摘 要：档案利用工作是档案工作的重中之重，但长期以来我国的档案工作“重藏轻用”，档案利用不充分，而我们的美国同行在这方面却有许多值得我们学习的地方。通过中美档案利用比较，学习好的经验，以期我国的档案工作有所创新。
关键词：档案 利用 比较 创新
长期以来，我国的档案工作处于“重藏轻用”的局面，但档案工作为国家、社会和个人提供利用才是其终极目标，如果档案保存起来不加以利用，只能是一堆废物和废纸，毫无价值可言。只有让档案被人们充分利用起来，发挥其效用，为人们的生产生活提供方便，档案才真正实现了它的价值。
现将中美两国档案利用中的几个问题加以比较，以探讨如何创新档案工作。
一、中美档案工作现状
我国档案工作目前的状况是：档案工作的主要精力是放在整理与保管上，利用服务多为守株待兔的被动方式。在我国，没事儿谁也不会想到去档案馆。只有打官司或有什么事时，迫不得已才利用档案。尤其许多档案馆从驻地位置到工作安排，都留有机关工作的种种痕迹，有些令人望而生畏。档案工作者在本系统内忙得不亦乐乎，许多本应是利用者的人却全然不知有档案利用服务这回事。我国档案学中有一门专门的学问——编纂，档案馆也都设有编研部门。编研是档案机构公布档案，主动提供服务的重要手段。编研可以说是我国档案利用工作的一大特色。在我国，没有政府中适当级别的档案机构的批准，馆藏中的任何档案都不得公布。
美国的档案利用采取“推销”式的主动服务。档案利用是为社会提供接近档案的通道。公众为休闲而利用档案。休息日，美国人可能对孩子说：“走，咱们到自然历史博物馆去看恐龙化石；到艺术馆去看抽象派……”。也可能说：“走，到档案馆去看国家的宝贝。”什么宝贝？写在羊皮纸上的三大法案等档案。国家档案馆每年接待参观者达百万之众。在美国，是由利用者而不是档案工作者来公布档案的内容。政府机关和档案馆，不能限制任何一个利用者出版其档案或者将档案用于其他商业用途。
二、利用服务措施比较
l、开放档案
《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。”美国总统行政令要求政府机关期满20年的机密文件尽可能开放。仍不能开放的，到30年自动解密。
在实际工作中，我国对档案开放持十分审慎的态度，开放率较低。笔者缺乏最新的统计数字，最乐观的估计是在40％左右。
美国档案开放有可执行的法律保证。开放率一般达90％。一旦有人认为档案机构没能及时开放相关档案，损害了他利用的权利，就可能诉诸法律。美国国家档案馆有一个专门的法律班子应付各类诉讼案。
2、利用手续
“凡我国的公民和组织，持有身份证或工作证、介绍信等合法证明，均可直接到档案馆利用开放的档案。外国人或者外国组织，经我国有关主管部门介绍及其前往的档案馆同意，亦可利用我国已开放的档案。”①
美国国家档案馆规定凡年满16岁的公民，持有效身份证明即可办理为期3年的利用证。档案馆的职责是收集资料加以保管以供世界各地学者研究之用。
3、利用费用
我国档案馆一度普遍实行有偿服务，收取一定数量的调卷费。
美国档案馆以免费服务为主，适当收取用于档案复印和散发的少许费用。
“在美国政府档案馆和许多私人档案馆中，外国利用者拥有美国公民同样的利用权，对外国利用者收取复制费和其他服务费也和美国公民相同。在中国，对中国公民和外国人有不同的规定和收费标准。”②
4、档案计算机检索系统
提高档案利用服务水平，必须有高效的检索手段。
