传统的手工办公方式已经无法满足现代办公的需求，文档管理系统作为提高工作效率、规范办公制度，增强办公的透明性，实现信息、文档资源的统一管理，方便领导决策，逐步实现无纸化办公的重要工具，越来越受到人们的重视。
现在的文档管理系统市面上也有不少，但总感觉在其核心功能，公文办理方面存在局限性，主要问题有：第一、操作太复杂，使用起来不方便。有些系统可以让用户自定义收发文事务流程，虽然提高了收发文流转过程的稳定性、目的性，但需要每一位发文草拟者自定义流程，操作上带来了复杂。第二、流程不全面，不能满足实际的需要。有些系统甚至避开了收发文事务实际应用中的多样性，虽然系统附加的功能很多，但核心的收发文处理方面却很薄弱，与实际的应用相差甚远。
因此，我们的目标是设计一个既能使用起来简单易懂，流程上实用合理，又能规范的管理数据的收发文管理系统。以下谈谈设计过程中需考虑的几个方面：
一．熟悉了解收发文流程
我们设计行政机关文档管理系统，必须参考《国家行政机关公文处理办法》来帮助我们理解公文办理流程中每个环节的准确含义，当然也不能生搬硬套，还需要结合实际的应用情况，分析公文办理过程中的所有可能的环节，最终形成一套切实可行的方案。
经典的发文流程环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。我们应根据实际应用中的需要，在不影响每个环节功能的情况下做适当的调整。比如，若草拟的文件需要听取其他部门的意见，则应增加会稿这个环节来补充发文处理流程；再比如说，审核和复核都是办公室主任的职责时，则应将审核和复核合为一个环节来精简发文处理流程；流程的走向也可能具有多样性，若草拟者需针求其他部门意见，流程就象：草拟→会稿→草拟→审核，若草拟者不需针求其他部门意见,流程就象：草拟→审核等等。每种可能的情况都应找有丰富工作经验的文书处理人员认真分析，验证流程的合理性，最后得出若干有效规则，为应用程序的设计打下基础。收文流程的设计与发文类似。
二．选择一个好的架构
系统设计时，选择一个好的架构非常重要，在一个好的架构下编程，不仅对于开发人员是一件得心应手的事情，更重要的是软件能够表现出一个健状的姿态；而架构设计的不合理，不仅让开发人员开发困难，软件本身的生命周期更是受到严重威胁。
目前的架构模式不少，其中，模型-视图-控制器（MVC）是80年代Smalltalk-80出现的一种软件设计模式，现在已经被广泛的使用。MVC模式的出现不仅实现了功能模块和显示模块的分离，同时它还提高了应用系统的可维护性、可扩展性、可移植性和组件的可复用性。基于Java的Web应用系统采用MVC架构模式，这是目前WEB应用服务系统的主流设计方向。只要掌握了MVC模式原理，也可基于其它的语言实现。因此，用MVC模式架构公文办理系统是一个较好的选择。
三．数据设计规范化
数据模型的设计是否合理会极大影响系统的使用性能、数据的迁移、升级、应用软件的编写，严重的会带来数据灾难。换句话说，就像你不会在没有蓝图的情况下就修建一栋房子一样，你决不应当在没有数据模型的情况下就设计一个数据库。一个数据模型就是对构建一个数据库的规划。为了使数据模型更加有效，它必须足够简单以使最终用户能够沟通必需的数据结构，同时它也要足够详细以使数据库设计人员能够创建物理结构。
我们应该在有经验的文书处理人员的帮助下，很好的理解收发文办理流程，认真分析其数据，并结合由此得出的权限体系，以及程序管理机制来指导我们建立一个良好的数据模型。再根据关系型数据库设计规范，建立数据库及其表、表间关系、约束、视图等。
四．支撑平台的选择
系统实现时推荐选择B/S模式，该模式是指在TCP/IP的支持下，以HTTP为传输协议，客户端通过IE等浏览器访问Web服务器以及与之相连的后台数据库的技术及体系结构。它由浏览器、Web服务器、应用服务器和数据库服务器组成。B/S模式突破了传统的文件共享及C/S模式的限制，实现了更大程度的信息共享，任何用户只要通过浏览器即可访问数据库，从而克服了时间和空间的限制。
B/S模式的工作原理是：客户端的浏览器通过URL访问Web服务器，服务器端处理客户端传来的数据，根据需要访问数据库，并将数据处理的结果按照用户的需要，以HTML形式返回客户端浏览器（见图1）。
关于B/S模式的实现，Web服务器可选择Apache，服务器端脚本语言可基于PHP，数据库管理系统则可选择Mysql。上述软件都是自由软件，最大的优点就是经济实惠而又不失性能和安全，而且可跨平台使用，能满足设计文档管理系统的需要。
上述观点是本人在设计文档管理系统中的几点拙见，供读者探讨，随着文档管理系统的实现，无疑会使传统的以手工为主的办公方式和办公手段，向科学化、规范化、高效化和信息化转变。可以预计，随着办公信息量的增加和信息化程度的提高，电子办公将是未来办公的发展方向。
