电子文档一体化管理，最直观的解释就是把文书工作和档案工作整合一个工作系统，进行统一控制和管理，其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。随着钢城企业总公司局域网的建成，对档案信息的收集、管理和开发、利用提出了新的要求。随着总公司产业结构调整、机构改革等工作的不断深入，电子文档一体化管理面临着严峻挑战，同时也面临着跨越式发展的良好机遇。
一、总公司文档管理现状
现状一：电子文件与纸质文件的共存状态（由秘书科专职文书处理）
从总公司局域网建成，电子文档由此而诞生，电子文件与纸质文件并存，大体上可以归结为以下两类情形：第一类是收文管理，先有纸质文件，执行对上级来文进行收文登记，转相关人员批阅流传、办理，流转结束后根据存储、利用等方面的需要由专职文书归入档案数据库，形成相应的电子文件。第二类是在发文管理中用计算机自动办公系统（OA系统）直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件（在OA系统中这种转换，未执行发文拟稿、核稿、会签、发文登记等流程），由专职文书归档，形成的纸质文件于次年向档案科移交。
现状二：电子文件归档管理（由档案科档案管理员处理）
在总公司OA系统，网络办公条件下，档案管理模块由档案管理员对各职能部门归档的各种文件（如收文文件、发文文件和其他文件等）进行修改，组入案卷。在案卷未封卷之前，可以对档案中的文件进行卷内文件移动，卷间文件移动，甚至可以移出案卷，封卷后，可以对案卷进行拆卷，案卷移交，提供方便的档案目录和档案内容检索、查询及借阅管理功能。普通用户可按需要提出借阅申请，经管理员批准授权后，实现网上借阅。
根据上述情况，我们不难发现总公司在文档管理中“文”和“档”分离，实行各尽职能、各司其职，无疑对总公司文档管理带来不利。具体表现在：
第一，在工作环节上，文件管理部门与档案管理部门既不协调，甚至脱节。如文书归档整理工作（立卷），本来应由文书处理部门或人员完成，而现在却是由档案人员来做，其结果是文件材料的完整性、归档率等得不到保障，影响整理工作的质量。
第二，在同一个机关部门内，分散了有限的财力和设备，不能将资金集中统筹安排使用，一方面造成不必要的浪费；另一方面不利于文件、档案工作物质条件的改善。
第三，文档人员知识结构不够全面。表现在：一是文件管理人员对档案管理标准不清，例如，文件管理人员对文件存档价值界定不清，认为只要是文字材料就应该存档形成档案；二是文件管理人员对文书的立卷工作不清，概念不明，甚至还不知道文书立卷是文件管理人员职责所在；三是档案人员对《国家公文格式》、文书处理程序不清；四是档案人员在分类整理“迟到”的文件时，对总公司当年的大局、要事把握不准，组卷时主次不分、轻重不分、文件的完整性、系统性心中无数。
第四，在档案管理公众信息平台上非保密的、公开的档案信息、日常办公所需的内部档案信息不能在档案信息平台上自由查阅，必须通过提交申请得到授权后，方可实现网上查阅。
二、总公司实现文档一体化管理应做到“四解决”、“一加强”、“一提高”
（一）解决“文”和“档”的管理体制。将文件处理工作和档案工作统一由一个职能部门统管全程
总公司产业结构调整、机构改革即将实施。电子文档一体化管理是总公司发展的必然趋势，在文件管理的系统里，文件管理和档案管理有机的融为一体，两种职能在“大文件”的概念下自然、有效地结合起来，由统一的文档人员负责全程管理是符合机构改革的“精简机构，转变职能，提高效率”的总体要求。
其一：按照文件生命周期理论，文件从其产生、发挥作用到鉴定销毁或永久保存是一个完整的运动过程，它是一个连续不间断、前后衔接的过程，而且前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量。因此，从档案的系统性看，有必要把文件管理和档案管理看作是一个统一的系统工程，采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续、衔接的工作程序，从组织制度和具体工作程序上将二者统一起来，避免重复劳动，节约管理成本。
其二：纸质文件的提前归档是一个具有关键意义的变革。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，所以文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归档的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。纸质文件的随时归档不仅减轻了机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高归档齐全率。
（二）解决档案实体管理的简化问题
实行文档一体化管理，还必须突破传统的思维，打破传统的档案管理模式，探索更加适合计算机管理的现代化文档模式。过去对纸质文件整理以“卷”为单位，电子文件的出现推动了纸质文件管理改革，导致纸质档案实体整理由“卷”向“件”的转变，一方面，以“件”为单位的管理，只需输入关键字（词）便可快速度多途径的达到全文系统的检索功能，随时随处在网上利用；另一方面，以“件”为单位的电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件（档案）的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动相关工作的简化，使档案人员从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设开发与服务。
（三）解决档案价值的利用问题
档案的真正价值在于利用，档案信息提供利用网络化，就是利用网络技术，为利用档案的人们及时、准确、完整、系统地提供档案信息的查阅使用。一是非保密的，公开的档案信息，在公众信息平台上自由查阅，无需向档案管理员提出借阅申请，得到授权后，方可实现网上借阅；二是日常办公所需的内部档案信息，利用办公网络实行个人授权方式在专用服务器的数据库中查阅；三是保密档案信息，通过档案管理部门信息管理人员对有权查阅的对象在档案专用服务器中调用和提供。
（四）解决档案数据库的安全管理
档案数据库的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。档案安全管理的重要性是由档案本身和档案管理的性质决定的，档案信息化建设必须充分考虑安全问题，处理好方便、高效与安全管理的关系。一是存储安全，数字化档案的存储应使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相联接，同时使用光盘定期备份，采取第二个异地保管的备份。
（五）加强文档标准化建设
文书档案工作标准化是文档一体化管理的基础，没有统一的标准，则无法进行一体化管理，在制定标准化时既要考虑国家标准，又要符合文书（档案）企业标准，形成文档一体化的规范体系，例如，在对文档一体化进行设计时，既要参照《国家公文格式》、《档案著录规则》、又要参照（集团）公司《公文格式》、《档案管理标准》，使文书、档案的标准统一到一个系统上来。
（六）改变原有的管理方式，提高人员综合素质
实行文档一体化管理，要求文档人员调整自己的知识结构提高综合素质，打破按部就班的管理方式。文档工作对象与相关技术发生了变化，那么其管理方式及对人员素质的要求也必须相应的加以改变。管理方式方面应该从以前的库房式管理、文件简单收发管理向信息化管理方面过渡。文档人员素质也应有所提高，不但要熟悉档案工作、文件处理工作，还应熟练掌握计算机技术，也就是说，他们不仅是管理专家，还是技术专家。
总之，二十一世纪是信息化的时代，随着新时期信息工作和档案工作的发展，文档一体化管理是文书工作和档案工作发展的必然结果，也是适应总公司跨越式发展的必然趋势。