美国档案机构几乎全部采用计算机自动化检索，并注重著录标引质量。以史密森纳研究院编目检索系统为例，其著录工作非常精细。有专人负责对接收的每份文件进行著录，专人校对检查。我国检索系统研发水平并不落后，但档案基础工作做得不够。系统开发中的重头戏，是对大量档案再度鉴定，整理、著录。美国实行自动化较早，机读目录长年积累，数量达到相当高的比率，有些馆甚至是100%。而我国多数没有做过大规模的基础工作，有了系统也检索不出所需档案。
检索效率观念上也有一些差异。美国比较重视检全率，我国相对重视检准率。“美国的检索广泛而深入，通过对所有的各个系列甚至许多个文件组合的‘探险旅行’，来提供可以找到的所有有关的材料”。我国“偏重于为了特定的和完全有限的目的而对某一个案卷和文件进行检索。”③
另外，在因特网上提供数据库检索是发布馆藏信息最好的手段。美国许多档案网站都提供数据库检索。如国家档案馆的NAIL系统，涵盖了该机构多数档案的目录信息，预计到2007年覆盖率达95%以上。部分数字化档案还可查阅全文和照片。我国因特网上的档案检索系统数量极少。以质量较好的上海档案信息网为例，其检索途径适合专业人员，还没有全文和照片等多媒体信息。
三、利用服务差异的根源比较
l、历史根源
我国档案工作源远流长。但有史以来档案工作一直依附于国家机构，以为统治阶级服务为中心，其内容只是对档案严加看管，造成了档案工作重藏轻用的局面。
美国档案工作历史很短。1898年成立档案委员会。受现代档案学发端较早的欧洲各国的影响，较早确立了档案开放的原则，重视依法治档。美国法制教育比较普遍，据称十岁左右已开始了解《信息自由法案》了。联邦档案有一种“民有、民治、民用”的观念。决定了档案工作以利用服务为主。
2、档案管理体制
我国是一种高度集中的档案管理体制。优势是有助于工作保持一致，提前计划，确定工作目标是否实现。弱点是“针对某个地方情况得出的方法必须拿来进行全国性的试验，经过不断修改，使之成为最有效的国家办法”。④这个周期比较长，所以实际工作中存在各自为政的局面。比如当前关于档案计算机管理系统的开发，还没能制定统一的国家标准。重复建设，资源浪费问题十分突出。
美国的档案管理体制既高度集中统一又相对分散独立。中央与地方实行分权管理、各负其责的原则。联邦政府内的档案工作由国家档案与文件署统一管理。它与各州地方政权的档案管理机构，既无上下隶属关系，又无法定的横向联系。档案机构认为是有利的事就可以去做，前提是依据一定的标准。比如计算机管理系统的开发。各档案机构都是根据实际情况让软件公司专门开发。但开发依据各项国家或行业标准，数据交换都有一定的格式。要在分散制下进行管理，必须是标准先行。当前研究电子档案保管的InterPARES项目、关于档案著录的EAD标准都是这种情况。
3、经济基础
中美档案机构都属于文化事业单位，经费主要来源于政府拨款。
美国政府把档案馆同各类科学文化设施一并作为国家形象的窗口，比较舍得投资。如国家档案与文件署的年经费为2.5亿美元，仅25人的罗斯福总统档案馆年经费100万美元。国家政策还保障对这些窗口的捐赠可以抵税，社会捐赠十分踊跃。另外，经费与参观利用人数挂钩，促进了利用工作的开展。
我国的档案工作资金相对匮乏。国家拨款有限，又缺乏其它的筹款渠道。实行有偿服务一方面遭到一片谴责声，另一方面也收不上几毛钱。所以现在许多馆已经取消了调卷费，只相应地收取复印等工作的成本费。这也是一个发展趋势。
4、社会观念基础
档案利用服务的社会观念基础包含两方面的内容：
一是档案界能否树立和增强社会意识。中美档案工作者都有很强的社会意识。我国表现为责任意识，工作极度认真负责。美国表现为服务意识，有着以利用者为主的服务思想。
二是社会能否树立和增强档案意识。美国国民的整体文化素质较高，对于信息价值的认识比较深刻，善于运用各种信息获取的手段，档案工作易于融入社会。我国的公众档案意识还很薄弱。这种意识的强化有赖档案机构利用服务水平的提高。
