《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的出台，为我省档案工作在新的历史时期实现快速、健康的发展，努力打造西部档案强省提供了强有力的保障，吹响了档案事业全面发展的进军号。我们将抓住这个机遇，紧紧依靠政府，积极主动地开展好规范化管理工作。攀枝花市的档案规范化管理活动始于1988年，20年多年来，我市档案的规范化管理活动经历了一个从认识到实践，从实践到提高的过程，档案的规范化管理活动得到了广泛的深入,管理水平得到了普遍的提高，管理经验得到了不断地丰富。现把我市开展规范化管理活动的一些认识、基本情况和做法介绍如下：
一、对档案规范化管理工作的初步认识
(一)规范化管理是社会主义市场经济条件下档案管理的必然要求。
市场经济是法治经济，法律对市场经济起着规范、引导和保障作用。以经济建设为中心，建立和完善社会主义市场经济体制，是当前党和国家的重中之重，而档案工作的方针，就是为党和国家的工作大局服务，因此市场经济条件下为经济和社会服务的档案工作也必须法制化、规范化。
(二)规范化管理是依法行政，依法治档的需要。
《中华人民共和国档案法》及其实施办法都明确要求档案工作必须“建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”，要实施好《档案法》、坚持依法治档，就必须抓好档案的规范化管理。
(三)规范化管理是推动档案事业发展的重要载体。
我市围绕“争当创建西部档案强省排头兵”的奋斗目标，确定了“整体推进、重点突破”的工作思路。由于规范化管理工作社会涵盖面大、涉及工作面广，是整体推进全市的档案事业不断发展的理想载体。
(四)规范化管理是档案部门执政能力的具体体现
档案事业作为社会主义文化的一部分，要为提高建设社会主义先进文化的能力作贡献，坚持依法治档，实现档案工作的法制化、规范化正是档案部门执政能力的具体体现。
二、我市档案规范化管理工作的基本情况
在我市的档案规范化管理进程中，我们始终坚持“紧跟趋势求创新、与时俱进谋发展”这个要领，不断提高我市的档案规范化管理水平。我市的档案规范化管理活动大体可以分为三个阶段：
第一个阶段是全省开展规范化管理前，这个阶段是酝酿和试点阶段。我市出台了《攀枝花市机关、企事业单位档案工作合格标准》，在全市范围内尝试开展达标升级活动，积极探索档案工作规范化管理的办法，认真解决档案工作的集中统一管理问题。为今后的规范化管理积累了经验。
第二个阶段是全省开展规范化管理至2001年，这个阶段是发展和巩固阶段。全省开展档案的规范化管理活动以后，我市把档案的规范化管理当作了深入贯彻执行档案法的重要手段和工作中心，再辅以强有力的行政管理措施，集中解决档案业务建设中存在的问题。档案的规范化管理得到了较快发展。
第三个阶段是2001年至今，这一阶段是深化和提高阶段。我们紧紧抓住以下三个环节开展工作，把规范化建设引向深入：一是用2年的时间在全市范围内普遍贯彻了《归档文件整理规则》新规范，实现了旧规范向新规范的转移；二是以新规范的全面贯彻为契机，大力推广档案的现代化管理，到2004年底85%的单位开始使用计算机管理档案，初步实现了档案管理的现代化；三是把档案工作规范化建设的重点从城市逐步转移到农村，从传统领域逐步转移到新领域，从机关转移到乡镇、社区，从国有企业转移到民营企业，在农村税费改革、社区档案、社会保障体系档案、农业农村档案、国有改制企业、民营企业等新工作领域，作了有益的探索和实践，取得了明显的实效。
截止2004年底，我市档案规范化管理工作取得了可喜的成绩：6个综合档案馆中，达省一级1个，省二级2个，省三级2个，市县（区）机关一级单位达到93%，科技事业单位达到100%，国有企业和国有控股企业达到80%，乡镇达到37%，街办达到100%，社区和行政村建档率达到100%。目前市局的“三网一库”已经建成，全市已有512 个单位实现了计算机管理档案；6个综合档案馆中3区已完成档案目录数据库的建设，市档案馆也将在今年底完成档案目录数据库的建设；3区全部单位完成了档案目录数据库的建设，市属85%以上单位也将在今年底完成室藏档案目录数据库的建设；全市共形成文件级档案目录352万条左右，电子文件全文近万份，极大地提升了我市档案规范化管理的水平，为今后的数字档案馆建设打下坚实的基础。
