随着计算机、多媒体和现代通讯技术特别是互联网络技术的飞速发展，知识、信息和科技愈来愈成为确保经济成功发展的因素，新科学技术(光盘技术、终端技术、缩微技术、声像技术等)迅速渗透入档案工作领域，已经成为档案工作中不可缺少的组成部分；机读文件、录音、录像等新的材料载体随之大量产生，以纸质信息为主的档案信息开始转向以电子信息和虚拟信息为主的档案信息数字化。如果实现了档案信息数字化，用户就可以在办公室或家中不受时空限制地通过网络在全球范围内形成以自我需求为中心的档案信息体系。因此，尽快采用现代信息技术，走网络化道路，扬弃传统的手工管理与落后的服务方式，是档案工作发展的必然要求。
一、档案管理工作现状
(一)思想观念和经济条件滞后，制约了档案的利用开发度
由于我国档案工作的特殊性质和工作特点，以及长期形成的工作模式，人们创新意识淡薄，缺乏利用开发力度。具体表现为：1、有些单位领导不重视档案工作，认为档案工作简单，只须保管好档案实体即可，无需开发；在用人上过分强调政治思想素质，相对忽略文化素质；2、档案工作者自身观念保守，安于现状，没有“档案信息是重要的战略资源”以及其在现代化建设中有着不可替代作用的意识。 “重藏轻用”的观念没有彻底根除，这样既缺乏危机感，又缺乏工作主动性等等诸多主客观因素造成了档案工作人员视野窄小，适应能力差，缺乏竞争意识、参与意识，导致档案工作在现代化建设中的作用远未能充分发挥，难以达到市场经济大环境下对档案工作的新要求。
（二）档案服务对象发生变化
档案利用服务对象由单一地服务党委、政府中心工作转向普遍服务于全社会的政治、经济、文化建设活动。档案工作逐渐参与到社会各个层面的建设之中，档案由单纯的管理型向管理服务型转变，这就需要进一步扩展和发挥档案的职能作用，从而实现其应有的社会价值和经济价值。
（三）传统档案工作正向规范化、信息化、网络化的现代档案工作过渡
科学技术发展迅速，计算机代替手工立卷；档案载体发生重大变化，电子载体大量增加，非纸张载体的档案与传统的纸张载体档案一并成为档案收藏的主体，新载体、新门类档案文件的产生给档案工作增添了新的内容。电子档案的前身——电子文件是档案管理中的新生事物，与传统的纸质文件相比，它有许多特性，如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易复制、易修改、易丢失和共享性等特点。为此，必须认真加以研究，更新观念，积极采用新技术、新手段来管理好电子档案，积极探索并把握电子文件、电子档案的运动规律，更好地开发电子档案的服务功能。
此外，传统的档案信息由于各方面条件的限制，覆盖范围小、传播速率低、公众知晓率低，使用范围有限，不可能实现档案工作的现代化和社会化。而计算机网络技术的发展超越了时空的限制，建立起了全社会共享的信息交流平台，加快了传播的速度和扩大了传播的范围。因此，为了使档案工作满足社会的广泛需求必须大力加强档案信息网络建设，利用现代的网络通讯工具把开发出来的档案信息及时发送出去，从而实现档案信息的全社会共享，而目前我国档案网上信息资源开发工作尚处于起步阶段，不能适应新形势下社会对档案信息的广泛需求；加之，各类档案室、档案馆之间没有形成一个有机联系的档案信息网络，不能建立起档案信息资源的供给和共享的平台，自然也不能够利用网络优势形成大档案、大文化的网络化服务效应。
(四)法律保障体系不够完善
《中华人民共和国档案法》已颁布实施多年，但还没有形成一个完善的法律体系来保障档案管理工作健康有序进行。因而，在人事、干部、科研、工程等诸多门类的档案管理方面存在一定程度上的“无法可依”的现象。在机构设置方面，没有建立专门的机构负责管理、制定一套完整的规章制度来保证合理、安全、优质、高效地管理档案；在人员素质方面，档案工作人员法律意识薄弱，档案工作中泄密、丢失、涂改伪造档案事件时有发生。
（五）档案工作人员队伍不稳定，严重影响档案管理工作整体水平
各单位档案工作人员多数是中途转行或是兼职档案工作，且流动性很高，档案队伍的整体素质不高，必然影响到档案工作的开展。在现实工作中，一方面，许多单位反映档案利用服务会影响日常行政工作；另一方面，档案工作人员抱怨档案利用服务工作太过繁琐，工作不定时，也会影响到本人本职工作。加之部分档案工作人员对本单位档案工作业务不熟悉，结果在档案工作上非常被动。
二、做好档案管理工作的几点思考
