基建工程档案是科技档案的主体，它是在各种工程建设中形成的，以工程项目为单位的包括各种文字材料、图纸、图表、目录在内的科技文件材料，是维护、改建、扩建的依据。基建档案的完整、准确、标准化、规范化直接关系到档案利用价值的大小。正确把握案卷质量的诸要素，做好基建工程竣工文件的收集、整理、审查工作。不断改进和提高案卷质量是我们几年来档案工作的侧重点。
一、提前介入、牢固基础
⒈基建工程竣工文件收集归档工作难度较大的原因之一是机构设置不合理。档案部门一直以来隶属行政综合部门（办公室）主管，而工程建设则由各指挥部及相关的业务部门掌握，对工程的开、竣工及工程进度情况档案部门知之甚少。因此，在基建工程筹建之初就将档案室（资料室）划归工程部主管，使档案工作人员能够更多地了解工程开、竣工及施工进度情况，及时提供档案的利用，参与工程竣工验收，指导竣工文件的收集、整理、移交。
⒉竣工文件是在基建工程施工过程中形成的，包括各种施工技术措施、隐蔽工程记录，工程质量检查记录，开（竣）工报告、竣工图纸等等，它不可能是一朝一夕编纂出来的，因此，施工过程中竣工文件的保存整理显得尤为重要。对基建工程的诸多点、难点及行业规范，标准了解不多不透，在竣工文件的编制工作中出现了这样或那样的问题。针对这一现象，我们提出了“提前介入、提供辅导、当好后期”的口号，在工程开工之初，就要举办同各施工单位参加的“竣工文件编制学习班”邀请档案馆的有关专家讲课。在施工过程中，档案人员要深入到施工单位，对竣工文件的编制提供实质性指导，对施工单位上交的文件材料，逐项认真审查，耐心修正。力争当好后勤，对施工中需要的各种隐蔽工程检查证、交接表、验工计价表、软封面、档案盒进行登记统一订购，为施工单位竣工文件的编制提供物质保证。
⒊建立健全竣工文件资料保证金制度。规定每项基建工程发包的时候必须留足百分之五的工程款作为竣工文件保证金。工程竣工验收后，施工单位向档案部门、城建档案馆移送竣工文件后，并填写项目交接表，写明移交竣工文件的项目及份数交监理、监察及相关科室签章后送档案部门审核，档案部门接收资料审查合格后在交接表上签字盖章。施工单位凭档案部门开具的交接表，方能到概算及财务部门办理工程决算，领取工程保证金。
二、统一标准、严循规范
竣工文件是工程的直接记录，是工程验交维修、改扩建的依据，编制质量好坏，是反映施工单位的管理水平和工程质量的重要标志，同时也是影响档案工作质量的重要因素。一份竣工文件的形成，要经过若干环节和许多步骤，其中不同的环节，不同的工程项目各有不同的质量要求。
1、颁发文件作为竣工文件编制的基本依据。将竣工项目分为十六大类，规定了各专业项目组卷原则、内容、顺序，并对卷内文字材料、目录、封面、备考表、档案盒的制成、书写、装订方法、图纸的折叠、保存方法等给予指导。
2、随着社会的不断进步，各种信息日益扩大，档案工作现代化已经成为提高案卷质量，提高档案利用率的重要手段。特别是案卷标题的拟写往往体现出组卷的水平，直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用，对档案现代化管理起着举足轻重的作用。因此，要求案卷标题必须符合语法规范、内容完整、文字简练、语句通畅、主次明确、便于计算机输入、查找。
三、层层把关、反复审查
1、严把施工单位关。要求施工单位实行竣工文件与工程进度“三同步”；在布置施工任务的同时布置竣工文件的编制工作；竣工文件形成积累与施工单位进度同步；工程验收交接与竣工文件交接同步。同时要求每一个施工单位必须由总工程师挂帅负责，从竣工文件的形成、收集、整理、组卷到移交全过程监督、把关、签字认可，出现问题由组卷单位负责人组织整改。
2、严把技术审核关。案卷内容是否真实、准确、可靠是案卷质量的生命。合格的档案材料能够为国家建设节约大量的人力物力，创造良好的社会经济效益，反之也会带来巨大的损失。要求监理、监察工程师在工程开工之初，施工之中就对竣工文件中的每一项隐蔽工程记录、检查证、施工记录进行现场审核，每一道工序都必须有监理、监察签字认可，确保竣工文件的内容能够真实反映工程项目的实况，为提高竣工文件的案卷质量提供了质的保证。
3、严把文件整理质量关。通过对专业竣工文件的审核发现其文件整理工作出现的问题主要集中在以下几个方面：⑴文字材料不齐全。有的缺各种重要的表格、记录、合格证或试验报告，有的无责任人签字，没有单位公章；⑵文字材料内容不准确。首先归类不准确，应该划分归类的没有归到各个专业，应该以每一单项工程为一个编制单位的又统统编在一起。其次是有些工程总结内容混乱，工程数量汇总表数量与实际不符，张冠李戴，还有些试验报告、隐蔽工程记录日期前后矛盾、混凝土新标号混杂，超龄现象时有发生，个别工程关键性部位数据填写错误；⑶文件整理质量不高。在审查中我们发现那些在施工过程中形成的材料存在问题较多，如有些用铅笔、圆珠笔填写，用双面复写纸复写，有的复印件模糊不清，有的装订不够整齐牢固，卷内文件排列顺序有误，有些工程竣工图磨损严重，修改部分没有加盖修正章等等；⑷竣工文件中出现的数据错误，原因有二：一是笔误，由于施工中头绪多，人员杂等原因，难免有漏写和错写现象。二是施工中出现的安全质量问题，对此档案人员会同有关技术人员查资料、下现场、找问题、补漏洞、力争消除隐患。
以上种种现象直接影响到竣工文件的案卷质量，对于在审查中发现的各种问题，档案工作人员共同研究、仔细分析、积极与施工单位联系组织整改。缺少的材料必须补齐，应该签字盖章的，必须签章，圆珠笔、铅笔、双面复写纸填写或不清楚的，要用碳素墨水重描，金属物全部去除，文字材料用棉线装订，排列顺序按工程施工顺序编排，对竣工图不准确的要求修正，破损较严重的，要求重新描绘，并加盖竣工图章，切实把竣工文件案卷质量的提高落到实处。
