内容概要：本文对纸质档案和电子档案共存期管理问题提出相对应的策略--两套制管理、新的立卷方法、新的保管和利用方法 ，对旧的管理方法提出改革思路，以期对两种载体档案共存期管理的研讨有所裨益。
关键词：纸质档案 电子档案 管理 策略
信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，极大地影响和改变着人们的生产、生活、工作、学习、思维和交往方式。一些著名学者把信息化趋势称为"重塑人类文明的数字化革命"。在党的十六大提出"以信息化带动工业化"的战略后，电子政务工程蓬勃发展，建设高效便捷的"数字化政府"已经呼之即出，而数字化档案馆在档案界已经叫了有数年之久。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的加盟必将使纸质档案的管理趋于简单化、自动化、有序化和科学化，无疑将促进整个档案管理的发展和水平的提高。这要求我们寻求新的档案管理方法，也就必须对原有的管理方法进行改革。纸质档案和电子档案共存期管理的问题已经得到档案学术界的重视。笔者以粗浅之见，谈自己的一点体会。
一、建立档案两套制管理，确保电子档案的使用安全有序
现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，其中电子文件的数目有增无减。在同时保留了两种文件的机关中，对二者的处置方法也不尽相同。有的按传统的做法把纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行处置；有的将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件获得了"档案"身份，而电子文件则成为资料；也有的讲两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。目前，很多档案工作者已经承认了电子文件的"档案价值"，主张应该由档案部门统一管理电子档案。正是由于两种介质档案的共存，可以预见今后会有更多的机关、企事业单位乃至档案馆会采用"两套制"方案管理档案。
60年代中期，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制，这里所谓的"两套制"的载体都是纸质档案。而现在我们所提及的两套制，是完全区别于旧时的管理方式，它是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用、更经济的一种档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务。满足利用的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式相对更稳定，便于长期保存和提供利用。两种档案各施其能，相得益彰。
两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。这种“谨慎”是很必要的。档案工作者有责任和义务尽最大努力保存反映历史真实面貌的历史记录。在有充分的把握证实电子文件的法律效力（凭证性）、安全性前，不能轻易放弃传统的文件形式。这种“固执”的精神所体现的正是档案工作者的职业精神。同时将电子文件保存下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具备纸质档案没有的方便快捷，以此构建一个新的信息系统，可以更加高效率、高无误地满足利用者的信息需求。于是形成了电子文件——纸质文件的两套制。
另外一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，主要目的在于改进利用和改善保护。我们在二滩发电厂档案馆看到，大量被刻录的光盘构成了电子档案的核心部分，这正是该馆档案数字化工作的生动体现。在利用方面，数字化文件给利用者带来的方便是十分明显的，随着网络的迅猛发展，它使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，数字化文件也有很大的优越性，根据现有的技术水平，为原件制作的模拟副本的质量总是低于原件，而且每复制一次，质量就会下降一次。而在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。有专家认为：“对于许多日益腐朽的信息载体来说，惟有数字存储才能做到使信息保存数千年而不失真。”所以就有了纸质文件——电子文件的两套制。
我认为，要使两种载体档案的信息管理融为一体，充分发挥各自的优势，以下工作不容忽视：①电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系。②在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项。③电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度，并协调管理。
二、采用新的立卷方法，促使电子档案整理的快捷方便实用
简化立卷方式，这是前10年档案学术界十分关注的一个问题。各种观点争论不休，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定比例。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，功夫都下在检索工具上。在2000年国家档案局颁布的《归档文件整理规则》，既认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,它的广泛实施,已经充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是便于提供利用，但其装订工作量过大的问题却成为众矢之的。
同时，《归档文件整理规则》仅仅限于对文书档案的处理，而对于其他门类档案的管理的还未能在实践中涉及，它们的整理还在采用传统的立卷方式进行。
电子档案的出现，可以摈弃原来纸质档案立卷所耗费的大量手工操作，原来一系列的立卷工作，电子档案可以实现自动完成。
三、采取新的保管和利用方式，方便档案查找使用
电子档案和纸质档案共存必然引发档案保管及利用方式的革命。纸质档案保管中的有些工作可以通过对电子档案的管理得以实现。全宗卷是记载立档单位和全宗历史演变情况的专门案卷，通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和年度归档移交目录、建立销毁清册、库存档案统计等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。通过电子档案，系统可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况。并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，具有一举两得的功能。
总而言之，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，探究其共存期的管理已经成为档案界的一个热点和焦点。多年来，我们形成了一系列新的思路和方法，很多方法也正在经历实践的不断检验。我们有理由相信，在纸质档案还无法退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的今天，档案理论界会探索出一套最好的共存期管理方案，既服从于档案基础理论，又很好的服务于档案工作实践。
参考文献：
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2 琳达.马里[美国]肖永英编译《谢伦伯格理论和计算机自动化世界》（载《山西档案》2000.1）
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