正如江泽民同志在十五大报告中指出：“迎接未来科学技术的挑战，最重要的是要坚持创新，勇于创新。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达不竭的动力。”面向新世纪，我们要与时俱进，开创新形势下档案工作的新局面。
（一）树立意识，创新观念
1、树立档案意识。档案是国家的宝贵财富和不可再生的信息资源，也是国家财产管理的依据和凭证，加强档案管理工作，对于保存国家的历史文化，指导现实和今后发展具有不可替代的作用，而档案是“死”的，只有被利用才能够真正实现档案的价值。档案工作者既是信息工作者又是信息服务者。随着档案利用的服务方式在不断深化，档案的潜在价值在不断提高，档案价值深层次的开发将不断深入，开展档案工作的目的是为了被社会各界所利用，实现其内在的社会价值。因此，档案的利用是档案工作的重要环节。搞好档案利用服务需要多方面的条件，比如要有内容丰富、结构合理的馆藏，安全可靠的保管条件，先进适用的管理方法和素质较高的管理人员等等。
2、树立法律意识。在档案管理工作中出现的各例违法现象与档案人员的法律意识薄弱是分不开的，要使档案工作在法制的轨道上健康有序地进行，必须加强对档案人员的法制教育，坚持学习《档案法》和《档案法实施办法》，普及档案法律法规，使档案法深入人心，做到人人知法、守法。
（二）运用新技术，提高档案科学管理水平
1.正确处理传统与现代管理技术的关系。在档案工作中，一方面要吸收、继承传统好的管理技术；另一方面还要积极采用现代技术，二者有机结合，互为补充，相互促进。现在，人们已经清楚地意识到，要使自己存贮的档案信息资源能满足社会需要，就必须积极运用各种现代化技术手段，实现现代化管理和现代化开发，即实现档案信息资源管理与开发利用的现代化已成为时代的必然要求。现代化主要是全面使用现代技术，提高科学管理水平。现代技术的内容比较广泛，它包括计算机技术、缩微摄影技术、光盘技术、计算机多媒体技术、光纤通讯或“信息高速公路”以及去湿、空调、复印技术等等。档案作为文化遗产的一个组成部分，当前拥有的现代信息处理和通讯技术使得它不仅便于接收、组织和保存，而且也便于档案信息的开发利用，我们应积极主动地采用新技术，提高其开发利用水平，加速档案信息现代化开发建设。
2.正确处理好专业知识与其它领域知识的关系。档案也是一种知识资源。在知识经济时代，开发档案信息资源，提高开发水平，从根本上说就是要加强学习与实践锻炼，提高档案工作者群体的知识水平，提高从档案中发现(寻找)知识，将分散于档案中的信息和知识汇集、整理，形成能满足人们需求的档案信息产品。
（三）加大培训力度，加强档案队伍建设
档案管理是一项专业性很强的工作，档案工作从形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一个涉及面很宽、极为复杂的系统工程。这个系统是由档案资料、设备设施等物质对象(硬件)和人力投入等多种要素(软件)组成，在档案管理系统的诸多要素中，人是最活跃、最积极的因素，档案管理业务上的优劣，服务职能的充分发挥都取决于档案工作人员素质的高低。因此，必须要加大档案人员的培训力度，加强档案人员的教育和培养，配备一支既熟悉档案工作实践，又有理论知识的档案工作队伍。
1、可采取灵活多样的形式，加强档案专业人员的教育与培养，帮助其较快掌握档案理论和实际工作能力，发挥其专业技能，这有利于档案员个人能力的发挥，也有利于进一步实现档案部门的职能；
2、加强缩微摄影技术、光盘技术、多媒体技术、网络通讯技术和外语知识等教育，培养符合时代要求的高素质档案信息开发人才，充分挖掘人才所蕴藏的无穷潜力，使其最大限度地发挥效能；
3、在高新技术发展日新月异的背景下，档案人员还要不断学习，注意改善自己的知识结构。首先努力学习政治理论知识，掌握马列主义基本原理，以“三个代表”重要思想为指导，提高自己的政治素质和职业道德素质；其次牢固掌握档案专业知识、理论知识；另外还要加强人文科学、现代自然科学、相关学科领域的知识学习，掌握一定的计算机、人文科学、现代自然科学、图书情报学、英语等方面的知识，使自己成为一专多能的综合知识型人才，管理档案、维护档案的完整与安全，为社会提供优质、高效的服务。
(四)推行文档管理一体化，发挥网络优势
