摘 要：档案信息资源的开发利用是档案工作的重中之重，本文分析了钢城企业总公司档案信息资源开发利用存在的突出问题，提出了钢城企业总公司档案信息资源开发利用的基本思路。
关键词：档案信息资源 开发 利用
档案信息资源开发利用是档案工作的根本目的和中心任务。是档案工作赖以存在和发展的基础。从钢城企业总公司（以下简称总公司）档案工作实际看，档案信息资源的开发利用主要存在认识、基础资料、设施及管理水平等问题。这些问题的存在，严重影响着总公司档案信息资源的开发利用，使总公司内部和外部的各类信息不能完全有效整合，更不能形成目的性强、价值更高的增值信息服务于总公司生产经营建设。为此，切实做好总公司档案信息资源的开发利用，已成为档案工作和档案人员刻不容缓的重要任务。
一、总公司档案信息资源开发利用存在的问题
1、观念陈旧，人员紧张，知识结构不全面，使信息开发利用较为滞后
在实践中，由于受传统观念和思维定势的束缚，档案人员基本上按照“收集、整理、保管、利用”的模式运转。在工作上仍然按部就班，观念上受“重藏轻用”思想影响，本原性的档案资源多，研究现实的需求不够，加之人手紧张，档案人员知识结构不全面，进行系统加工编研的专题成果少，使大量的档案信息资源埋没在故纸堆里，影响了档案信息资源开发利用的深入。
2、档案信息资源不丰富，门类不齐全
总公司档案系统普遍存在档案门类和载体比较单一，结构不尽合理，信息比较陈旧的问题。总公司目前所藏档案14025卷，主要以文书档案、会计档案、基建档案、设备档案为主，而科研档案仅占0.47%、产品档案仅占0.95%、设计档案仅占2.60%、照片档案仅占0.22%，工程竣工图纸的规范原始性得不到保证。其主要原因是由于资料的形成部门以没有产生相关资料为由，在归档上交多少，交什么都任其自然，有的是将有价值的资料留于自己手中“独享”，有的是责任心不强将资料丢失，有的靠着“特殊制度”可以把不规范的、不具有法律依据凭证的资料通过“沟通”继而“特办”进行归档。从今年归档资料看，如本应永久保存的总公司技术性应用成果档案、产品设计档案、总公司工程项目位置申请资料等，却因技术管理人员已无存储之地，为自己“减负”只好交出了比较陈旧而使用价值已逐渐衰退的信息。面对迟来十年的宝贵资源，档案人员只好“望纸兴叹”。
3、管理意识差，编研种类单一
档案管理人员对档案工作的管理大多数依然沿袭着传统的管理方法，缺乏先进的管理技术，没有主动性，创新意识差，编研种类单一。总公司编研材料—《总公司大事纪要》属通用性编研材料，基本集合了总公司各项重点工作和影响较大的活动，它积累了档案信息，但在记录信息的质量和时效上还有待提高。此外，真正能够结合生产经营需要，选择一定专题，经过研究考证，编写、汇编档案的参考资料，能为总公司提供市场竞争力的宝贵资源的深层次编研工作仍停滞不前。
4、服务技术手段落后
总公司档案部门虽然配置了计算机，但大多用于办公文字处理，档案信息的加工、存储和开发利用仍处于低效率的手工操作阶段。总公司局域网的建成也未改变纸质档案与电子档案共存的现状，更谈不上利用先进的软硬件设备，采用新的缩微复制技术，对科技档案进行信息化的处理，改变落后的储存、检索以及运用方式，去适应总公司跨越式发展的需要。
二、档案信息资源开发利用的对策
开发和利用档案信息资源的关键是开发，开发是利用的前提和基础，利用是开发的最终目的。没有开发就根本谈不上利用，没有利用的开发也毫无意义。档案信息资源的开发是对信息的搜集、筛选、整理和加工的过程，而档案信息的利用，是实现档案信息的潜在价值转化为现实生产力，创造出可观的经济效益和社会效益。因此，档案人员只有为档案信息利用者提供优质服务，才可望达到实现自己的工作目的和体现自身价值。
1、转变传统旧观念，变被动服务为主动服务
传统的观念注重“知识储存”，当今的观念注重“知识开发”，在知识储存式的观念支配下，档案工作处于被动的“看摊守业”状态，档案室类似于封闭式的“藏书楼”，档案人员类似于“看门人”。在现代企业制度下，这种旧的传统观念要变革，档案管理工作不仅是“藏”更重要的是“用”。只有把档案从静态利用转化为动态利用，从被动利用转化为主动提供，以各种方式满足总公司的各项工作的需求，才是档案人员应尽的责任，更是档案工作的最终目的。
2、加强基础、丰富库藏。
