿度的调节上主要还是通过通风手段。主要谈一下通风调节温湿度的问题。
（一）通风的目的：根据空气流动的规律，有计划地使室内外的空气交换，从而达到调节室内温湿度的目的。
（二）通风的原则：室外的温度或湿度全部或者某一单项必须低于室内，方可通风。
室外的温度与相对湿度都低于室内时，可以通风；反之则不能通风。
室外的温度低于室内，而室内外相对湿度相同时，可以通风；反之，则不能通风。
室外的相对湿度小于室内，而室内外温度相同时，可以通风；反之，则不能通风。
室外温度低于室内，而室外相对湿度大于室内，或室外温度高于室内，而室外相对湿度小于室内。此时需利用公式进行计算，将室内外的绝对湿度进行比较，若室外绝对湿度小于室内，则可以通风；反之，则不能通风。
（三）通风注意事项：通风时，应对室内外温湿度进行随时监测，注意其变化的情况，以便采取相应措施。通风时应注意防尘和防有害气体进入室内。通风后应立即密闭，使室内适宜的温湿度状况得以较长时间的稳定。
三、机关档案修复
档案修复技术在四川省大多数市州档案馆室应用不多，对于攀枝花这样的新兴城市更是少之又少。但这门技术应该是档案工作人员必须知晓和掌握的。机关档案工作中有时候也会遇到档案被局部损坏的情况，需要档案人员做好修复，尽力恢复其原貌。
档案修复原则有：1、修复中采用各种材料、方法对档案制成材料不能有损害，应有利于延长档案寿命。2、保持档案原貌。3、使用的修复方法事先要经过试验，确有把握后，才能着手修复工作。
档案修复采用的技术主要是修裱。修裱是使用粘合剂和纸张对档案进行修补和托裱，以恢复档案原貌，增加其强度，延长寿命。将档案托裱在较硬专业的纸张上，增强强度和耐性。
四、机关档案保管
档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。
档案保管工作的内容包括：1、档案室管理，即室内档案管理的常规性工作，包括查阅记录、安全检查、目录整理等等。2、档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中一般的安全防护。在机关中，经常有处室或领导来借档案，一般应该复印带出档案室，但有时领导喜欢直接把档案借出使用，在档案被借出后，要特别注意保护，很多时候一份档案借出很久才归还，重回档案室已经惨不忍睹。3、档案保护的技术措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。
在档案保管过程中出现的档案损毁主要有以下两种情况：
（一）人为损毁
人为地有意识或无意间损毁档案，主要有以下三个方面：
1、由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识地破坏。比如在“文化大革命”中，很多档案被人为的销毁，同时还人为地制造出大量的虚假档案，从档案自身内容来说，存在虚假性，但从档案载体来说，却是一段特殊历史背景下产生的一些真实材料，这些“伪档案”也值得后人进行研究和反思。
2、由于档案工作人员以及接触档案的有关人员，工作麻痹大意，或疏忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案管理工作知识等，导致管理和使用不善，造成了档案的丢失、损毁或档案管理系统的紊乱。我市2002年7月和2003年5月发生的两起档案被盗事件，教训就十分深刻。档案工作必须严格执行交接制度和责任制度。严格遵循有关保密措施和档案室管理规章，非档案人员不得任随意进入档案室，更不得随意翻阅档案。原则上，档案原件不得借出档案室。
3、在档案的管理中，档案的管理和利用难以避免地加速档案的老化和磨损等。我办的经验是建立纸质文件“两套制”（缘于60年代中期，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制），一套归档，一套作为备用文件提供机关内部平时的使用，从而减少对档案的使用率，也减小了对档案自身的磨损。
（二）自然损毁
档案自然损毁，概括起来有两个方面的因素：
1、内因，就是档案本身，即文件的制成材料。
2、外因，就是档案所处的环境和保管档案的条件。
档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。
开展档案保管工作，必须有一定的物质条件作保证。机关档案保管工作基本的物质条件主要有：档案室、档案装具和档案的包装材料。
档案室为档案保护提供了最基本的物质条件，档案室建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和管理措施的效果。档案室一定要满足“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）的要求，要具备基本的硬件措施（防盗门、防护栏、空调）。
档案装具是档案室必需的基本设备。档案装具各类很多，各有所长，应根据档案室的空间特点和档案的价值及规格的不同，合理选用，灵活配置。目前，我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜。机关单位一般都采用档案柜，档案存储量特别大的机关（如公、检、法、财政、人事等机关）可使用档案架。
档案的包装材料非常重要，它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损。目前，我国包装档案的材料一般有三种：卷皮、卷盒和包装纸等。现在我市机关普遍使用卷盒，档案存储方便，使用快捷。
五、机关档案室管理
机关档案室的管理工作是机关档案工作的主要内容和基础。因此，只有做好经常、具体的档案室管理工作，才能为整体的机关档案工作创造必要的条件和良好的秩序。
档案室中的档案架、柜的排放，应合乎下列要求：1、排列整齐，横竖成行。2、避免光线直射，注意通风。3、节约库房面积和空间，存取方便。
为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号的一般方法是：自门口起，从左到右编架、柜号，如果架、柜有栏，也是从左向右编号，格与节箱则自上而下编号。
档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，便于存放和提供利用。平放，取放档案不大方便，但对保护档案有利，特别适合存放珍贵档案和不宜竖放的档案。
六、机关档案人员素质
除客观因素外，还有一个最主要的因素，这就是人，因为管理档案最终还是离不开人。没有人的主观努力，客观条件再好，档案的安全也无从谈起。随着机关档案工作的不断更新和改善，更需要提高机关档案工作人员思想素质和业务素质，使档案工作充分发挥效能，为机关业务工作服好务，为机关建设服好务，为领导决策服好务。机关档案工作人员必须具有以下条件：
（一）具有较高的政治素质。热爱档案事业，具有强烈的事业心、责任感、使命感，甘做无名英雄，只有具备这种献身精神的人才能从枯燥、烦琐的档案工作中发现其乐趣、奥妙和博大精神之所在。
（二）具备较坚实的档案专业知识。每一个机关档案工作者，无论专职或者兼职，无论职务高低，都掌握着他负责整理和管理的那部分档案的生死之权。他只有具备一定的专业知识和良好的历史修养才能负起这种责任。
（三）做档案真实性的卫道士。档案是真实的历史凭证，档案工作者必须维护其完整与安全，防止档案褪色、变质、被盗或遭受火灾、过度光照、潮湿及干燥等物理损害，确保在正常的修复、整理和利用过程中不破坏档案的凭证价值。因此，档案人员是真理或真理证据的捍卫者。
新世纪的今天，随着科学技术的飞速发展，机关档案管理工作已经拥有了现代化管理设备，但并不意味机关档案工作已经实现了现代化管理，这还需要躬耕于兰台这片沃土上的档案工作人员做大量深入细致的工作，为我中华子孙留下宝贵财产，最终服务于人民，造福于人类。