综上所述，我们的美国同行有许多值得我们学习的地方。要改变我国目前档案工作的现状，实现档案工作的价值，我们要做的工作还很多，我们要走的路还很长。在档案工作方面的创新目前应从以下几点着手：
一、树立服务意识，从根本上改变“重藏轻用”的局面
二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代，谁拥有知识，谁就可能拥有财富，谁获得了信息，谁应具有获取利益的可能。档案部门应树立现代、开放、人本的理念，着力发挥档案工作的各项功能，使档案能够充分有效地发挥其作用，最大限度地提供利用。
二、服务机制创新
（一）建立文件中心、机关档案管理中心或现行文件阅览中心等，实现档案管理体制的突破，提供现行文件服务。放下架子，为广大职工群众的利用提供最大的方便。
一是建立文件中心和现行文件阅览室或现行文件阅览中心，开展已公开的现行文件对广大职工群众提供利用，有效服务，向人民群众宣传党和国家的方针政策，维护人民群众的合法权益，维护社会稳定。
二是建立档案资料目录信息服务中心。建立本企业的档案资料目录信息服务中心，如以攀钢档案馆为依托，在本企业内收集各级档案部门收藏的档案目录，相关资料图书目录和已公开的现行文件有关信息，以及反映攀钢特色的产品、人才等信息和有关专业档案的信息等，建成目录数据库，便于宏观管理，有效控制和提供利用。
（二）增强档案馆各项服务功能的开发，拓展档案馆服务机制的创新。
档案馆是档案工作的主体和重点，坚持档案工作服务机制创新，实质上就是要把档案馆的各项服务功能挖掘和开发出来。档案部门就在继续加强档案部门的行政服务功能和保管功能的同时，开拓档案部门的各项服务功能，积极探索和实践服务机制创新。
一是档案馆积极参与本企业重大活动的档案收集和提供利用。如企业成立周年纪念活动、外事接待和重大突发事件等的声像档案，建立多媒体档案信息数据库，积累企业文化财富。在企业开展重大活动前，档案馆提前介入，积极提供技术服务，直接参与企业重大活动的文件资料归档工作，并提供相应的档案资料服务。
二是建设爱国主义教育基地。举办档案展览是开展爱国主义教育有效形式。档案馆应配合企业重大活动，挖掘馆藏档案资源，以图片、实物等形式，举办内容丰富，形式多样的档案展览。还可以将展览放在网站上，让更多的人通过互联网了解企业，使档案在更广泛的范围内发挥作用。
三是围绕中心工作，加大档案信息开发力度。档案馆应紧紧围绕企业工作重点，利用馆藏档案资料，编印《档案信息参阅》，为企业领导决策提供服务。
（三）各级档案行政管理部门加强宏观管理，注重政策引导，依法推进档案工作服务机制创新。
一是重视建立新领域的档案工作，在拓展新领域档案工作过程中探索档案工作服务机制创新。如：合同档案、人才档案、招投标档案等。
二是加强基层组织档案服务。根据职工群众的需要提供最好的服务，想群众所想，急群众所急，方便广大职工群众利用档案。
在服务机制创新上，我们还有许多工作可以做。如果有一天，档案部门成为公众的休闲场所，我们的工作才算真正做到家了。
参考文献
① 陈兆吴，和宝荣：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社，1995年，282页。
② ［美］威廉·W·莫斯：《美国档案的开放与利用——兼与中国档案开放利用工作比较》，《中国档案》1995年第7期。
③ ［美］威廉·W·莫斯：《中国印象》，《档案工作》1993年第9期。
④ ［美］威廉·W·莫斯：《我对中国档案事业发展的几点建议》，《中国档案》1997年第2期。