三、档案规范化管理工作中的基本做法
(一)依法推动
加强《档案法》宣传力度。近年来，每年市局的党组中心学习组都要集中两天时间，专题学习《档案法》，同时结合普法要求，通过举办培训班、知识讲座、知识竞赛，印发宣传资料等活动，开展《档案法》的宣传、学习活动。
改善执法方法。将每年的执法检查、立卷归档检查和达标复查合而为一，实行“三合一”检查，增强了达标复查的力度。规范执法检查程序，制定了《档案行政执法检查登记表》（告知和存根共2联），并根据不同的形势、不同的要求和不同单位，检查前确定检查重点，印制《档案行政执法检查重点登记表》供执法人员掌握。
加大执法力度。一是与人大、监察局对档案规范化管理水平不高或未实行规范化管理的县（区）和单位进行联合检查，极大地触动这些县（区）和单位，为他们后来的档案规范化管理活动的开展起到了相当积极的作用；二是着力解决突出问题，注重检查实效。针对个别单位和部分乡镇档案规范化管理程度不高、违法隐患时有发生、个别县（区）档案局考评不实等问题采取了限期整改、全市通报批评、发执法通知书、取消或降级的方法。这样一来，在全市范围内鸣响了“依法治档”、“规范管档”、“严格治档”的警钟，为依法开展档案工作、按照规范开展档案工作，按照标准严格考核档案工作起到了重要作用。
(二)行政推动
我们在早期的规范化管理活动中，采取的是“以业务为主、行政为辅”的办法，要求业务指导人员分片包干、以点带面、面对面咨询、手把手指导，一家一家地跑，一点一点地教。到1990年底，我市的档案规范化管理有了一定的基础，市、县一级单位普遍建立了档案工作，部分单位还实现了早期的规范化管理。2001年后我们意识到这种管理模式，不可避免地带来了一些负面影响，很多单位特别是乡镇档案人员等、靠、要的思想日益严重；档案行政管理部门一方面在客观上自降身份、自贬地位，给他人造成了“打工仔”的印象，另一方面又因为管得过细，常常顾此失彼、疲于奔命。于是，我们及时调整思路，采取了“以行政为主、业务为辅”的管理方法。
1、政府行为
每年由市政府召开全市档案工作会，分管副市长与县(区)分管领导签定档案工作目标责任书，将全年的档案工作任务直接下达到分管县（区）长，再由分管县（区）长将目标责任下达到各乡镇，规范化管理工作是主要内容之一。对于个别没有达标的老大难单位，市政府分管领导召集他们“开小灶”，明确要求、限定完成时间。
2、建立完善制度
几年来，我们结合攀枝花市的实际情况先后制定了关于乡镇综合档案室规范化管理验收标准、档案移交接收办法、归档文件著录要求、加强农村中小学、卫生院、养老保险、医疗保险、城市低保、档案工作的意见、以及林业重点工程档案工作等数十个规范化管理的制度、办法。这些工作制度内容涉及城市、农村、机关、企业等多领域、多行业，规范了各种门类、各种载体档案材料的具体整理方法，统一了档案的收集、整理、保管和移交等各个环节，初步建立健全了一整套与档案法律法规相配套的、基本适合攀枝花实际的地方性规范性文件，为规范我市的档案管理活动发挥了十分重要的作用。
3、发挥系统主管部门的作用
为促使各行业主管部门加强对系统及下属单位档案工作的领导和监督、指导，依法履行档案法所赋予的法律责任，我们要求：凡是要达三标的单位，所有下属单位必须全部建档，要达二标的单位，所有下属单位必须全部达三标，要达标的单位，所有下属单位必须有50%的单位达二标、50%的单位达三标。下属单位档案工作未完成的，本单位的档案工作不能算做完成。通过这些措施的实施，一方面加强了主管部门依法履行职责的意识，档案规范化管理成果得到了切实巩固，近几年我市规范化管理成果的巩固率都保持在90%以上；另一方面又扩大了档案规范化管理的覆盖面，短短几年，包括建设、教育、卫生、文化、金融等各大行业主管部门下属单位基本都实现了档案的规范化管理，其中，国税、地税、审计、工商、法院等系统全部达到了省一级标准，实现了满堂红。
同时与部门联合发文，对一些专业领域、系统的档案工作提出规范化管理要求。
(三)借力推动
