一份档案若只被尽善尽美地保管着而得不到开发和提供利用，那么虽然它“活着”，我们也称其为“死档”。档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，实现社会共享，最大限度地服务于社会。
而今随着电子计算机和通信技术相结合的信息技术日趋成熟，办公自动化进一步发展和深化，使得过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等都可以用电子计算机来完成。由此而产生了电子公文。具有保存价值的电子文件归档后即形成电子档案。电子档案管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。与纸质的档案相比，电子档案可以存储于电子计算机磁带、软硬磁盘及光盘 上，大大节省了空间。同时保存文字、声音、图形，增加了档案的可读性、可视性、可靠性。
电子档案的大量涌现及电子档案归档以后，为档案的提供利用开辟了新的天地。利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件；另一方面，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，因而对于资源信息可以产生共享。这样打破了档案馆、室之间条块分割、各自为政的限制，在自上而下总体规划的基础上，自下而上地建立档案信息网络。即在地区性和系统性网络中心的基础上，进行更高层次的连网，这无形之中也就扩大了馆藏，这样利用者可以足不出门或在任何一个地方就可以进行全面的信息共享，扩大档案信息及交流渠道，形成整体效应和规模效应，在社会公众能够极其便利地查到所需要的信息的同时，档案也得到最大的提供利用。
一、面向网络开展档案利用工作
1、互联网的不断发展使人们交流信息更加方便、快捷，档案作为一种重要的信息资源，应在网络信息中占有一席之地。通过互联网，利用者了解到档案馆的工作特点和馆藏内容，从而加深对档案和档案工作的了解，这对于提高全社会的档案意识和档案工作的社会地位具有十分重要的意义。因此，提供网络环境的档案利用，对于档案馆来说已不是要不要的问题，而是一个如何更好更快地抓住时机、促进档案工作进一步发展的问题。首先，档案馆不能仅仅拘泥于传统纸质档案的提供利用，更不能拘泥于传统的利用方式，“坐等上门”的利用方式在蓬勃发展的互联网面前无异于“坐以待毙”。其次，档案馆应将“走出去”的工作思路进一步发扬光大，利用网络的方便快捷，花费较小的人力物力，加大档案宣传的力度，充分了解利用需求，分析利用规律，主动出击，为利用者提供快、准、全的档案信息。
2、要面向网络，优化馆藏。要提供网络环境下的档案利用，必须加强档案信息资源的建设，即馆藏电子化。一方面要调整档案馆的收藏方针，大量接收新型的电子档案。另一方面，对于库存的传统文本方式或模拟型档案文献进行必要的数字化转换，如何组织这些数字化的档案信息，则是档案馆当前需要着重解决的关键环节。档案馆必须选择合适的数据库管理系统，建立档案信息数据库，最终开发出存储方便、检索迅速的档案信息数据库管理应用系统。只有这样，档案信息才能真正和网络接口，以实现更大范围内的档案信息资源的共享。
3、借鉴电子商务对企业和企业对消费者的运行模式，选择合适的方式提供档案利用服务。
此外，档案还可以采用“会员”的方式提供档案利用服务。无论是谁，只要交纳一定的费用之后，就可以成为会员，而会员可以免费在档案馆的网站上浏览档案馆定期公布的档案信息。
二、实施电子档案的提供利用需要高素质的人员
网络技术的运用会使档案信息的功能大大提高，起到事半功倍的作用，但实施档案信息网络化管理成功的主要决定因素还是人。所以首先关键是转变观念，拓宽思路，牢固树立为利用者服务的思想。其次网络对档案工作人员的素质提出了更高的要求，只有高素质综合型复合型的人才不会被淘汰。这种人才的特点应该是有一定的思想政治政策水平、有与国际同步的观念意识和理论、具备档案方面的专业知识、熟悉档案工作的规章制度和方法、懂外语、有强烈的掌握现代科学技术的欲望并掌握了计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理等基本技能。
三、需要解决的几个问题
1、安全问题
提供电子档案利用首先需要考虑的就是安全问题，而且对安全的担忧也是阻碍档案馆提供网上档案利用服务的重要因素之一。事实上，安全不仅是指档案信息的安全，同样也包括用户信息的安全，没有一个安全和可信任的环境，电子档案的提供利用就不可能得到发展。不可否认，信息网络安全是一个一直未能得到彻底解决的问题，但档案馆不能因噎废食，将自己置身于网络大潮之外。相反，档案馆应当有针对性地加强防范措施，在尽可能保证安全性的前提下，积极开展电子档案的利用服务。
首先，档案馆必须根据相关规定，经过鉴定、划密等工作后，确定可在网上提供利用的档案。对于尚未开放的档案信息，则不宜与网络相连，以免造成泄密。
其次，选择功能强大的防火墙，以防范网络黑客的攻击。要提供网络环境下的档案利用，就有被黑客攻击的危险，因此，在建立网站时必须设立防火墙。选择防火墙可根据自身的系统特点和防火墙的技术发展而定。
最后，做好档案信息的数据备份。一旦发生硬件故障或受到黑客攻击，可以在最短时间内恢复系统。
2、标准化问题
要实现档案信息在网络环境下的共享，标准化是必不可少的前提。加强电子档案利用中的标准化体系是提供网络档案利用服务的前提和基础。这一标准化体系应当包括电子档案形成的标准化和电子档案存储与交换标准化。在制定标准时还必须考虑与国际标准接轨，如档案著录项目的名称、数据类型和长度、主题词库、分类号库及基本的表格等。
四、结束语
电子档案的提供利用作为一种新型的利用手段和运作模式，它的发展不仅仅取决于计算机、网络等技术的发展和成熟，更重要的是取决于档案馆所营造的一种推动电子档案利用的环境。即“人文环境”：三分技术，七分管理。要把档案工作的各个环节以及各相关的工作部门按一定的次序和规模相互配合、相互衔接，如现在有大部分企业正在开展的“物流”（ERP）,就可以将档案室设成一个小“仓库”，借助网络提供档案利用。否则，错失网络这一发展机遇，档案工作不仅不能为经济建设服务，相反将会更加游离于改革开放和全球经济一体化的滚滚浪潮之外，档案馆也只能成为被遗忘的角落，而档案也将成为“死档”。