丰富库藏、熟悉库藏，抓好文书、科技、业务等档案的形成、积累、归档工作，广泛收集整理各门类的档案材料，保证文件材料的齐全完整，确保档案“三率”达到标准。档案人员要有敏锐的档案“嗅觉”和“触觉”，密切关注、积极参与本单位各项活动，及时归档，丰富库藏，增加信息存储量。一是依据《总公司档案管理标准》和《钢城企业总公司工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则》，加大执法检查力度，敢于实行经济考核。二是档案人员要积极参与总公司各项重大经济活动，了解其发生、发展和终结的过程，对所形成的文件材料、音像制品等原始档案严格把关，实行全方位、多角度、全过程控制，及时做好归档和跟踪服务。三是不断完善硬件设施，确保档案绝对安全。
3、加强档案编研工作
档案编研工作要提高前瞻性、针对性，避免滞后性、盲目性，突出编研“精、快、灵”特色。
精，是指档案室编研作品的内容要尽量浓缩，短小精悍。总公司领导和各部门利用编研作品的目的在于查考、借鉴，“对症下药”。因此，他们迫切需要经过浓缩，提炼的系统性专题性档案信息，以便根据过去的经验、做法，甚至是教训迅速做出决策，解决问题。内容冗长的编研作品显然不能适应总公司工作的需要。如：针对员工涉及工资待遇进行上访事件的增多，可编辑《总公司现行劳资文件汇编》，让员工准确了解掌握总公司的政策。根据总公司各单位生产、经营、管理、科研等需要和市场需求，有针对性地把分散零碎、不系统的档案材料进行系统整理加工，汇编成各种专题资料，如：《科技档案资料简介》、《产品介绍》、《工程项目简介》、《设备数据汇编》等编研成果，从而充分提高编研成果的使用价值。
快，是指把握好编研工作的时效性。时效性是不断运转的机关工作对档案编研的必然要求。在工作实践中我们深刻体会到，某一编研成果质量再好，倘若错过领导决策和业务工作需要的时机，时过境迁，其使用价值就会衰减甚至消失。档案室要尽量克服编研工作的滞后性，使编研成果发挥应有效益。在总公司开展重大活动前，提供相应的档案资料服务。如在总公司资产评估中，需要大量有关房屋建筑数据，我们可根据现存的基建档案编制《总公司房屋产权一览表》，提供查阅，既省时又方便，提高工作效率。
灵，是指机关档案室编研作品的形式要不拘一格，灵活多样。如可借助多媒体技术，将文字配以图形、图像、声音等，制成多媒体档案编研作品等。
4、应用现代技术手段，提高档案管理水平
随着现代科技的飞速发展，档案管理面临着适应生产发展的需求问题。一是档案数量的激增与有限的储存空间和设备之间的矛盾日益突出，档案存放和管理随着归档资料的增多而显得越来越困难；二是依靠传统的方法和落后的技术设备无法准确及时满足现代化对各种信息的需求；三是档案部门的管理服务工作量日益加重，档案人员完全依靠人工方式，难以进行整理、编目、检索、统计等归档工作。所以，档案的管理要适应总公司生产经营发展，要利用新的缩微复制技术，提高档案的存储密度，缩小档案的体积，解决空间不足的问题，档案部门应配备安全稳定的计算机软硬件设备，实现档案的信息化处理，文件数据的归档要移交软盘、光盘或硬盘，利用好现有的局域网，实现档案数据传递的网络化，从时间、空间上为利用者提供方便。
5、大力加强档案工作队伍建设
档案工作队伍建设，在档案信息资源开发利用中，具有决定性作用。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体——档案人员提出了新的要求。当前，总公司首先要考虑档案队伍的稳定性，在现有人员的基础上拓宽视野，不拘一格，注重发现热爱档案工作、具有潜质的青年人才；其次要提供和保证必要的工作环境、工作条件、工作经费，争取上级和总公司各单位的理解和支持；再次要加大业务素质的培训力度，有针对性进行各种形式的业务培训，特别要加强对计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术和基本技能的培训。要通过体制创新、观念创新，培养和锻炼一支知识型、复合型的档案专业人才队伍，使档案人才队伍建设与总公司深化改革和生产经营等各项工作相适应。
综上所述，改变陈旧观念，做好库藏档案，精心编撰成果，应用现代技术手段，加强队伍建设，变“死档案”为“活信息”，使钢城企业总公司档案信息资源开发利用的潜在生产力作用得以充分发挥。