1、抓住机遇，服务“三农”，开创农业和农村档案规范化管理的新局面。近两年中央以1号文件颁布了农业和农村工作意见后，我们乘上了这股东风，按照科学发展观“五个统筹”和中央解决“三农”问题的要求，争取到了市委、市政府的支持，市委、市政府颁发了《关于进一步加强全市农业农村档案工作的意见》，我市的农村档案规范化管理工作取得了巨大的转机。市委、市政府在《意见》中明确提出了“以乡镇综合档案室规范化建设为主线，全面深化农业和农村档案工作”的要求，我们立即借此机遇，积极在农村开展档案的规范化管理活动，仅去年1年就有30%以上的乡镇综合档案室达到了省二级标准，实现了档案的规范化管理。今年，我们又争取到了市、县（区）政府和卫生、教育管理部门的支持，提出了2年内基本实现农村中小学、乡镇卫生院档案规范化管理的要求，从而又进一步把我市的农村档案规范化管理活动向前推进了一大步。
2、贯彻十六届三中全会精神，围绕完善社会主义市场经济体制，构建和谐社会，我们抓了社区建档和规范化管理工作，积极开展社会保障体系档案的规范化管理活动。从2003年，先后与市劳动和社会保障局、市民政局联合发文，着重抓了“社保”、“医保”、“低保”等系统的档案规范化管理工作。
3、围绕完善社会主义市场经济体制的意见，积极服务于非公有制经济实体，推动档案的规范化管理向新领域发展。在调查研究和深入试点的基础上，出台了民营企业档案管理办法，提出了扶持民营企业档案工作的“五项承诺”，免费举办了民营企业档案工作培训班，为民营企业档案的规范化管理提供无偿的业务咨询和技术指导，同时，我们以企业开展ISO9990、ISO9991、ISO9992质量体系认定为契机，指导民营企业实现了档案的规范化管理，今年又有一大批民营企业正在开展档案的规范化管理活动。
(四)人才推动
开展档案的规范化管理活动，关键在人，必须要有一支“能打仗、愿打仗、打得赢”的队伍作为保障。为提高档案干部队伍的综合素质，建立一支能够胜任档案法制化、规范化管理的队伍，我们采取了一系列措施：1、学历培训：1985年以来，我局与攀枝花电大联合举办了2届成人档案大专班和1届成人档案中专班，为全市培养了153名档案专业人才；2、外出培训：向省档案学校和省档案局培训中心送培173人次；3、短期培训：每年举办1—2期培训班，1980年以来共举办短期培训班95期、4718人次；4、操作培训：2002到2003年，局领导以身作则从我做起，要求市、县（区）两级档案行政管理部门50岁以下的工作人员必须亲自上机操作，除完成本职工作外，每年完成2000条目录的录入任务；要求局里每位职工每年写一篇与业务相关的文章。5、邀请档案界的知名专家、学者来攀讲学。通过这一系列的业务培训，档案干部队伍的整体素质明显提高，逐步形成了一支能够适应档案规范化管理需要的人才队伍，为档案规范化管理的深入开展和整体水平的提高提供了坚实的人力资源。
(五)协作组推动
1994年，我市成立了8个档案工作协作组，协作组每年举行1—2次由各成员单位分管、主管领导、档案员参加的活动。在我局的指导下，把档案工作协作组活动当成了一个宣传档案法、学习业务和档案信息化管理知识、开展档案规范化管理的方法的交流和探讨的平台、一个明确全市年度档案工作的重点、提出档案规范化管理要求的载体、一个普及档案规范化管理知识的课堂。邀请他们的代表参与重要业务文件的制定，参加协作组内的规范化管理检查，通过他们传达一年一度的档案行政执法检查要求。通过这种方法，不但丰富了档案协作组活动的内容和形式，也极大地减轻了业务监督、指导人员的工作负担。协作组的交流，带动和促进了规范化管理的发展。
(六)经济推动
档案的规范化管理必须要有资金、技术、人才等各方面的政策支持。第一、1989年市政府明确将档案工作纳入了目标管理，列入单项达标奖，凡是达标的单位按照不同等级每年都给予奖励，奖励经费由市财政统一兑现。第二、2000年后，政府取消了档案达标单项奖，但我们每年仍然在发达标通知书，奖金由各单位自有资金里解决。第三、争取到市财政和人事部门的大力支持，坚持对当年度晋升机关省一级标准、国家二级标准的机关、企业、科技事业单位进行物质奖励，奖励经费统一由市财政支出。第四、坚持对每5年1次评选出的省、市先进集体和先进个人进行优厚的物质奖励，奖励经费完全从市长基金支出。第五、对实现档案规范化管理的乡镇，市政府采取“以奖代补”的方式，给每个乡镇5000元奖励，并要求县（区）政府1比1配套。这样以来，由于基层单位档案规范化管理的经费得到了落实，极大地激发了他们开展档案规范化管理活动的积极性和主动性，为把我市的档案规范化管理推向深入奠定了坚强的基础。