随着电子文件等数字技术的应用，打破了传统观念上的操作模式，它有着无法比拟的优势，对今后的文档管理工作变化起着极其重要的作用。这也为我们积极地吸收和应用高新技术，努力建立由各个单位数据共同组成的文档管理中心和实现“文档一体化”管理模式提供了可能。档案管理和利用服务数据化、网络化和现代化是管理中心的必备条件，文档管理一体化是建立档案归档整理中心的前提。文档管理中心可以通过上网，将档案资料数字化转化后储存进来，再通过资料压缩处理以及高还原性的显示输出，就可以给用户一个接近于真实的网上档案馆。文档管理中心可以建立自己的利用网站，为社会提供永远开放的全天候的网上服务场所，用户可以在任何时间任何地点利用计算机网络来访问文档管理中心，查找所需的档案信息，利用中心提供的复制品进行学术研究。而文档管理中心可依据利用者要求，通过网上银行收费，邮局递送制作的档案复印件等途径实现网上服务。这种成功尝试的例子已经出现，据《北京档案工作信息》2003年第7期登载：北京市宣武区文档管理中心正式挂牌开展工作，区文档管理中心集区11个档案室35个部门的文件、档案管理及利用服务职能于一身，对包括区委、区人大、区政府、区政协在内的机关档案实行集约化、专业化管理。这种新的文书档案管理体制得到了区领导的肯定和各有关职能部门的欢迎。
（五）强化信息系统，维护档案网络安全
要建立一个完善的文档管理中心网络系统，就必须充分利用网络通讯技术来改造现有的档案开发工作，积极建立自己的档案信息网站或网页，并且积极把本网站(页)与其他国内外档案网站(页)进行链接，形成一个巨大的信息资源网络开发系统，不断完善和更新，实现资源共享。同时，还要严守保密规定，实行科学管理，统一技术标准，统一档案用语，建立档案信息数据库，建立档案信息网络。通过网上档案信息资源开发，一方面，使档案信息超越时空的限制，扩大利用范围，为社会各界的利用工作提供极大便利；另一方面，也展示了自己，提高了档案工作的地位，增强了人们对档案工作的认识。与此同时，网络技术飞速发展带来的档案信息资源网络系统安全问题也层出不穷。每隔一段时间，国际权威组织CERT部公布大量的网络漏洞，这些漏洞涉及操作系统、网络设备、档案应用软件系统的最新技术。预防网上黑客攻击，维护档案信息数据库的安全性、有效性，应积极采取授权访问、拒绝非法访问、安全监控、日志管理、病毒防范等有效措施。档案信息资源网络系统的安全程序是随着时间的变化而发生改变的。因此，档案信息资源网络系统安全需要随着网络环境的变化和技术的不断发展进行不断的调整和加强。
（六）开展多方面的档案利用途径
“文档一体化”工作的进一步开展，采用电子文档管理系统实行无纸化办公，网络技术的进一步完善都将促进创新档案工作的开展。这些都拓展了利用档案途径。一是通过保存本单位发文的备用卷，以供单位工作中的不时之需；二是通过计算机对档案电子数据的直接查询，既方便又快捷；三是直接到文档管理中心查询档案资料。
(七)加强档案法制建设，完善法律保障体系
1、加强立法工作，建立健全我国现有的档案法规体系。档案法规体系是由档案法律、档案行政法规、地方性法规及档案行政规章制度等构成的一个有机联系的整体。在新形势下，要建立健全与社会主义市场经济体制相适应的档案法规体系。国家有必要制定一部旨在保障不同门类、载体档案信息资源开发工作的专门业务法规，以此来规范我国档案信息管理工作，严惩档案违法犯罪行为，保障新形势下的工作健康有序进行，并严格执行国家档案法律法规，对没有制定的法规要积极建言献策，加紧拟定。
2、应健全档案执法机构。加强对档案执法人员素质的培养，优化档案执法队伍。健全档案执法机构，以形成比较完善的档案执法网络。同时，应利用各种机会，积极创造条件，提高档案行政执法人员的包括政治素养、档案业务、法律知识等在内的素质，增强档案执法阵容，营造有利的档案执法环境，提高严厉打击档案违法犯罪案件的整体力量。
建立起一个完善有力的档案管理工作法律保障体系，培养出一批高素质档案执法队伍，从而使得工作有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。
（八）制订单位规章制度，按“章”办事。
建立健全各项规章制度，是科学化、规范化档案的一项措施，要根据档案管理的要求和本单位实际情况，边建档，边制订各项规章制度，约束单位职工和档案人员按“章”办事，不断促进和完善档案管理工作。
总之，在档案工作实践中，要积极探索新的途径，寻找新的角度，全方位、多层次地开发档案信息资源，开创档案工作新局面。
参考文献：
1.邹伟全《试论档案工作者的信息素质》，《浙江档案》2001年第2期。
2.杨利华《档案法学》，中国档案出版社1999年6月第1版。
3.杨永和《档案信息上网联网初探》，《上海档案》2001年第1期。
